Văn phòng điện tử E-office là gì? Điểm khác biệt và lợi ích thực tế

Văn phòng điện tử (hay còn gọi là văn phòng điện tử) là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Đặc biệt là vào thời điểm các thành phố lớn đang đứng trước nguy cơ xa cách xã hội do tình hình bùng phát dịch covid-19 ở Việt Nam vô cùng phức tạp. Vậy e-working mang lại lợi ích gì cho các doanh nghiệp trong thời buổi khó khăn này?

Chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Văn phòng điện tử là gì?

Sự ra đời của thuật ngữ

e-office hay văn phòng điện tử đánh dấu sự chuyển đổi từ mô hình quản lý truyền thống sang mô hình quản lý trực tuyến như một điều kiện tiên quyết cho quá trình chuyển đổi. Số doanh nghiệp.

Văn phòng điện tử là ứng dụng tích hợp đầy đủ các nhu cầu về điều hành, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, nội vụ, tạo lập và quản lý hồ sơ, tài liệu. Tài liệu, lập lịch, báo cáo và hơn thế nữa, được thiết kế để thay thế và hiện đại hóa các phương pháp quản lý thông tin truyền thống.

Tất cả các lịch trình, tài liệu, đề xuất, báo cáo đều được tạo, phê duyệt và lưu trữ trên nền tảng trực tuyến tập trung với mục tiêu cốt lõi là tạo ra một “văn phòng không giấy tờ” giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng xử lý các ứng dụng trên điện thoại của họ mọi lúc, mọi nơi. Trong trường hợp phải làm công tác phòng chống dịch tại nhà, 100% hồ sơ, tài liệu vẫn được xử lý ngay để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của người lao động.

2. Sự khác biệt giữa văn phòng điện tử và chế độ quản lý “giấy” cũ

3. Ưu điểm của văn phòng điện tử fastwork trong quản lý doanh nghiệp

Một trong những công cụ giúp các doanh nghiệp xây dựng văn phòng điện tử là văn phòng điện tử fastwork. Hiệu quả của văn phòng điện tử văn phòng điện tử fastwork đã được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chứng minh.

Lợi ích của e-office

Cắt giảm tối đa chi phí ẩn trong doanh nghiệp

Đại dịch covid-19 ở Việt Nam đã ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn về doanh thu sau sự ra đời của covid-19. Các chi phí không cần thiết phải được giảm thiểu.

Tuy nhiên, cách quản lý kiểu cũ tốn rất nhiều tiền để mua giấy, mực in, đầu tư vào thiết bị lưu trữ, v.v. Chưa kể đến chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ đồng hồ hẹn giờ vân tay, lãng phí thời gian do tiến độ công việc chậm hoặc chi phí tăng ca.

Với bộ công cụ văn phòng điện tử fastwork, doanh nghiệp sẽ không mất bất kỳ chi phí “thừa” nào và quan trọng nhất là 1 năm sử dụng sẽ tốn ít hơn 1 lần chấm công bằng vân tay của máy tính.

Xem thêm : Giới thiệu, Đánh giá chi tiết về 7 phần mềm tính lương hàng đầu

Văn phòng điện tử tối ưu hóa thời gian xử lý của nhân viên

Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng chấm công bằng vân tay, kết xuất dữ liệu qua bảng tính excel, sau đó tính lương theo cách thủ công, gặp các trường hợp sau:

  • Quá trình tổng hợp thông tin về việc đến muộn, về sớm, làm thêm giờ và nghỉ phép để hoàn thành lịch trình chi tiết của mọi người tốn quá nhiều thời gian
  • Mỗi vị trí sử dụng một hệ thống lương khác nhau nên việc tính lương hàng tháng rất vất vả và căng thẳng cho bộ phận kế toán.
  • Trước khi gửi cho sếp phê duyệt, nó cũng phải được chuyển cho nhân sự xem xét để xử lý các vấn đề và khiếu nại. Quy trình rườm rà đòi hỏi sự hợp tác của nhiều cá nhân, bộ phận không chỉ tiêu tốn nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và hiệu quả hoạt động của các bộ phận nghiệp vụ.

