Business Continuity Plan là gì? Tất tần tật về BCP trong tổ chức

Xây dựng kế hoạch giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh và Vượt qua các rủi ro liên quan. Vậy m ột kế hoạch liên tục trong kinh doanh là gì và nó hoạt động như thế nào và hoạt động ra sao, mời bạn tham gia fastdo mạnh> Cùng theo dõi bài viết dưới đây.

fwork – Bộ giải pháp phần mềm quản lý chương trình giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các dự án, theo dõi lịch trình chi tiết và trực quan hóa các báo cáo chương trình. Nhấp vào hình ảnh ngay bây giờ để nhận các tính năng của phần mềm bản demo hoàn toàn miễn phí :

& gt; & gt; & gt; Khám phá ngay bây giờ:

• Kỹ thuật Pomodoro giúp tập trung và làm việc hiệu quả
• Cách nhân viên bán hàng thuyết phục khách hàng theo nhóm mục tiêu

1. Kế hoạch kinh doanh liên tục là gì?

Kế hoạch liên tục kinh doanh là một bản phác thảo hoặc mô tả về cách một doanh nghiệp sẽ hoạt động và ứng phó khi đối mặt với một mối đe dọa tiềm ẩn bên ngoài sắp xảy ra, chẳng hạn như đại dịch COVID-19, làm chậm nền kinh tế nói chung.

Lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh có thể được xem như một “công thức tồn tại” giúp doanh nghiệp thích ứng tốt trong thời kỳ khủng hoảng, giảm thiểu rủi ro và góp phần phục hồi kinh tế sau này.

Lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh cũng là một chiến lược giúp các nhà quản lý giám sát và lãnh đạo nhân viên một cách hiệu quả trong khi làm việc từ xa hoặc tập trung để đảm bảo sức khỏe của nhân viên không bị gián đoạn. lĩnh vực kinh doanh.

& gt; & gt; & gt; Đọc ngay: 11 Kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả mà các nhà lãnh đạo nhóm cần có

2. Những lợi ích của một kế hoạch kinh doanh liên tục là gì?

Một kế hoạch kinh doanh liên tục được phát triển tốt không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua rủi ro và rủi ro mà còn mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên, đối tác và khách hàng. Ví dụ:

2.1 Quyền lợi của Nhân viên

Các kế hoạch liên tục trong kinh doanh giúp duy trì và củng cố niềm tin ở nhân viên. Cụ thể, nhiều doanh nghiệp không thể trụ vững và đang đứng trên bờ vực phá sản hoặc điêu đứng trong bối cảnh đại dịch COVID-19 đang lan rộng mạnh mẽ. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý của người lao động, lo sợ thất nghiệp và gánh nặng cơm áo gạo tiền.

Khi một Kế hoạch liên tục trong kinh doanh được chuẩn bị tốt, nó sẽ giúp nhân viên cảm thấy tự tin hơn vào khả năng quản lý và ứng phó với rủi ro của công ty. Từ đó, họ có thêm động lực và niềm tin để gắn bó lâu dài trong tổ chức.

& gt; & gt; & gt; Tham khảo ngay: 9 Lợi ích của Làm việc theo nhóm đối với Cá nhân và Doanh nghiệp

2.2 Lợi ích của Khách hàng

Khi khủng hoảng xảy ra, nếu doanh nghiệp không có kế hoạch kinh doanh liên tục để ứng phó kịp thời, họ có nguy cơ mất khách hàng và lợi thế cạnh tranh của mình.

Do đó, một kế hoạch kinh doanh liên tục được thiết kế tốt không chỉ là “công thức để tồn tại” trong thời kỳ khủng hoảng mà còn là sự đảm bảo về khả năng quản lý khách hàng, vận hành, thích ứng với rủi ro và khả năng đáp ứng.

Từ đó, doanh nghiệp ngày càng được khách hàng tin tưởng, thương hiệu được quảng bá và giữ vững trên thị trường.

