Quy trình 5S là gì? Ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp | ITD Vietnam

Quy trình 5s là gì?

5s là một hệ thống tổ chức không gian để hoàn thành công việc một cách hiệu quả và an toàn. Toàn bộ quan điểm của hệ thống 5s là giữ tất cả các công cụ ở đúng vị trí và giữ cho nơi làm việc sạch sẽ – do đó giúp công việc của mọi người dễ dàng hơn, nhanh hơn và an toàn hơn.

Thuật ngữ 5s bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật:

• seiri (sắp xếp): lọc.
• seiton (cải chính): sắp xếp.
• seiso (sạch): sạch sẽ.
• seiketsu (sạch sẽ): Cẩn thận
• shitsuke (躾); sẵn sàng.

Trong tiếng Anh, 5s thường được dịch là:

• Sắp xếp.
• Duỗi thẳng/duỗi thẳng.
• Phát sáng.
• Chuẩn hóa.
• Duy trì.

Mỗi s đại diện cho một phần của quy trình năm bước – được thiết kế để cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp.



Mục đích của 5s là gì?

Phương pháp 5s của người Nhật ra đời với mục đích nâng cao hiệu quả công việc – với trọng tâm hàng đầu là cải thiện môi trường làm việc. Điều này có thể đạt được bằng cách tổ chức sắp xếp hợp lý; các công cụ và vật liệu được đặt ở những nơi thuận tiện cho việc sử dụng và không gian được làm sạch thường xuyên, tùy thuộc vào tần suất sử dụng, v.v. Dọn dẹp và ngăn nắp trở thành thói quen của nhân viên. Khi được áp dụng đúng cách, 5s sẽ giúp quy trình kinh doanh trở nên an toàn và hiệu quả hơn.

Mối quan hệ giữa quy trình 5s và cải tiến

Kaizen (kaizen) là một khái niệm trong sản xuất tinh gọn (lean) – nghĩa là “cải tiến liên tục”. Trong số những thứ khác, các doanh nghiệp sẽ liên tục tìm thấy những thay đổi nhỏ để cải thiện quy trình theo thời gian. Để làm được điều này, mỗi nhân viên phải nỗ lực làm việc mỗi ngày để trở nên năng suất hơn.

Giống như Kaizen, mục tiêu của 5s là cải thiện quy trình làm việc, nhưng phương pháp 5s là cải thiện tổ chức và hiệu quả. Nói cách khác, 5s đặt nền tảng cho các quy trình cải tiến ứng dụng của doanh nghiệp. Với việc tổ chức công việc tại chỗ, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định các cơ hội cải tiến hơn.



Nguồn gốc của 5s

Quy trình 5s được ban lãnh đạo công ty áp dụng lần đầu tiên vào giữa thế kỷ 20 với Hệ thống sản xuất Toyota (tps), một hệ thống – hay còn gọi là sản xuất tinh gọn Lean – ra đời nhằm nâng cao giá trị sản phẩm của công ty cho khách hàng / Phục vụ. Điều này có thể đạt được bằng cách xác định và loại bỏ các phần không cần thiết của quy trình sản xuất.

Quy trình sản xuất tinh gọn sử dụng nhiều công cụ như: 5s, six sigma, kaizen, kanban, trực tiếp, tự động, trơn tru và chống lỗi. 5s được coi là một phần cơ bản của Hệ thống Sản xuất Toyota – cực kỳ khó để làm việc hiệu quả cho đến khi nơi làm việc hoàn toàn sạch sẽ và ngăn nắp. Một không gian lộn xộn có thể dẫn đến sai sót, đình trệ sản xuất và thậm chí là tai nạn—tất cả những điều này có thể làm gián đoạn công việc và tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.

Bằng cách hình thành cơ sở của hệ thống, doanh nghiệp sẽ có thể đảm bảo rằng quá trình sản xuất diễn ra theo đúng kế hoạch.



Lợi ích của 5s

Dưới đây là một số lợi ích chính của việc triển khai quy trình 5s:

• Quản lý thời gian tốt hơn – Loại bỏ những mục không cần thiết và sắp xếp lại các công cụ quan trọng sẽ giúp loại bỏ sự lộn xộn. Người lao động sẽ mất ít thời gian hơn để tìm kiếm các nguồn cung cấp cần thiết – thay vào đó, họ có thể tập trung vào làm việc hiệu quả hơn.
• Ít tốn dung lượng hơn – Bằng cách loại bỏ những vật dụng không cần thiết, bạn sẽ có chỗ để cất những vật dụng hữu ích hơn. Tận dụng triệt để không gian làm việc và tài nguyên sẽ giúp tối đa hóa lợi nhuận kinh doanh.
• Giảm tỷ lệ thương tích – Việc phân loại và làm sạch thường xuyên có thể giúp giảm nguy cơ tai nạn khi công nhân di chuyển xung quanh để tìm kiếm đồ đạc.
• Giảm thời gian ngừng hoạt động – Khi các công cụ và thiết bị được giữ sạch sẽ, được kiểm tra thường xuyên và sử dụng đúng cách, việc bảo trì sẽ dễ dàng hơn và hoàn toàn có thể tránh được các hỏng hóc lớn.
• Tăng tính nhất quán và chất lượng – Quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa giúp giảm đáng kể lỗi và tăng năng suất. Trên thực tế, nhiều công ty rất coi trọng tầm quan trọng của việc áp dụng quy trình 5s trong quản lý chất lượng.
• Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên – Khi các nguyên tắc 5s được áp dụng hiệu quả, nhân viên sẽ thấy những đóng góp của họ là xứng đáng. Từ đó, họ sẽ tự hào về công việc của mình và muốn cống hiến cho công ty.



