Có lẽ nếu tiếp xúc với cách làm việc của người Nhật, ai cũng biết quy tắc hourensou trong làm việc nhóm. Tôi đang học ở trường, ngoài việc tiếp xúc với nhiều tiền bối đã từng làm việc tại Nhật Bản, cả các tiền bối Nhật Bản đều đã nghe nói về quy tắc này và từng chút một, họ đang thực hiện nó một cách thường xuyên.
nếu để ý, bạn sẽ thấy, trên thế giới, các tập đoàn Nhật Bản có phong cách làm việc nhóm cực kỳ chuyên nghiệp. Người Nhật khi tiếp xúc cũng sẽ thấy họ đều là những người có tinh thần tập thể cao. Bạn có thể thấy những gì “phép màu Nhật Bản” làm được trong thế kỷ 20 một phần lớn nhờ vào sự chăm chỉ và tinh thần đồng đội tuyệt vời của người Nhật hơn là sự sáng tạo của họ.
1. quy tắc của hourensou là gì?
Trước hết, có thể hiểu rằng hourensou là quy tắc giao tiếp cơ bản giữa các thành viên trong nhóm.
- hou (報) nghĩa là houkoku (報告): có nghĩa là thông báo.
- ren (連) có nghĩa là renraku (連絡): có nghĩa là liên hệ.
- sou (相) nghĩa là soudan (相 談): có nghĩa là thảo luận.
trong ngôn ngữ đơn giản, hourensou là: thông báo – liên hệ – thảo luận.
2. bạn thế nào rồi?
Trong một thời gian, tôi cũng nghĩ, tại sao quy tắc ngón tay cái tưởng như đơn giản này trong giao tiếp nhưng mọi người lại lặp đi lặp lại nó như một điều kiện tiên quyết để điều hành một nhóm hiệu quả? Thông thường, khi làm việc nhóm, mọi người tiếp tục báo cáo, giao tiếp và thảo luận.
Trong một thời gian, khi tôi nhận thấy một chút trong quá trình tương tác giữa các thành viên trong nhóm, đặc biệt là giữa nhóm trưởng và các thành viên còn lại, tôi nhận thấy rằng các hoạt động nhóm hiệu quả, kết quả được cải thiện phần lớn là ở cách chúng tôi giao tiếp và giao tiếp. cùng với nhau. Trong quá trình này, tôi đã nhận ra một số phương pháp hay nhất khi sử dụng quy tắc trên.
a. báo cáo (houkoku -):
Có một câu chuyện mà tôi được nghe rất nhiều từ những người lớn tuổi. là như thế này:
Các kỹ sư Việt Nam và Nhật Bản (thường là nước ngoài) có sự khác biệt nhỏ trong cách làm việc nhóm. đó là lúc trưởng nhóm phân công một phần công việc của cả nhóm. chỉ đơn giản là một mô-đun trong nhiều mô-đun mà nhóm phải hoàn thành cùng nhau trong một thời hạn nhất định.
Thông thường khi thực hiện nhiệm vụ của mình, khi gặp các vấn đề khó khăn, đặc biệt là các vấn đề kỹ thuật, các kỹ sư Việt Nam thường cố gắng tự mình giải quyết vấn đề đó. cách làm không tệ chút nào, nhưng nếu bài toán khó đó mà không giải quyết được, sắp hết hạn giao sản phẩm cho khách, chưa hoàn thành một mô-đun thì cả nhóm hoàn toàn bế tắc. , Trong tình huống đó, các thành viên khác trong nhóm giúp giải quyết vấn đề, có thể đã quá muộn để cứu vãn tình hình. Vì vậy, thường khi đối mặt với một vấn đề khó giải quyết, thói quen của kỹ sư phần mềm là:
- thông báo ngay cho nhóm trưởng có mối quan hệ thân thiết nhất (trong nhóm, nhóm trưởng là người trực tiếp lãnh đạo).
- báo cáo ngắn gọn tình huống bạn đang gặp phải, thực trạng của vấn đề.