& gt; & gt; & gt; Tìm hiểu ngay bây giờ: horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp horenso

2.3 Lợi ích của Đối tác

Kế hoạch liên tục của doanh nghiệp là một kế hoạch tổng thể đến chi tiết giúp doanh nghiệp thấy được các ưu tiên của mình. Từ đó, lên kế hoạch bảo vệ và kiểm soát các mắt xích chính như chuỗi cung ứng, nhà cung cấp, đại lý …

Kế hoạch liên tục trong kinh doanh giúp các đối tác có đánh giá tích cực về khả năng ứng phó và ứng phó với rủi ro của công ty, là tiền đề cho sự tin tưởng và hợp tác lâu dài trong tương lai.

& gt; & gt; & gt; Tìm hiểu ngay: 18 cách để ghi nhận ý tưởng đóng góp của nhân viên cho công ty của bạn

2.4 Lợi ích đối với các Mục tiêu Tài chính Kinh doanh

Các kế hoạch liên tục trong kinh doanh giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động bình thường. Từ lợi ích đa chiều cho khách hàng, đối tác và nội bộ doanh nghiệp đều phản ánh năng lực, tốc độ và tầm nhìn của lãnh đạo các cấp trong thời kỳ khủng hoảng. Qua đó khẳng định lợi thế cạnh tranh, khả năng thích ứng mạnh mẽ và nâng cao nhận diện thương hiệu.

& gt; & gt; & gt; Đọc ngay: Giới thiệu là gì? Quy trình giới thiệu hiệu quả

3. Những vai trò nào được yêu cầu trong một kế hoạch liên tục của doanh nghiệp?

Để bcp hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp nên tổ chức một đội, chia thành các phòng ban khác nhau. Đây là những người được lựa chọn để giúp doanh nghiệp đối phó với rủi ro và rủi ro. Mọi người sẽ là một mắt xích quan trọng và các vai trò cụ thể như sau:

• Chủ tịch (bcp Chairman. Nếu các điều kiện trên được đáp ứng, họ sẽ là người ký duyệt cuối cùng và sẽ trực tiếp chịu trách nhiệm đưa kế hoạch vào thực hiện.
• Đội phản ứng nhanh (đội khẩn cấp): Đây là những nhân viên có nhiệm vụ bám sát tình hình thực tế và cập nhật thông tin liên tục. Từ đó lên kế hoạch cụ thể để đối phó. Họ cũng là nhóm thực hiện và phát triển các chính sách, điều chỉnh nội bộ và các hoạt động kinh doanh đột xuất nhằm giảm thiểu rủi ro.
• đội phản ứng và liên lạc khẩn cấp (đội phản ứng và liên lạc khẩn cấp): Đây là bộ phận đóng vai trò là đầu mối liên lạc chính của nhân viên trong trường hợp khẩn cấp. Sau đó, họ lập kế hoạch liên lạc và thực hiện các ứng phó khẩn cấp theo các chiến lược đã thiết lập.
• Đội kỹ thuật và nó (it Technical service team): Là nhân viên hỗ trợ kỹ thuật cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, trong khuôn khổ của bộ phận bcp.

& gt; & gt; & gt; Tìm hiểu ngay bây giờ: khoảng không quảng cáo là gì? Nguyên tắc tính toán hàng tồn kho chuẩn nhất

4. Quá trình xây dựng mô hình lập kế hoạch liên tục kinh doanh trong doanh nghiệp

Để xây dựng một mô hình bcp hiệu quả, các công ty cần tuân theo các quy trình cụ thể sau:

4.1 Xác định môi trường hoạt động của doanh nghiệp

Để xác định môi trường hoạt động, bạn phải là người hiểu toàn bộ quy trình và mọi liên kết trong quá trình cài đặt doanh nghiệp, đồng thời hiểu các yếu tố chính để quy trình kinh doanh vận hành đúng cách. Cụ thể, tiêu chí đầu tiên cần được xác định là:

