Communication skills là gì? Tiết lộ cách giao tiếp công sở thành công!

Mục sư Joel Austin có một câu nói nổi tiếng “Bạn có thể thay đổi thế giới của mình bằng cách thay đổi lời nói của mình…hãy nhớ rằng, sống chết nằm trong quyền lực của miệng lưỡi”, tóm lại, bạn có thể thay đổi thế giới cùng với bạn nếu. Hãy nhớ rằng sự sống và cái chết đôi khi rất mong manh và phụ thuộc vào lời nói của bạn. Điều Mục sư Joel đang cố gắng truyền đạt trong câu này là sức mạnh của lời nói – một trong những thành phần quan trọng của giao tiếp bằng lời nói. Nhưng giao tiếp là một nghệ thuật. Trước khi giải thích tại sao giao tiếp là một nghệ thuật và nó có tác dụng gì, chúng ta hãy hiểu kỹ năng giao tiếp là gì.

Công việc

1. Bạn có biết kỹ năng giao tiếp là gì?

Nếu chúng ta không giao tiếp, không tương tác thì cuộc sống sẽ thật nhàm chán. Hãy tưởng tượng rằng bạn đang ngồi giữa văn phòng của mình và đột nhiên, sếp của bạn nói rằng dự án của bạn đang gặp khó khăn. Nhưng tiếc là bạn không có đồng nghiệp thân thiết. Bạn có thể khó mở lòng với sự thật rằng sự nhút nhát là điều mà bạn “bẩm sinh” và không thể thay đổi. Tuy nhiên, dù bạn có cố gắng suy nghĩ tích cực đến đâu thì kết quả bạn đạt được sẽ không bao giờ khả quan. Không những thế, bạn còn có một khoảng cách rất lớn về kỹ năng-kỹ nănggiao tiếp trong công việc, điều này sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên thuận lợi hơn. Vậy kỹ năng giao tiếp là gì?

Đầu tiên, hãy hiểu về từ giao tiếp. Theo Từ điển Cambridge, giao tiếp có ba nghĩa: “hành động giao tiếp với một người”, một tin nhắn hoặc thư và “quá trình mà một tin nhắn hoặc thông tin được gửi từ một nơi hoặc một người đến một nơi hoặc một người hoặc một nơi khác. bản thân thông điệp”. Nếu từ đầu tiên Theo nghĩa này, giao tiếp là hành động giao tiếp giữa hai hoặc nhiều người. Theo nghĩa thứ hai, thông tin liên lạc cũng có thể là thông điệp hoặc thông điệp nhưng chủ đề không rõ ràng. Và giao tiếp hoàn toàn thuộc về giác quan thứ ba, đề cập đến quá trình một số loại thông tin được truyền từ người này sang người khác hoặc địa điểm này sang người hoặc địa điểm khác. Đó cũng là một quá trình trong đó thông tin thay đổi và biểu hiện cảm xúc dẫn đến mở rộng kiến ​​thức.

Học giả người Mỹ Kinixti đã nói: “Chỉ có khoảng 15% thành công của một người phụ thuộc vào chuyên ngành học của người đó, và 85% còn lại phụ thuộc vào kỹ năng giao tiếp và ứng xử của một người bất kỳ” . Tuy nhiên, trên thực tế, giao tiếp không chỉ là kỹ năng giao tiếp bằng lời nói. Có ba hình thức của quá trình truyền tải này bao gồm: giao tiếp phi ngôn ngữ, giao tiếp bằng văn bản và giao tiếp bằng lời nói. Kỹ năng giao tiếp được hiểu đơn giản là kỹ năng mềm truyền đạt thông tin, là sự kết hợp của 3 yếu tố trên, có thể chia sẻ, truyền đạt cảm xúc, quan điểm để đạt được sự hiểu biết lẫn nhau và phát huy vai trò trong công việc . Tuy nhiên, trên thực tế không phải ai cũng có đủ 3 yếu tố này. Ngay cả trong sơ yếu lý lịch cho tất cả các vị trí, kỹ năng giao tiếp được yêu cầu và được hiểu theo nghĩa kết hợp giao tiếp phi ngôn ngữ (hành vi không sử dụng lời nói nhưng truyền đạt thông tin, cảm xúc và cảm xúc). Giao tiếp là thông qua cử chỉ như nét mặt, cử chỉ, động tác) còn giao tiếp bằng lời là sử dụng lời nói.