- hướng giải quyết vấn đề bạn đang gặp phải: bạn đang xử lý ra sao, đang xử lý ra sao … nếu có nhiều hướng giải quyết thì thông báo với cấp trên để lựa chọn hướng giải quyết tốt nhất, và cả nhóm sẽ thực hiện theo giải pháp đó.
b. liên hệ (renraku -):
tình trạng trước đó vẫn tiếp tục. Điển hình như khi gặp sự cố, đồng thời báo cáo với cấp trên, bạn cũng cần trao đổi với các bên liên quan để họ nắm được tình hình công việc mà bạn đang làm. ở đây, ngoài việc báo cáo với trưởng nhóm, kỹ sư còn thường xuyên trao đổi với các thành viên khác trong nhóm đang xây dựng các mô-đun khác liên quan đến mô-đun được đề cập, để họ nắm được tình hình và đưa ra giải pháp cho vấn đề đó. giao tiếp ở đây nói chung tương tự như báo cáo. Nếu trong quá trình giải quyết vấn đề, giao tiếp cá nhân giữa hai người (giao tiếp 1-1) và giữa cá nhân với những người khác trong nhóm (1-n), có thể được trao đổi bằng nội dung chi tiết hơn.
c. thảo luận (sudan -):
Khi bạn đã báo cáo tình hình, liên hệ với các bên liên quan mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết hoặc chưa có hướng giải quyết thỏa đáng thì lúc này cả nhóm sẽ cùng nhau họp lại, trao đổi trực tiếp và đi đến giải pháp. vấn đề và tiếp tục thực hiện công việc. chi tiết về thảo luận hoặc giải quyết các vấn đề có thể không được đề cập trong bài viết này. các kỹ thuật, kinh nghiệm thảo luận, giải quyết vấn đề nhóm có thể áp dụng linh hoạt trong nhiều tình huống khác nhau (Mình sẽ cố gắng học hỏi và trao đổi với các bạn trong các bài viết trên blog).
sau một thời gian được dẫn dắt làm việc theo nhóm (một số dự án nhỏ về nó và các hoạt động khác), tiếp xúc với quy tắc này, tôi cảm thấy rằng thông báo – giao tiếp – thảo luận không nên hoàn thành tất cả các bước mọi lúc, hoặc trong một trình tự cứng nhắc, có thể được áp dụng một cách linh hoạt. Có thể đơn giản, khi gặp khó khăn, bạn báo ngay với trưởng nhóm, bạn đưa ra hướng giải quyết, nếu hợp lý, trưởng nhóm đồng ý thì bạn giải quyết luôn vấn đề. hoặc trong cuộc tranh luận mà bạn và trưởng nhóm tranh luận, đó cũng là một cuộc tranh luận. và có lẽ ngay cả trong cuộc họp giao ban, bạn đã đồng thời thông báo cho các bên liên quan thông qua cuộc họp báo với trưởng nhóm, bạn đã vô hình giao tiếp với đồng đội của mình.
3. một số lưu ý về hourensou
Theo ý kiến của tôi, điều khiến quy tắc hourensou trở nên hiệu quả là bạn báo cáo vấn đề một cách nhanh chóng và cả nhóm đều biết bạn đang làm gì. do đó, khi làm việc cùng nhau trong nhóm, điều quan trọng nhất là bạn phải thông báo cho trưởng nhóm, cũng như các thành viên khác, về vấn đề bạn gặp phải càng sớm càng tốt. Giữ vấn đề để giải quyết một mình không phải là một ý kiến hay trong xu hướng hiện nay (ý kiến chỉ mang tính cá nhân).
Thực tế là cả nhóm đều biết tiến độ công việc, điều đó có nghĩa là cả nhóm có thể cùng nhau thay đổi hướng đi, đưa ra các phương pháp giải quyết vấn đề tốt hơn và dễ dàng hơn.
Giao tiếp trong nhóm phải ngắn gọn và tuân theo quy tắc 5w1h: cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao, ai và như thế nào. bằng cách đó các thành viên trong nhóm sẽ dễ dàng bao quát chủ đề và hướng đi một cách nhanh chóng.
Cả nhóm có thể thống nhất về quy tắc ghi chú chung hoặc công cụ ghi chú chung (ví dụ: sơ đồ tư duy) để tạo điều kiện giao tiếp.
hourensou có lẽ là quy tắc cơ bản nhất và tốt nhất để giao tiếp trong một nhóm mà tôi biết (cho đến nay) và tôi cũng đã thực hiện một số nghiên cứu, nhưng không tìm thấy bất kỳ quy tắc giao tiếp tương đương nào từ các trào lưu văn hóa khác (có lẽ do kiến thức hạn chế). Hi vọng với những trao đổi trên, các bạn sẽ có những quy tắc giao tiếp hiệu quả trong nhóm của mình.
nguồn bài viết: http://www.aimnext.com.vn/vi/article/83/