• Doanh nghiệp cung cấp những sản phẩm và dịch vụ nào? Vì mỗi loại sẽ hoạt động khác nhau. Một số doanh nghiệp được phép làm việc tại nhà, nhưng một số ngành phải làm việc tại chỗ và một số ngành phải tạm ngừng hoạt động. Do đó, hãy xác định các sản phẩm và dịch vụ mới để học cách thiết lập bcp cho phù hợp.
• Sơ đồ tổ chức cho một tổ chức kinh doanh là gì?
• Các quy trình của phòng ban có liên quan chặt chẽ đến biểu đồ tổ chức?
• Các yếu tố bên ngoài như chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, luật pháp và môi trường có thể làm gián đoạn việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.

Sau khi bạn hiểu bối cảnh và hiểu doanh nghiệp cần duy trì những gì để hoạt động bình thường, bạn cần tiếp tục xác định các mức độ rủi ro khi chúng xảy ra.

Cụ thể, trong một đợt bùng phát căng thẳng, các doanh nghiệp xem xét một ma trận để xác định mức độ rủi ro, nhờ vào rủi ro lây nhiễm của tổ chức (n) và mức độ nhận thức của doanh nghiệp về các rủi ro liên quan Tính dễ bị tổn thương (x) , như được hiển thị trong bảng sau:

Dựa trên bối cảnh và mức độ rủi ro đã xác định, bộ phận bcp tiến hành phát triển chiến lược ứng phó cho từng mức độ thích hợp. Cụ thể:

Vì vậy, các công ty cần triển khai các phương án dự phòng để hạn chế dịch lây lan trên diện rộng như cách ly, cách ly và tăng cường công tác phòng chống dịch, đảm bảo an toàn cho người lao động, nâng cao sức đề kháng, miễn dịch cho đàn.

& gt; & gt; & gt; Tìm hiểu ngay bây giờ: 4 Nhóm tính cách đĩa là gì? Cách đọc biểu đồ đĩa

4.2 Xây dựng các kịch bản phân tích rủi ro

Kịch bản Phân tích rủi ro giúp doanh nghiệp nhanh chóng lập kế hoạch và phản ứng kịp thời để đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh khi rủi ro xảy ra. Cụ thể, để xây dựng một kịch bản phân tích rủi ro, bạn cần tuân theo trình tự sau:

• Xác định các mối đe dọa hiện có hoặc tiềm ẩn ảnh hưởng đến quy trình làm việc của từng bộ phận hoặc tổ chức.
• Sau đó, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến hoạt động kinh doanh, tiến hành phân tích, đánh giá.
• Từ những phân tích đánh giá ban đầu, doanh nghiệp tiếp tục ưu tiên và thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời.

& gt; & gt; & gt; Tham khảo ngay: 10 phương pháp đánh giá nguồn nhân lực chính xác và hiệu quả nhất

4.3 Xác định Tùy chọn Hành động

Sau khi hoàn thành các bước chuẩn bị, công ty đề ra các chiến lược ứng phó cụ thể phù hợp với thực tế và phải phù hợp với từng mức độ rủi ro. Các chiến lược này dựa trên:

• Số lượng rủi ro có thể xảy ra.
• Các nguồn lực sẽ được phân bổ như thế nào và chúng có đáp ứng được mức rủi ro tiềm ẩn không?
• Tính toán cụ thể các chi phí và lợi ích đạt được sau khi thực hiện kế hoạch ứng phó rủi ro.