Những người có kỹ năng giao tiếp tốt thường biết sử dụng khả năng của mình để tạo dựng các mối quan hệ và nhờ đó thành công trên nhiều phương diện, đặc biệt là trong công việc. Giao tiếp cũng là chìa khóa số một của một web mở – một trong những yếu tố được Street Journal đánh giá cho 94% người thành công. Tất cả các doanh nghiệp đều cần những nhà giao tiếp hiệu quả, những người không chỉ tạo ra lợi ích để tạo thuận lợi cho công việc, đặc biệt là trong lĩnh vực ngoại giao, mà còn củng cố văn hóa doanh nghiệp. Theo một số chuyên gia trong lĩnh vực tuyển dụng: kỹ năng giao tiếp chỉ đứng sau kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng cứng và kiến ​​thức chuyên môn.

>>Xem thêm: Khả năng phân tích vấn đề

2. Kỹ năng giao tiếp cần thiết nơi công sở

Tất nhiên, sau phần giải thích ở phần đầu tiên, bạn đã có định nghĩa đầy đủ về kỹ năng giao tiếp là gì và không cần phải bàn cãi về giá trị của kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống và công việc. Tuy nhiên, bạn có bao giờ thắc mắc tại sao một số người ăn nói giỏi, có kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp, rất hướng ngoại nhưng lại không thể làm hài lòng sếp? Bạn có bao giờ thắc mắc tại sao nhiều nhân sự xuất sắc trong công ty lại quyết định ra đi vì mâu thuẫn với đồng nghiệp? Thực ra điều này xuất phát từ định nghĩa “nghệ thuật giao tiếp nơi công sở” – timviec365.vn sẽ bật mí cho bạn ngay sau đây:

2.1. Ngắn gọn và rõ ràng

Nhiều nhân viên văn phòng có thể cố ý hoặc vô ý diễn đạt quá nhiều ý trong cùng một câu, khiến câu chuyện của họ trở nên phức tạp hơn mà người nghe không thể theo kịp. Hãy tưởng tượng bạn đang phỏng vấn và nhà tuyển dụng hỏi về quá trình làm việc của bạn. Bạn phải thích ứng cả quá trình, chọn công việc, những vui buồn của nghề… Thôi cứ nói ra… Vừa không cần thiết vừa tốn thời gian. Thay vào đó, bạn chỉ cần nêu và làm rõ 3 ý quan trọng bao gồm: tên công ty bạn đã làm, bạn đã làm ở đó bao lâu, vị trí bạn đang nắm giữ và bạn phải làm gì ở vị trí đó, bao gồm những điều sau: . Tương tự như khi viết sơ yếu lý lịch – tóm tắt thông tin liên quan đến công việc trên 1 hoặc 2 trang, kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của bạn phải xuất sắc. Nó được trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng và mạch lạc, đủ để “hét vào tai nhà tuyển dụng” rằng bạn chứ không phải ai khác chính là người phù hợp với vị trí họ đang tuyển dụng.

>>Xem thêm: Kỹ năng sản xuất và quản lý

2.2. thân thiện

Chưa nói đến hiệu quả công việc sau một thời gian thích nghi với môi trường mới, sự thân thiện chính là yếu tố khởi đầu cho những cuộc họp hiệu quả. Bạn không cần một giọng nói khích lệ để thể hiện rằng bạn cởi mở, tất cả những gì bạn cần là một nụ cười, một cái nhìn và cử chỉ quan tâm với đồng nghiệp mới và một lời chào lịch sự với bất kỳ ai bạn gặp lần đầu. Một ấn tượng tốt đóng một vai trò lớn trong việc thiết lập các mối quan hệ giữa các cá nhân tốt trong tương lai. Tất nhiên, chúng ta chỉ có xu hướng tương tác và giao tiếp nhiều với những người khiến chúng ta cảm thấy thoải mái. Do đó, trong mọi tình huống giao tiếp nơi công sở, hãy thể hiện một cách trực tiếp và thân thiện, chẳng hạn như “hey, you doing what are”, “how are you feel today”. “Tôi nghe nói hôm qua bạn mệt, hôm nay bạn thấy khỏe hơn chưa?” hoặc trả lời gián tiếp bằng cách trả lời tin nhắn và kết thúc email, vd: “Chúc một ngày tốt lành và hiệu quả”…sự cộng tác đạt hiệu quả ngoài sức mong đợi.

