Khái niệm hồi cứu là gì?
Hồi tưởng Theo từ điển là “nhìn lại hoặc xử lý các tình huống hoặc sự kiện trong quá khứ”.
Trong scrum, cải tiến hoặc cải tiến nước rút là những sự kiện cực kỳ quan trọng để kiểm tra và điều chỉnh quy trình làm việc. Nói cách khác, đây là cơ hội để nhóm scrum xem xét công việc chạy nước rút và xác định những thay đổi cần thiết đối với quy trình làm việc, công cụ sử dụng và cách cộng tác để làm tốt hơn trong lần chạy nước rút tiếp theo.
>> Đọc thêm về 1 Hồi tưởng cải tiến với Thành phần thời gian và cách thức hoạt động của nó?
Thời gian và tần suất cải tiến nước rút
Cuộc họp cải tiến nước rút thường là sự kiện cuối cùng của cuộc chạy nước rút và diễn ra ngay sau cuộc họp cải tiến nước rút. Đối với Sprint 1 tháng, thời lượng tối đa của các cuộc họp cải tiến là 3 giờ. Và đối với Sprint ngắn hơn thì sẽ ngắn hơn, ví dụ Sprint 1 tuần thì thời lượng tối đa của một cuộc họp hồi tưởng là 45 phút.
Quá trình cải tiến nước rút sẽ được tiến hành với ai và như thế nào?
Người tham gia:
Các nhà phát triển và chuyên gia scrum phải tham dự. Product Owner có thể tham dự hoặc không. Ngoài ra, các nhà phát triển có thể mời những người khác tham gia nếu cần thiết.
Các bước tiến hành hồi cứu:
Các cuộc họp hồi tưởng thường được chia thành 5 bước sau:
Bước 1: Giai đoạn Thiết lập – Bối cảnh Thiết lập, Trạng thái Bắt đầu cho Đánh giá Sprint
Đây là một bước rất đơn giản và hiệu quả, nhưng lại là một bước thường bị bỏ qua trong quá trình cải tiến nước rút. Hoạt động này giúp mọi người có tiếng nói và loại bỏ sự dè dặt của họ để giúp mọi người tương tác và liên quan tốt hơn đến chủ đề. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả của cuộc họp.
Một số công nghệ thường dùng như “dự báo thời tiết”, đăng nhập “word-to-word”…
Bước 2: Thu thập dữ liệu
Đây là lúc mọi thành viên chia sẻ thông tin, suy nghĩ, trăn trở về công việc nhóm trong Sprint vừa diễn ra.
Một điều cần chú ý trong hoạt động này là phải chú ý đến lượng thông tin thu được, càng nhiều thông tin càng tốt. Mọi ý kiến đều được hoan nghênh và tuyệt đối tránh phán xét con người và thái độ. Mọi người tôn trọng ý kiến và quan điểm khác nhau.
Có nhiều kỹ thuật thường được sử dụng trong hoạt động này như: happy sad mad, start stop continue, sailboat hay 4ls,…
Thông thường, những kỹ thuật này sẽ xoay quanh 3 câu hỏi:
- Nhóm đang làm tốt điều gì để thúc đẩy nhóm?
- Đâu là điểm yếu của nhóm có thể được cải thiện?
- Bạn nghĩ cái nào tốt hơn, bạn sẽ thử chứ?
Tùy vào ngữ cảnh mà chúng ta sẽ sử dụng định dạng phù hợp. Ví dụ, vui, buồn, điên sẽ tập trung vào cảm xúc của các thành viên, trong khi bắt đầu, dừng lại, tiếp tục sẽ kích thích hành động.
Bước 3: Tạo thông tin chi tiết – Xác định các vấn đề thực sự cần giải quyết
Nếu ở Bước 2, trọng tâm là số lượng ý tưởng thì ở Bước 3, nhóm sẽ tập trung vào việc tận dụng từng ý tưởng một cách chuyên sâu để làm lộ ra vấn đề thực sự cần giải quyết. Sau khi hợp nhất và loại bỏ các bản trùng lặp, một kỹ thuật phổ biến là đào sâu các câu hỏi 5 lý do tại sao.