& gt; & gt; & gt; Đọc ngay: Cách phát triển quy tắc ứng xử chi tiết của công ty

4.4 Đo lường và Đánh giá

Đo lường khi đánh giá là một bước không thể thiếu để xác định xem chiến lược bcp có thực sự hiệu quả trong thực tế hay không. Cụ thể, kế hoạch đo lường và đánh giá phải xác định các tiêu chí sau:

• Xem xét những yếu tố nào của kế hoạch liên tục của doanh nghiệp cần được đo lường?
• Mức độ hiệu quả của các phương pháp đo lường và đánh giá được sử dụng để đảm bảo tính hiệu quả của bcp?
• Đã đến lúc để đo lường, đánh giá chưa?
• Ai chịu trách nhiệm thực hiện các biện pháp này?
• Quy trình nhất quán để đưa các kế hoạch vào hành động ngay sau mỗi lần đánh giá.

Trong khi đó, việc đo lường và đánh giá cũng cần thực hiện những việc sau:

• Ghi lại và ghi lại các dữ kiện có liên quan về các phát hiện kiểm toán, các thủ tục kiểm toán được lập thành văn bản làm bằng chứng và cơ sở để thực hiện các kế hoạch liên quan.
• Trong quá trình đánh giá nếu phát hiện ra những thiếu sót thì phải có phương án khắc phục kịp thời để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp.

& gt; & gt; & gt; Bây giờ hãy xem: Công việc và trách nhiệm của giám đốc nhân sự của công ty

4.5 Cải tiến mô hình liên tục

Trong quá trình thực hiện phương thức bcp không thể tránh khỏi những thiếu sót hoặc hạn chế, điều này làm cho kế hoạch đề ra không hợp lệ và không đạt được mục tiêu như mong đợi. Những lúc này, doanh nghiệp phải xem xét lại để xây dựng kế hoạch cải tiến liên tục cho đến khi kết quả thực tế được chấp nhận.

Nếu kế hoạch do bcp xây dựng không được thực hiện nghiêm túc, doanh nghiệp cần có biện pháp xử lý cụ thể, kịp thời:

• Xem xét và kiểm soát kịp thời việc không tuân thủ bcp. Sau đó, tìm giải pháp khắc phục hậu quả, tránh ảnh hưởng nghiêm trọng đến tổ chức.
• Phân tích để tìm ra nguyên nhân gây ra việc không tuân thủ bcp.
• Quản lý và dự đoán các rủi ro vi phạm tiềm ẩn trong tương lai gần.
• Hiểu được những điều trên, doanh nghiệp cần hiểu mức độ rủi ro hiện tại (nếu bcp không được tuân thủ) hoặc nếu mô hình có bất kỳ lỗ hổng nào ảnh hưởng đến việc thực thi. Từ đó, doanh nghiệp cần đưa ra kế hoạch điều chỉnh kịp thời.

& gt; & gt; & gt; Đọc thêm: Chế độ swot là gì? Ứng dụng swot hiệu quả trong công ty

5. Những khuyến nghị nào để đảm bảo sự thành công của kế hoạch kinh doanh liên tục?

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh trong tình huống rủi ro, chỉ cần có kế hoạch là chưa đủ mà còn cần sự tuân thủ và đồng thuận của các tổ chức nội bộ. Trong số đó, những yếu tố sau đóng vai trò cực kỳ quan trọng giúp bcp đạt hiệu quả cao trong luyện tập:

5.1 Nhấn mạnh vai trò của lãnh đạo

Đội ngũ lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành doanh nghiệp . Họ cũng là những người trực tiếp điều hành, giám sát việc thực hiện và kiểm soát các hoạt động kinh doanh, đặc biệt là khi rủi ro phát sinh.

Ban quản lý cần cam kết:

• Các chính sách và mục tiêu của bcp phải phù hợp với định hướng và mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
• Đồng bộ hóa các yêu cầu bcp cho tổ chức và các cơ quan nội bộ để việc thực thi các chính sách bcp được nhất quán và phù hợp thực tế.
• Đảm bảo phân bổ và cung cấp đầy đủ các nguồn lực trong quá trình thực hiện chương trình.
• Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ kịp thời cho nhóm hr đang triển khai bcp.
• Thực hiện chiến lược truyền thông để nâng cao nhận thức trong công ty về tầm quan trọng của bcp.