2.3. Biết lựa chọn cách giao tiếp phù hợp, đúng thời điểm

Tại sao người ta vẫn nói “giao tiếp là nghệ thuật”, và điểm đánh giá sự “thông thạo” trong “giao tiếp” là làm sao đối phương biết chọn thời điểm bắt chuyện, khi nào nên thể hiện cử chỉ, hành động để tăng biểu hiện, và hình thức giao tiếp phù hợp nhất là gì. Dưới đây là một ví dụ để bạn hiểu. Trong môi trường công sở, việc xảy ra bất đồng quan điểm với đồng nghiệp hay tiếp thu ý kiến ​​trái chiều là điều không hiếm gặp phải không? Bạn làm gì trong những tình huống này?

Người hiểu rõ nhất kỹ năng giao tiếp là gì, điểm khác biệt duy nhất là hạn chế của giao tiếp. Đó là những gì chúng tôi muốn nói khi quay lại và diễn giải câu nói của Mục sư Joel ở đầu bài viết: “Một từ có thể chứa đủ sức mạnh để hủy hoại một mối quan hệ”. Giao tiếp tốt mà không nói quá nhiều hoặc cố gắng chứng tỏ mình là lãnh đạo của ai đó và thuyết phục họ. Những cơn giận dữ và cái tôi bộc phát có thể là bên thứ ba can thiệp vào các mối quan hệ và hiệu quả công việc. Khi xung đột xảy ra, bạn phải kiểm soát cảm xúc của mình, chọn thời điểm thích hợp và tiếp tục thảo luận khi cả hai bên đã bình tĩnh.

Việc làm Tiếp thị – Quan hệ công chúng

>>Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân là gì

2.4. Biết cách lắng nghe

Một phần của kỹ năng giao tiếp đến từ thái độ lắng nghe. Điều đầu tiên cần nhớ rằng giao tiếp là một quá trình truyền thông tin đa chiều. Khi bạn nói, người khác lắng nghe và ngược lại. Trong môi trường chuyên nghiệp như văn phòng, yếu tố này được yêu cầu ở mức cao nhất. Khi bạn lắng nghe, và có thể đồng thời, bạn cũng không đồng tình với họ, thì đối phương cảm thấy được tôn trọng và hoàn toàn hiểu những gì họ đang muốn truyền đạt. Mặt khác, hãy lắng nghe người khác chỉ ra những thiếu sót của bạn để bạn có thể rút kinh nghiệm từ những sai lầm của mình. Đây là điều quan trọng nhất. Trong môi trường văn phòng, các mối quan hệ chỉ kéo dài nếu các thành viên lắng nghe.

2.5. Cung cấp phản hồi

Với những nhà lãnh đạo tài ba, thay vì uốn nắn nhân viên bằng cách quát mắng không thưởng phạt, họ chọn phương án góp ý cho cấp dưới để kích thích họ thay đổi và thay đổi để tốt hơn. Điều này thực hiện hai điều tuyệt vời về kỹ năng giao tiếp: giảm khoảng cách giữa sếp và nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, thoải mái và công bằng, nơi nhân viên có thể sửa sai và nỗ lực hết mình. Thứ hai, đưa ra phản hồi tốt là một cách tuyệt vời để sếp quản lý chất lượng và tiến độ của một dự án được giao cho ai đó, đánh giá chất lượng của dự án theo ý muốn của anh ta về những thay đổi và “thành tích của nhân viên”. Làm những gì bạn có thể và phân công công việc.

>>Xem thêm: Kỹ năng làm việc tích cực

3. Làm thế nào để trở thành một người giao tiếp tốt?

Bạn vừa nắm được nhiều kiến ​​thức về các phong cách giao tiếp cần thiết nhất nơi công sở để áp dụng vào công việc, bạn hiểu thế nào là nghệ thuật giao tiếp nhưng vẫn loay hoay với một đống bí quyết. Làm sao để trở thành người giao tiếp tốt trong cuộc sống bề bộn hay môi trường công sở j= đúng thời điểm, đúng thời điểm “cháy hàng”? Nhưng những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn.

3.1. Tạo phong cách tự tin

Tất nhiên, nếu bạn là người hướng ngoại, bạn sẽ dễ dàng nói chuyện với mọi người và hỏi han đồng nghiệp cũng như sếp một cách thân thiện hơn nhiều so với nếu bạn là người hướng nội nhút nhát. Nhưng bạn nên nhớ rằng sự tự tin không phải là bản năng, mà là một quá trình nhờ “trải nghiệm”. Ngay cả đối với các chuyên gia kinh doanh, để có thể thuyết trình kéo dài khoảng 30 phút trước một lượng lớn khán giả tại một diễn đàn ted-talk cũng cần phải luyện tập rất nhiều. Bạn thấy đấy, MC có thể tự tin kể chuyện này sang chuyện khác, có sự tương tác giữa người với người trên TV, nhưng TV phải chịu một áp lực rất lớn trước khán giả.

