PO là gì? Những quy tắc cần nhớ để quản lý PO hiệu quả
Đơn đặt hàng hay đơn đặt hàng là một khái niệm không còn xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vậy po thực chất là gì và nó có ý nghĩa như thế nào đối với hoạt động kinh doanh? Hãy cùng sapo.vn tìm hiểu ở phần bình luận bên dưới nhé.
1. po là gì?
PO (Đơn đặt hàng) là khái niệm về đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền mua hàng. Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
po rất quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh
Đơn đặt hàng phải bao gồm tất cả các chi tiết của giao dịch thương mại, bao gồm đơn giá do người mua và người bán thương lượng và số lượng của từng mặt hàng đã mua, bao gồm các chi tiết như kiểu dáng, màu sắc, v.v.
Nhiều đơn đặt hàng cũng có điều khoản thanh toán và giao hàng. Mỗi đơn đặt hàng phải có một số duy nhất để dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai và khớp với hồ sơ vận chuyển.
Xem thêm: Yêu cầu thanh toán là gì? Có những hình thức yêu cầu thanh toán nào?
2. po có nghĩa là gì?
là một tài liệu quan trọng và po có ý nghĩa lớn đối với một doanh nghiệp. Đây được coi là tài liệu để kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan đến đơn hàng.
Ví dụ, sau khi hai bên ký hợp đồng, đơn hàng sẽ bao gồm số lượng, giá cả, điều khoản, tình trạng thanh toán và nhiều điều kiện khác của hàng hóa. Mục đích chính của việc tạo po là tìm kiếm các dịch vụ và mặt hàng giúp giao dịch hàng ngày thuận tiện hơn.
Với tất cả thông tin cần thiết, po giúp đảm bảo tính hợp pháp của người mua và nhu cầu nhập khẩu
po cho phép người mua hàng trình bày rõ ràng mọi nhu cầu của họ thông qua các nhà cung cấp. Chúng có sẵn cho cả hai bên trong trường hợp đơn đặt hàng không được giao để trao đổi.
Cung cấp tài liệu về trạng thái giao hàng và giao hàng chính thức cho các nhóm Mua hàng, Tài chính và Hoạt động. Sau khi đơn hàng được tạo, chi phí sẽ được xác định từ đó bạn sẽ có thể đánh giá và xây dựng kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn.
Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức, po có giá trị pháp lý ràng buộc. Trong trường hợp này, đơn đặt hàng có thể trở thành một văn bản pháp lý sau khi được nhà cung cấp chấp nhận.
Ngoài ra, po cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình kiểm toán diễn ra suôn sẻ hơn trong việc đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được phát hành, xử lý và ghi lại.
2. Nội dung chính của po
Để đảm bảo thông tin rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ cần thiết cho quá trình đặt hàng và mua hàng, đơn đặt hàng sẽ bao gồm các yếu tố cần thiết sau:
- Mã Zip
- Ngày tạo
- Người bán / Người mua: Tên, Liên hệ
- Hình ảnh
- Mặt hàng / Mô tả Sản phẩm
- Số lượng mặt hàng / sản phẩm
- Thông số kỹ thuật sản phẩm
- Đơn giá
- Tổng giá trị hợp đồng
- Điều khoản thanh toán
- Điều kiện giao hàng
- Các điều kiện đặc biệt như giảm giá, tiêu điểm, …
- Chữ ký của người mua và người bán
- Khi hàng hóa và dịch vụ cần được đặt hàng, người mua sẽ chuẩn bị một đơn đặt hàng (po). Trong khi đó, hóa đơn do người bán tạo ra để ghi lại giao dịch mua / bán đã diễn ra và yêu cầu thanh toán khi hàng được vận chuyển.
- Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho người bán và hóa đơn sẽ được gửi lại cho người mua.
- po chỉ được tạo khi người mua cần đặt hàng. Người mua sẽ tạo hóa đơn sau khi mua hàng thành công. Hóa đơn sẽ được tự động xuất và quản lý công nợ trên phần mềm quản lý hóa đơn.
- po thường yêu cầu thông tin rõ ràng về thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm và dịch vụ. Đồng thời, hóa đơn thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng và lưu trữ các chứng từ phục vụ cho quá trình quyết toán.
