Phần mềm erp đã được nhiều công ty ở Việt Nam đưa vào sử dụng nhưng chưa được quảng bá rộng rãi. Tuy nhiên, giá trị của erp đã được chứng minh là rất hữu ích cho việc quản lý hoạt động và lập chiến lược cho các doanh nghiệp nước ngoài.
erp và crm được đánh giá là những ứng dụng hữu ích và mạnh mẽ nhất cho doanh nghiệp, đồng thời là ưu tiên của 53% công ty trên toàn thế giới. Đầu tư vào hệ thống này lên hàng đầu. Hiện tại, nhiều công ty tại Việt Nam đã triển khai hệ thống ERP cho các ứng dụng kinh doanh của mình.
Vậy phần mềm erp là gì và tại sao nhiều doanh nghiệp sử dụng erp?
Chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!
erp là gì?
erp (Lập kế hoạch Nguồn lực Doanh nghiệp) là phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống cho phép truy cập vào dữ liệu nội bộ được chia sẻ để quản lý toàn bộ hoạt động của công ty.
Cụ thể hơn, erp có thể được hiểu là:
r-resource: Ứng dụng của erp trong kinh doanh là sử dụng triệt để các nguồn lực của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực.
Khi một doanh nghiệp bắt đầu triển khai hệ thống ERP, cần có sự trao đổi chặt chẽ giữa nhà quản lý và nhà tư vấn và giai đoạn này sẽ quyết định hơn 50% sự thành công của một hệ thống ERP.
p>
p-plan: Hệ thống erp hỗ trợ công ty lập kế hoạch trước, sản xuất và vận hành. Phần lập kế hoạch sẽ phác thảo hướng đi của doanh nghiệp, và các tính toán và dự đoán về các khả năng có thể xảy ra trong tương lai sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động tiếp theo.
Ví dụ, phần mềm erp có thể tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu của từng sản phẩm theo năng suất, tiến độ và khả năng cung ứng nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng vốn do tồn kho lớn.
Doanh nghiệp điện tử: Cuối cùng là doanh nghiệp – điều mà người quản lý muốn nhắm mục tiêu. Mục đích chính của hệ thống là kết nối và đồng bộ hóa công việc giữa các bộ phận, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thực, tăng tính tự động hóa trong hoạt động của công ty và giảm sai sót trong quá trình xử lý.
Đọc thêm: odoo erp là gì? Ưu nhược điểm của phần mềm odoo đối với doanh nghiệp
kiến thức cơ bản về phần mềm erp
Tổng quan về mô hình hoạt động của phần mềm erp
Phần mềm erp có thể hiểu là một mô hình kỹ thuật tất cả trong một, tức là tất cả các hoạt động kinh doanh đều được chứa trong một phần mềm. Cụ thể, erp sẽ kết nối nhiều ứng dụng hoặc phân hệ với các chức năng khác nhau, phục vụ nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Từ đó sẽ tự động hóa các hoạt động liên quan đến nguồn lực của doanh nghiệp nhằm giảm thời gian xử lý và tối ưu hóa công tác quản lý doanh nghiệp.
Tính năng của erp
Đồng bộ hóa
Phần mềm erp phải có khả năng giao tiếp với tất cả các phòng ban và quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Khả năng tương tác của hệ thống erp chủ yếu được xem xét từ ba khía cạnh:
- it : để đảm bảo kết nối ổn định và đồng bộ giữa phần mềm và phần cứng).
- Các Bộ phận Điều phối : Đảm bảo sự phối hợp giữa hai hoặc nhiều bộ phận riêng biệt).
- Hoạt động Kinh doanh : Đảm bảo sự phối hợp giữa các nhóm dự án và các quy trình kinh doanh khác.
Tính linh hoạt
là khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng, giúp các bộ phận thực hiện các thay đổi hợp lý, kịp thời theo thời gian thực, đảm bảo hoạt động với độ trễ tối thiểu. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu phải là nguồn mở, có khả năng chỉnh sửa hoặc thiết kế phần mềm để phù hợp với từng mô hình kinh doanh.