Những lợi ích trên của việc áp dụng quy trình 5s đã được ghi nhận ở nhiều tổ chức khác nhau. Ví dụ, Đại học Georgia bắt đầu lên kế hoạch cho một chương trình tinh gọn vào năm 2009. Bằng cách áp dụng mô hình 5s, họ đã giảm 83% khoảng cách vận chuyển để xử lý nguồn cung cấp, tiết kiệm 7.000-10.000 USD chi phí lao động mỗi năm. (Nguồn: http://www.busfin.uga.edu/)

Tương tự, một bệnh viện đã sử dụng quy tắc 5 giây để giảm 37% thời gian chuẩn bị cho phòng mổ và giảm 70% số lượng dụng cụ cần thiết cho một số quy trình nhất định. Về mặt tài chính, bệnh viện tiết kiệm được khoảng 2,8 triệu đô la hàng năm. (Nguồn: Tạp chí Chất lượng Y tế, Số 37, Tái bản lần thứ 5)

Đọc thêm: Quản lý hiệu suất – Bí quyết thành công trong kinh doanh

Nội dung quy trình 5s

Quy tắc 5s của người Nhật bao gồm những nội dung chính sau:

1. Hiển thị

Bước đầu tiên của quy trình 5s bao gồm việc xem xét tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị, v.v. trong khu vực làm việc – để xác định những gì cần thiết và những gì có thể loại bỏ. Để thực hiện bước này một cách hiệu quả, bạn có thể tự hỏi mình những câu hỏi sau:

• Mục đích của dự án này là gì?
• Lần cuối cùng bạn sử dụng dự án này là khi nào?
• Bạn sử dụng công cụ này thường xuyên như thế nào?
• Ai đang sử dụng nó?
• Có thực sự cần phải ở đây không?

Việc trả lời các câu hỏi trên sẽ là cơ sở giúp xác định giá trị của từng mặt hàng. Không gian làm việc trở nên tốt hơn khi bạn xóa các mục bạn không cần hoặc không thường xuyên sử dụng. Những thứ này chỉ chiếm không gian và cản trở năng suất.

Điều quan trọng cần lưu ý là những người tốt nhất để đánh giá nhu cầu là những nhân viên làm việc trực tiếp trong không gian. Khi đã xác định được danh sách các mục không mong muốn, bước tiếp theo là xem xét các giải pháp sau:

• Chuyển dự án sang bộ phận khác.
• Tái chế/vứt bỏ/bán các mặt hàng này.
• Lưu trữ.

Đối với những trường hợp không thể xác định giá trị của một mặt hàng một cách đáng tin cậy – ví dụ: một công cụ không được sử dụng gần đây nhưng có thể cần thiết trong tương lai – có thể áp dụng cờ đỏ . Trên thẻ, người dùng sẽ điền các thông tin cụ thể như:

• Vị trí.
• Mô tả chức năng.
• Tên người dùng.
• Đánh dấu ngày tháng.

Sau đó, thiết bị sẽ được đưa vào “khu vực gắn thẻ đỏ” cùng với các vật phẩm khả nghi khác. Nếu nó không được sử dụng sau một khoảng thời gian nhất định (có thể là 1-2 tháng), bạn có thể xóa mục đó khỏi không gian làm việc của mình một cách an toàn.

MẸO HỮU ÍCH: Bạn có thể đặt lời nhắc – trên điện thoại, máy tính hoặc dán nó ở đâu đó trong không gian làm việc của mình – để bạn không quên kiểm tra kỹ cờ đỏ khi đến hạn.

2. Sắp xếp

Sau khi đã sàng lọc những món đồ không mong muốn, bạn có thể tổ chức nhóm của mình để cộng tác trong chiến lược dọn dẹp những món đồ còn lại – bằng cách giải quyết các câu hỏi sau:

p>

• Ai (hoặc khu vực) cần sử dụng các mục này?
• Những mục này nên được sử dụng khi nào?
• Bạn sử dụng công cụ nào thường xuyên nhất?
• Bạn có cần sắp xếp các mục theo nhóm không?
• Đâu là nơi tốt nhất để lưu trữ các mặt hàng?
• Có phải một số vị trí phù hợp với nhân viên hơn những vị trí khác không?
• Một số tư thế có hữu ích trong việc giảm chuyển động không cần thiết không?
• Bạn có cần thêm thùng chứa để sắp xếp mọi thứ ngăn nắp không?