Và phần mềm văn phòng điện tử fastwork có thể giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách tự động tính lương theo cơ chế công khai do phần mềm cập nhật, giúp giảm thiểu sai sót và rủi ro. Đối với c & b, quản trị và bộ phận kế toán.

e-office c Quy trình kinh doanh chuẩn hóa – Hoạt động thuận lợi

Bộ công cụ văn phòng điện tử xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác giúp nhân viên làm những việc phù hợp, làm những điều đúng đắn và cải thiện hiệu suất kinh doanh cũng như nhóm tổng thể. Mọi báo cáo, ứng dụng, đề xuất cần được khởi tạo trên hệ thống, dựa trên hơn 100 bảng tính có sẵn, phân quyền chi tiết, phân công người theo dõi rõ ràng.

Cụ thể, nhân viên nhận được thông báo tức thì thông qua phần mềm sau khi khách hàng tiềm năng chấp thuận / từ chối hoặc chuyển tiếp thông báo đó cho ai đó. Bất kỳ công việc nào quá hạn hoặc cần giải quyết gấp đều được hệ thống tự động gửi thông báo nhắc nhở, đảm bảo quy trình làm việc diễn ra đúng tiến độ để đạt hiệu quả tối ưu.

Văn phòng điện tử

e-office: Khắc phục Hạn chế của Trao đổi Công việc qua email, zalo

Thông qua phần mềm văn phòng điện tử, lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý giờ làm việc của nhân viên trên điện thoại di động, biết được ai trực, ai vắng mặt, nhân viên nào đi muộn, trễ bao nhiêu phút? Tất cả các đơn xin nghỉ phép và hướng dẫn thời gian cũng được hoàn thiện trên phần mềm, và không có email nào được gửi đi như trước.

Phần mềm văn phòng điện tử cung cấp môi trường giao tiếp thuận tiện bên dưới mỗi báo cáo, tránh các cuộc thảo luận qua zalo, skype, dễ bị thiếu thông tin hoặc bị phân tâm bởi các cuộc trò chuyện không liên quan đến công việc. Công việc.

Hơn nữa, lợi ích của e-working là khả năng phân loại chi tiết, lưu trữ tệp vô thời hạn và giúp tìm thấy chúng nhanh chóng khi cần, thuận tiện hơn so với lưu trữ thủ công. Việc làm dễ bị thất thoát và vật tư thiết bị đắt tiền.

Có thể quan tâm: Giới thiệu về yêu cầu làm việc nhanh – phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử

Hiệu quả khi làm việc từ xa – tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp

Nhờ môi trường làm việc kỹ thuật số, nơi tất cả thông tin và quy trình đều minh bạch và rõ ràng, nhân viên của bạn biết chính xác những gì phải làm và thời hạn để lên lịch đúng lúc. .Người quản lý theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân viên, nhanh chóng tìm ra những điểm nghẽn, từ đó phối hợp xử lý kịp thời. Ngay cả khi làm việc từ xa, hiệu quả kinh doanh vẫn được đảm bảo.

4. 5 Bước Cần thiết để Xây dựng Văn phòng Điện tử

Để tạo văn phòng điện tử cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể tham khảo 5 bước sau:

  1. Thủ tục giấy tờ được chuẩn hóa, các quy trình nội bộ
  2. Xác định mô hình phù hợp
  3. Lập kế hoạch thực hiện
  4. Đào tạo con người
  5. Đo lường và Đánh giá Kết quả

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp từ a-z

5 bước cơ bản để xây dựng văn phòng điện tử

5 bước cơ bản để xây dựng văn phòng điện tử

5. Bộ phần mềm Văn phòng điện tử toàn diện cho doanh nghiệp 4.0

Thuộc nền tảng quản trị công ty toàn cầu fastwork.vn, e-office là bộ văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp số hóa thành công tất cả các quy trình công cộng.