- Quản lý các đơn đặt hàng của các nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đặt ra. Hồ sơ nhà cung cấp phải đảm bảo tính rõ ràng, dễ tiếp cận và đơn giản hóa các hoạt động mua hàng. Điều này sẽ giúp cho việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác.
- Tạo các giới hạn chi phí liên quan đến ngân sách bằng cách phân loại các sản phẩm và dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho và chia các giao dịch mua thành các danh mục.
- Thực hiện hệ thống phê duyệt mua sắm để kiểm soát chi phí và ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém. Có quy trình phê duyệt phù hợp sẽ cho phép bạn ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt nếu bạn đặt các đơn hàng trùng lặp cho cùng một sản phẩm.
- Chèn các mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu đơn đặt hàng chính xác. Điều này giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng tất cả các chi tiết được điền chính xác, bao gồm các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả hoặc chi tiết giao hàng và thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Quản lý hồ sơ và tài liệu để đảm bảo quá trình xem xét. Hồ sơ cần được bảo quản đúng cách để giảm thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.
- Quy trình hủy đơn đặt hàng cần phải rõ ràng. Ngoài ra, khi po bị hủy bỏ, cần phải có các tài liệu chính thức, bao gồm các thông tin liên quan và chữ ký phê duyệt. các tệp po nên được lưu trữ cùng với các tệp liên quan.
Hóa đơn thường được tạo sau khi mua hàng
3. Sự khác biệt giữa hóa đơn và po là gì?
Hóa đơn, còn được gọi là hóa đơn, là một chứng từ được phát hành khi mua hoặc bán hàng hóa. Nhiều người nghĩ rằng po cũng là một dạng của hóa đơn, nhưng thực chất hai khái niệm này không giống nhau, được phân biệt rõ ràng qua các câu hỏi sau:
4. Quá trình sử dụng po
Tùy theo loại hình kinh doanh, quy trình mua sắm của po sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bước thông thường để sử dụng và tạo po như sau:
– Bước 1: Người mua hiểu và quyết định mua bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào cho doanh nghiệp.
– Bước 2: Người mua sẽ đặt hàng với người bán để bắt đầu quá trình mua.
– Bước 3: Sau khi người bán nhận được đơn đặt hàng, hãy xác nhận với người mua xem các điều kiện đặt hàng có được đáp ứng hay không. Nếu người bán không thể đáp ứng yêu cầu của người mua, đơn hàng sẽ bị hủy.
– Bước 4: Nếu người bán xác nhận giao dịch, người mua sẽ chuẩn bị đơn hàng hoặc sắp xếp sản xuất theo số lượng đặt hàng trong kho để đảm bảo khả năng cung ứng. Theo lịch trình do người mua yêu cầu.
– Bước 5: Sau khi người bán xuất đủ số lượng đơn hàng, người bán có thể ủy thác cho một đơn vị vận tải-kho vận chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ vận chuyển theo số po do người mua cấp.
– Bước 6: Người bán lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Điều này bao gồm việc sử dụng số po do người mua gửi để đảm bảo tính chính xác và khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất có thể.
– Bước 7: Sau khi người mua kiểm tra hàng hóa, thanh toán cho người bán theo điều kiện đặt hàng.
5. Làm thế nào để quản lý po hiệu quả?
Po là một trong những tài liệu quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý po thích hợp là một yếu tố quan trọng để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra khi làm việc với nhà cung cấp.
Với các cửa hàng bán lẻ, các đơn hàng hay đơn hàng sẽ được quản lý nhanh chóng trên phần mềm quản lý bán hàng để đảm bảo việc lưu trữ và quản lý hiệu quả.
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi toàn bộ quy trình từ đặt hàng, nhập hàng đến nhập kho. Với điều này đi kèm với việc quản lý chi tiết tất cả các nhà cung cấp và công nợ để tính giá vốn hàng nhập khẩu và thanh toán đúng hạn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm của từng nhà cung cấp dựa trên báo cáo bán hàng trên phần mềm. Từ đó theo dõi nhu cầu của khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng cho phù hợp.
Đây là những điều chính bạn cần biết về po là gì và ý nghĩa của nó trong kinh doanh. sapo.vn mong rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả triển khai po và quản lý dễ dàng hơn.