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên xác định cách sắp xếp nào hợp lý nhất. Để làm được điều này, bạn cần xem xét các nhiệm vụ cần thực hiện, tần suất thực hiện chúng, không gian cần thiết để di chuyển chúng, v.v.

MẸO HỮU ÍCH: Để đạt được mục tiêu 5s, hãy đặc biệt xem xét cách bố trí và tổ chức các khu vực có thể tăng/giảm thời gian chờ đợi, thời gian đi lại và vận chuyển không cần thiết.



Xây dựng bản đồ 5s

3. trong sạch

Dọn dẹp là một trong những bước thường bị bỏ qua, đặc biệt là trong giờ làm việc bận rộn. Bước này của mô hình 5s tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc – lau, phủi bụi, lau bề mặt, cất đồ, v.v.

Seiso liên quan đến việc bảo trì thường xuyên thiết bị và máy móc bên cạnh việc vệ sinh cơ bản. Lập kế hoạch bảo trì trước sẽ giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề rủi ro và ngăn ngừa sự cố. Đây sẽ là cơ sở giúp giảm thiểu thời gian lãng phí, tránh thất thoát lợi nhuận do gián đoạn công việc.

Làm sạch (seiso) là một bước quan trọng trong quy trình 5s và không chỉ là trách nhiệm của nhân viên dọn dẹp. Mọi người phải làm sạch không gian làm việc của mình mỗi ngày. Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ có cơ hội rèn luyện tính tự chủ, chịu trách nhiệm trong công việc và trung thành hơn với công ty.

Mẹo hữu ích: Đảm bảo mọi nhân viên đều biết cách vệ sinh không gian làm việc đúng cách. Ban quản lý cần giáo dục nhân viên – đặc biệt là người mới – về việc sử dụng chất tẩy rửa nào, nơi cất giữ vật liệu tẩy rửa và cách vệ sinh thiết bị, đặc biệt là thiết bị dễ hỏng.

4. Cẩn thận

Một vấn đề thường gặp khi áp dụng quy trình 5s trong kinh doanh là ban đầu mọi người hào hứng làm theo, nhưng sau đó lại bị “dính chặt”. Điều dưỡng (seiketsu) là bước tiếp theo cần thực hiện để đảm bảo tính hợp lệ của mô hình. Doanh nghiệp cần hệ thống hóa các hoạt động này thành một thói quen chung bằng cách thường xuyên giao nhiệm vụ, lên lịch và đưa ra hướng dẫn.

Tùy thuộc vào không gian làm việc, các doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng danh sách kiểm tra 5 giây hàng ngày. Một lịch trình được đăng sẽ cho mỗi nhân viên biết tần suất phải thực hiện một số nhiệm vụ làm sạch nhất định và ai chịu trách nhiệm cho những nhiệm vụ cụ thể nào.

Ban đầu, nhân viên cần được nhắc nhở thường xuyên về quy trình 5s. Nhưng thời gian trôi qua, mọi thứ sẽ trở thành chuẩn mực, và mô hình 5S sẽ trở thành chuẩn mực chung của doanh nghiệp.

Mẹo hữu ích: Các doanh nghiệp có thể sử dụng các dấu hiệu trực quan như bảng hiệu, nhãn, áp phích, băng đánh dấu sàn, v.v. để hướng dẫn nhân viên thực hiện quy trình. 5 giây mà không cần nhắc.

5. sẵn sàng

Sau khi áp dụng thành công các quy trình chuẩn 5s, doanh nghiệp phải liên tục duy trì các quy trình này và cập nhật khi cần thiết. Từ quản lý đến nhân sự sản xuất, kho bãi, văn phòng… ai cũng phải nhúng tay vào công việc này. Chuẩn bị (shitsuke) là biến 5s thành một kế hoạch dài hạn và là một phần của văn hóa doanh nghiệp. Theo thời gian, các doanh nghiệp sẽ bắt đầu thấy kết quả tích cực từ quá trình này.

Mẹo hữu ích số 1: Để duy trì thực hành 5s, hãy đảm bảo rằng tất cả nhân viên mới (cũng như những người chuyển địa điểm) đều được đào tạo về quy trình 5s trong lĩnh vực của họ.

Mẹo hữu ích số 2: Giữ mọi thứ thú vị. Nghiên cứu cách các công ty khác đã áp dụng hệ thống 5s để có ý tưởng cải thiện quy trình làm việc và giữ chân nhân viên tốt hơn.