Sự khác biệt giữa erp và phần mềm quản lý cá nhân
Sự khác biệt cơ bản nhất giữa phần mềm erp và phần mềm quản lý cá nhân là sự tích hợp. Trong trường hợp bình thường, mỗi bộ phận của công ty sẽ sử dụng phần mềm quản lý độc lập (phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự …), việc chuyển giao thông tin giữa các bộ phận vẫn chủ yếu là thủ công (copy file, gửi file qua email, usb ) clip), …). Hình thức này khó kiểm soát, không đảm bảo tính bảo mật, hiệu suất thấp.
erp chỉ là một phần mềm đơn lẻ, nhưng nó cung cấp các mô-đun với đầy đủ chức năng tương tự như một phần mềm quản lý đơn lẻ. Quan trọng nhất, các phân hệ này có tính tích hợp cao, giúp sử dụng chung một “ngôn ngữ” cho tất cả các tệp dữ liệu, tránh tình trạng các tệp của phần mềm quản lý riêng biệt này là “người lạ” trong phần mềm của bộ.
Ngoài ra, phần mềm erp cung cấp các mô-đun chuyên biệt cho các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp, cũng như xử lý các quy trình sản xuất chuyên biệt. Một điểm đáng kể nữa của erp là thu thập thông tin chi tiết từ nhiều bước của các quy trình khác nhau, điều này giúp cải thiện đáng kể hiệu quả quản lý của doanh nghiệp.
Tóm lại, erp là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của dn theo quy trình nghiệp vụ.
lợi ích tốt cho doanh nghiệp
Đáp ứng các nhu cầu chung của nhân viên
Cốt lõi của phần mềm erp là giảm thiểu các quy trình tự động trong quy trình làm việc, thông tin hoặc quyền truy cập được cung cấp cho nhân viên sẽ được phân phối dễ dàng qua erp. Nhân viên sẽ nhận được những thông tin cơ bản như bộ phận mình làm việc, lương thưởng, thời khóa biểu, thư viện tài liệu (quy chế công ty, mẫu hợp đồng, tài liệu đào tạo…). Ngoài ra, việc phân chia quyền truy cập vào dữ liệu công ty dựa trên phân cấp nhân viên có thể giúp kiểm soát các tệp quan trọng hoặc theo dõi công việc của nhân viên.
Tăng năng suất và làm rõ các quy trình kinh doanh
Hệ thống con erp yêu cầu các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng, yêu cầu phân phối công việc hoàn chỉnh, dẫn đến quy trình làm việc liền mạch và không gặp rắc rối.
“Nếu công ty gặp phải thời gian khóa sổ tài khoản cuối năm của công ty quá 30 ngày hoặc công ty không biết số liệu tồn kho, số lượng dự trữ theo kế hoạch và các tình huống bất lợi khác, kế hoạch sản xuất hoặc kinh doanh các chuyến đi, cứ 15 phút lại phải liên lạc với lãnh đạo công ty để nhắc nhở… Nên sử dụng hệ thống erp ”- PricewaterhouseCoopers.
Tiêu chuẩn hóa các quy trình kinh doanh trong hệ thống erp cũng điều chỉnh kế hoạch sản xuất với quy trình. Ví dụ, không có quy trình này, rất dễ tính toán sai và tắc nghẽn lịch trình sản xuất, do đó sử dụng thấp khả năng của máy móc và lao động. Nói một cách dễ hiểu, hệ thống erp giúp làm rõ các quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả của nguồn nhân lực, giảm chi phí sản xuất và vận hành.
Hoàn tất xử lý đơn đặt hàng
erp sẽ cải thiện quy trình từ nhận đơn đặt hàng đến ghi nhận hóa đơn và doanh thu. Cụ thể, nhân viên nhận được thông tin đầy đủ khi nhập đơn đặt hàng vào hệ thống ERP, chẳng hạn như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử mua hàng của phân hệ tài chính, số lượng hàng tồn kho của phân hệ kho hàng hoặc quy trình giao hàng theo kế hoạch của phân hệ cung ứng.
Giảm lỗi nhập dữ liệu
Có rất nhiều vấn đề trong việc chuyển dữ liệu qua các bộ phận khác nhau, ví dụ như hóa đơn của bộ phận bán hàng là đơn hàng “16” nhưng chữ viết tay không rõ ràng, khiến kế toán phải nhập đơn hàng “10”. Đã xảy ra lỗi khi nhập sai tên và địa chỉ của khách hàng. Điều này đã ảnh hưởng lớn đến hoạt động và danh tiếng của công ty. Nhờ erp, mọi công việc đều được tải lên hệ thống, ngoài ra, các tập tin sẽ được chia sẻ giữa các phòng ban, tiết kiệm nhân lực và giảm thiểu những sai sót không đáng có.