& gt; & gt; & gt; Đọc ngay: Cập nhật KPI chính trong tiếp thị ngay bây giờ

5.2 Đừng quên các hoạt động giao tiếp nội bộ

Truyền thông nội bộ là hoạt động không thể thiếu để chương trình bcp thực sự phát huy hiệu quả trong thực tế. Giao tiếp nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ họ cần làm gì và cùng doanh nghiệp giải quyết những rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Kế hoạch truyền thông nội bộ phải nêu rõ nội dung và sự tham gia của những người đóng vai trò quan trọng. Cụ thể:

Đối với những nội dung cần truyền đạt, cần giúp nhân sự hiểu chính sách bcp, khi nói đến lợi ích của việc thực hiện kế hoạch liên tục trong kinh doanh, hậu quả của việc không tuân thủ bcp, nhân sự cần phải làm gì trước, trong và sau khi kinh doanh bị gián đoạn?

Ngoài ra, để kế hoạch truyền thông hoàn thiện hơn, các công ty cần xác định rõ ràng và phân công hợp lý vai trò của từng thành viên trong tổ chức, cụ thể ai là người giao tiếp trực tiếp và ai là người cần giao tiếp và trao đổi dưới mọi hình thức (thư, tin nhắn, thông báo trực tiếp).

Một kế hoạch truyền thông nội bộ chỉ thực sự hiệu quả nếu nó được tất cả nhân viên ủng hộ, quan tâm và tuân thủ nghiêm ngặt.

& gt; & gt; & gt; Đọc ngay: Kaizen là gì? Mọi điều doanh nghiệp cần biết về cải tiến

5.3 tài nguyên kỹ thuật được hỗ trợ mạnh mẽ

Sự phát triển của khoa học công nghệ là “ống hút cứu sinh” trong thời kỳ khủng hoảng của doanh nghiệp. Trong thời kỳ lây lan mạnh mẽ của dịch viêm phổi vương miện mới, nhân viên và lãnh đạo không thể trực tiếp làm việc và giao tiếp. Vì vậy, công nghệ sẽ là giải pháp giúp duy trì hoạt động kinh doanh và đảm bảo hiệu suất công việc.

Cụ thể, các doanh nghiệp đã tìm ra các giải pháp công nghệ tối ưu và tiện lợi hơn, đồng thời duy trì khoảng cách an toàn và hạn chế sự tiếp xúc của nhân viên. Ví dụ, chấm công qua camera quan sát và nhận dạng khuôn mặt thay vì phương pháp dấu vân tay đã lỗi thời.

Kế hoạch liên tục trong kinh doanh có thể được coi là liều thuốc hữu hiệu giúp doanh nghiệp phòng ngừa và chủ động ứng phó nhanh chóng với những rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh chung. Hơn nữa, các lĩnh vực kinh tế sẽ không ngừng thay đổi, và ngoài Covid-19, các doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch cho các lựa chọn khác để đảm bảo tính liên tục.

Ngoài bca, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm các kiến ​​thức chuyên sâu và các công cụ quản lý hiệu quả từ fastdo Tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh của họ.

nhà phát triển phần mềm fastdo

• Địa chỉ:
  • Trụ sở chính tại Hà Nội: Tầng 6, 11 đường vạn hòa, quận thanh xuân, thành phố hà nội.
  • Chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, Tòa nhà 1 qb, 23 Trường thi Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
  • Điện thoại: 0971 126 599
  • Email: support@fastdo.vn
  • Trang web: https://fastdo.vn/

  & gt; & gt; & gt; Tham khảo ngay bây giờ:

  • Dự án là gì? Hiểu biết cơ bản về đặc điểm và phân loại mặt hàng
  • Quản lý Dự án Xây dựng là gì? Vai trò và phương pháp quản trị