Bộ phần mềm văn phòng điện tử do fastwork cung cấp bao gồm:

  1. fastwork faceid – phần mềm chấm công faceid (đầu tiên tại Việt Nam) : Sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt kết hợp với định vị bản đồ số GPS, một số phần mềm giúp cập nhật chính xác thời gian-hình ảnh-người-theo-thời-gian-thực địa điểm báo cáo thời gian. Tự động hóa tính lương tối ưu hóa thời gian tổng hợp và truy xuất dữ liệu.
  2. tính lương nhanh chóng – phần mềm tính lương tự động : tính lương dựa trên dữ liệu tự động Các công thức tính lương và tính lương đã hoàn chỉnh cho từng vị trí được định cấu hình
  3. yêu cầu công việc nhanh – đề xuất nội bộ phần mềm : số hóa toàn bộ quy trình soạn thảo – gửi – duyệt đề xuất nội bộ như: thanh toán, tạm ứng, khen thưởng, kỷ luật,… phân loại chi tiết, lưu trữ tập trung đề xuất hỗ trợ khi cần Tìm kiếm nhanh.
  4. Tin tức fastwork – Phần mềm Thông báo và Truyền thông Nội bộ : Chuẩn hóa quy trình soạn thảo-phê duyệt-xuất bản các thông báo nội bộ. Rút ngắn thời gian chuyển khoản và đảm bảo đúng người, đúng tin.
  5. Lập lịch nhanh – Phần mềm Quản lý Tệp : Toàn bộ công ty nhận và xử lý các tệp đến / đi một cách thống nhất để tránh mất tệp. Phân loại tệp thành các nhóm để đảm bảo tính bảo mật của tệp.
  6. Phần mềm quản lý tài sản nội bộ fastwork : Quản lý tất cả tài sản của một doanh nghiệp khoa học, tập trung trong một hệ thống trực tuyến, bao gồm danh mục, tờ khai đăng ký, quy trình sử dụng hệ thống thông tin.
  7. Chi phí Công việc Nhanh – Một phần của Phần mềm Quản lý Doanh thu và Chi tiêu Nội bộ : Tất cả thông tin nhận / thanh toán đều được lưu trữ và quản lý trực tuyến. Minh bạch kinh phí, trách nhiệm cá nhân và tìm kiếm để hạn chế những thất thoát không đáng có.
  8. Đặt phòng nhanh – Cuộc họp phần mềm đăng ký phòng, thiết bị dùng chung : Quản lý tất cả tài nguyên và đăng ký vào một hệ thống với tài nguyên trực tuyến tập trung. Việc đăng ký nhân viên dễ dàng và các nhà lãnh đạo nhanh chóng phê duyệt / từ chối mọi lúc, mọi nơi.
  9. fastwork meeting – phần mềm quản lý cuộc họp trực tuyến : Hỗ trợ đắc lực cho việc tổ chức và quản lý hiệu quả, lưu trữ nội dung cuộc họp – giúp mọi người tổ chức cuộc họp suôn sẻ và đạt được mục tiêu cuộc họp.

9 ứng dụng ở trên được đồng bộ hóa trên một nền tảng duy nhất, với các phiên bản ứng dụng web và ứng dụng dành cho thiết bị di động. Triển khai phương án xây dựng văn phòng điện tử thông qua phần mềm cụ thể trong doanh nghiệp có thể xóa bỏ văn phòng truyền thống, từng bước hoàn thiện văn phòng điện tử, tiến tới số hóa doanh nghiệp và chuyển đổi số.

Bộ giải pháp trên áp dụng cho:

  • Doanh nghiệp vừa và nhỏ
  • Doanh nghiệp muốn số hóa và chuyển đổi toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình
  • Doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình quản lý và chi phí hoạt động kinh doanh ở mức độ lớn nhất có thể

Một số loại khách hàng nhất định

  • Khối nhà nước: Cấp thoát nước đô thị, điện lực Quảng Ninh, bệnh viện trung ương, trường học …
  • Doanh nghiệp: vnpost, vpbank, vietinbank, metromart, honda, cmc Corporation, 10 textiles, seongon, acefic5, thinh, sc vietnam …

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm xây dựng văn phòng điện tử vui lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc đăng ký tại đây!

Related Articles

Back to top button