Bước 4: Quyết định việc cần làm – Xác định các hành động cải tiến
Sau khi xác định được vấn đề, việc tiếp theo nhóm cần làm là chọn các hành động cụ thể để cải thiện. Các hành động cải tiến phải đảm bảo rằng các tiêu chuẩn 5w2h nhanh chóng được đưa vào thực tế để tăng cam kết, trách nhiệm giải trình và mục tiêu cuối cùng.
Bước 5: Kết thúc hồi cứu – Cuộc họp kết thúc
Nhóm có thể kết thúc cuộc họp bằng cách tóm tắt những gì đã xảy ra, tóm tắt những hành động cần thực hiện. Nhóm có thể nhanh chóng đánh giá hiệu quả của cuộc họp, đánh giá lại giá trị của quá khứ và biết rằng nó đang đi đúng hướng. Một lời cảm ơn gửi đến các thành viên sau cuộc họp là một gợi ý tuyệt vời để kết thúc cuộc họp một cách vui vẻ.
Đánh giá ý nghĩa của cuộc họp
Hồi tưởng Sprint đóng một vai trò quan trọng trong quá trình scrum. Ví dụ:
Tạo động lực cho các thành viên trong nhóm scrum: Trong quá trình cải tiến nước rút, người điều khiển scrum phải đảm bảo một bầu không khí an toàn và thoải mái để tất cả các thành viên trong nhóm có thể thoải mái nói về cảm nhận của họ. Scrummaster lắng nghe các ý kiến và làm việc với cả nhóm để giúp họ giải quyết vấn đề. Điều này tạo động lực cho các thành viên vì họ luôn được lắng nghe, công nhận và giúp đỡ.
Giúp mọi người trong nhóm hiểu nhau hơn: Trong mỗi lần cải tiến Sprint, tất cả các thành viên trong nhóm đều bày tỏ và lắng nghe ý kiến đóng góp của mọi người, điều này giúp mọi người hiểu nhau hơn Để hiểu nhau, đồng nghiệp của chúng ta cần gì hoặc những gì chúng tôi có thể hỗ trợ.
Giải quyết các vấn đề và rủi ro mới chớm nở: Bởi vì mỗi cuộc họp cải tiến sẽ diễn ra trong thời gian chạy nước rút, điều này giúp cả nhóm xem xét tất cả công việc đã hoàn thành trong nước rút và dễ dàng phát hiện ra các vấn đề để bắt đầu Giải quyết nó cùng nhau. Vì vậy, Sprint retrospectives giúp cải thiện công việc và dự án có tỷ lệ thành công cao hơn.
Ngoài ra, việc duy trì hoạt động kinh doanh trong giai đoạn cải tiến nước rút góp phần mang lại niềm vui cho mỗi thành viên và nhóm tại nơi làm việc, tạo ra văn hóa học hỏi và phát triển cho toàn bộ tổ chức.
p>
“Scrum dễ hiểu nhưng khó thành thạo”. Để triển khai thành công cải tiến nước rút, các cá nhân và nhóm cần phải nhanh nhẹn/scrum về bản chất và đồng bộ từ nhân viên đến quản lý ngay từ đầu.
Đó là lý do Học viện Agile xây dựng Khóa học Scrum thực tế để cung cấp kiến thức và kỹ năng cơ bản về Agile/scrum cho các nhóm mới triển khai Agile/Scrum hoặc triển khai không hiệu quả.
Kết thúc khóa học, học viên sẽ có cái nhìn tổng quan về scrum và nắm vững 22 công cụ và thực hành scrum có thể áp dụng ngay vào nơi làm việc.
>>Tìm hiểu thêm về Khóa học Scrum Thực hành tại đây!