Áp lực là khác nhau, nhưng bạn và tôi, để có thể tự tin đứng trước các thành viên trong công ty giới thiệu dự án, hay gặp gỡ đối tác… thì cần phải xây dựng cho mình một phong thái tự tin. Bằng nhiều cách: thực hành kỹ năng thuyết trình trước gương ở nhà, cẩn thận chọn địa điểm phù hợp dựa trên bối cảnh và hoạt động, đồng thời nắm bắt được thị hiếu của nhiều đối tượng mục tiêu.

3.2. “Giao tiếp phi ngôn ngữ” và “Giao tiếp bằng lời nói”

Đừng cho rằng bạn có thể giao tiếp hiệu quả bằng cách phát triển phong cách tự tin bằng cách ghi nhớ toàn bộ bài phát biểu. Trên thực tế, sự trôi chảy và liên tục là những yếu tố chính của giao tiếp bằng văn bản, nhưng chỉ là một trong những yếu tố để có một cuộc trò chuyện hiệu quả. Các cuộc họp đòi hỏi sự tương tác giữa các thành viên.

Đừng chỉ kết thúc bài thuyết trình của bạn bằng cách nhìn chằm chằm vào các trang trình bày hoặc sàn nhà… hãy giao tiếp bằng mắt. Bằng cách tập trung vào mọi người, nó cho phép bạn chỉ đạo tốt các dự án đồng thời kiểm soát số lượng người, thái độ của người khác đối với phong cách và công việc của bạn.

Ngoài ra, nếu để ý kỹ, các chính trị gia như Martin Luther King – nói về Giấc mơ Mỹ (chấm dứt phân biệt chủng tộc) có thể khiến một trong những bài phát biểu của mình trở nên hùng hồn và thuyết phục bằng cách lên giọng người nghe, nhấn mạnh yếu tố tạo nên sức mạnh của lời nói , truyền đạt cảm xúc mà các loại giao tiếp bằng lời nói khác không làm được. Để thêm vafo, bạn cần có các cử chỉ như giơ tay, thế đứng, nét mặt phù hợp để thuyết phục đám đông, cụ thể hơn là sếp hoặc đồng nghiệp của bạn.

3.3. Cởi mở

Có lẽ bạn nghĩ tôi là một người “duy tâm”? Khi xác định được rằng mọi hành động của con người đều bắt nguồn từ suy nghĩ. “Gieo suy nghĩ, gặt hành động” – Hành động của bạn thường tiết lộ những gì bạn nghĩ trước đây. Ví dụ, khi chúng ta còn nhỏ, cha mẹ đã dạy chúng ta rằng về nhà muộn là không tốt. Nó đã ăn sâu đến mức khi tan học, bạn bè rủ đi đâu là bạn tìm cách không chịu về đúng giờ hay gọi điện xin phép. Nhưng đặc biệt khi phát triển trong công việc, tâm trí của bạn kiểm soát rất nhiều vấn đề, đặc biệt là những vấn đề liên quan nghiêm trọng đến hiệu quả công việc. Khi nói đến kỹ năng giao tiếp, rèn luyện tư duy cởi mở là một trong những cách thực hành giao tiếp hiệu quả nhất. Để trở nên tự tin, bạn cần phải cởi mở và trung thực rằng việc bạn có thể thành công hay đứng trước đám đông không quan trọng. Nếu bạn muốn tăng cường giao tiếp, không còn cách nào khác là nói thêm vài câu, và bạn phải khiến người khác cảm thấy “quá đáng”.

Nhưng phải nói rằng, điều cực kỳ quan trọng là thay đổi suy nghĩ của bạn để cởi mở hơn. Ở nước ngoài có câu: “Luôn có điều muốn nói. Người có điều muốn nói, có điều muốn nói thì phải nghe”, có nghĩa là: luôn có điều để nói. Người ta không thể biết họ sẽ nói gì trừ khi họ nói và chắc chắn rằng có người đang lắng nghe.

Hy vọng những thông tin trên về kỹ năng giao tiếp là gì và một số mẹo để cải thiện chúng sẽ thực sự giúp bạn xây dựng các mối quan hệ tốt nhất trong khu vực doanh nghiệp. Mật ong!

Công việc tiếp thị qua điện thoại