Nghề kế toán đáng tin cậy
hệ thống erp cung cấp một mô-đun kế toán giúp các công ty giảm bớt sự nhầm lẫn mà nhân viên có thể gây ra khi hạch toán thủ công. Các phần mềm hoặc phân hệ kế toán này thường được thiết kế theo tiêu chuẩn quốc tế , tuy nhiên hiện nay nhiều công ty đã thiết kế riêng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam như ma genest .
Đọc thêm: Lợi ích của việc triển khai erp đối với doanh nghiệp Việt Nam
Có bất kỳ hạn chế nào đối với erp không?
Hệ thống erp đã mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, tuy nhiên mọi người cũng cần lưu ý những mặt hạn chế và rủi ro của hệ thống này. Người mua có thể gặp những bất lợi sau khi triển khai hệ thống erp mới:
Chi phí của phần mềm erp
Nếu tất cả các bước chuẩn bị không được thực hiện nghiêm túc, hệ thống erp có thể tiêu hao ngân sách của công ty. Ngoài ra, nếu triển khai phần mềm ERP truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra hàng trăm triệu đồng để có được bản quyền. Chi phí trả trước của một hệ thống erp khá cao và sẽ là mối lo ngại cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng có một giải pháp là sử dụng giải pháp điện toán đám mây (cloud erp hoặc erp trực tuyến) mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ cần trả một số tiền hàng tháng.
Đọc thêm: Top 10 Phần mềm ERP tốt nhất cho Doanh nghiệp Nhỏ
Mất nhiều thời gian và công sức để thực hiện
Việc hoàn thành triển khai hệ thống và vận hành trơn tru đòi hỏi tốc độ mà nhà cung cấp có thể triển khai và thời gian để doanh nghiệp thích ứng với phần mềm. Cả hai đều rất tốn thời gian.
Mặc dù đầu tư vào một hệ thống erp đã là một khoản đầu tư, nhưng có thể tốn thêm 4 lần chi phí để triển khai nếu không được tuân thủ chặt chẽ. Do sự phức tạp ban đầu, việc triển khai này sẽ tác động trực tiếp đến toàn bộ hoạt động kinh doanh và sẽ dẫn đến ROI thấp nếu đầu tư vào lộ trình phù hợp, mở rộng và nâng cấp hệ thống không được lập ngân sách một cách chính xác. .
ứng dụng erp trong doanh nghiệp
Tạo quy trình chính xác, nhất quán
Hệ thống erp vốn dĩ được xây dựng trên nền tảng công nghệ cao và quy trình quản lý chuẩn hóa, vì vậy việc ứng dụng erp trong doanh nghiệp sẽ giúp chúng ta xây dựng một quy trình chính xác, thống nhất và vận hành trơn tru. Với quy trình chính xác và thống nhất, doanh nghiệp có thể dễ dàng bổ sung, điều chỉnh thông tin, dữ liệu một cách hợp lý và kịp thời nhất mỗi khi hệ thống hoặc các bên liên quan được thay đổi, cập nhật. Ví dụ, theo quy trình kế toán tài chính erp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, khi có những thay đổi mới về quy định hoặc thông báo, doanh nghiệp sẽ cập nhật ngay thông tin qua thông tin erp, dữ liệu mới rất đơn giản, nhanh chóng nhưng phương pháp cực kỳ chính xác.
Hỗ trợ lập kế hoạch chính xác và hiệu quả
Việc ứng dụng erp trong doanh nghiệp giúp ích rất nhiều cho việc xem xét, tính toán và dự đoán những khả năng có thể xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp – hoạt động sản xuất. Từ đó, doanh nghiệp có thể hoạch định chính xác và hiệu quả các công việc, hoạt động quan trọng, cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Ví dụ, hệ thống erp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hoạch định chiến lược giá, khuyến mãi-chiết khấu, phương thức mua hàng hay tính toán hướng mua nguyên vật liệu, thiết lập mô hình sản xuất tối ưu,… ứng dụng erp hỗ trợ lập kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa sai sót trong việc giải quyết các hoạt động sản xuất, kinh doanh và mua hàng.
Đồng bộ hóa dữ liệu trong một hệ thống
Bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận tiếp thị, nhóm bán hàng và các bộ phận khác của công ty có dữ liệu độc lập của riêng họ. Doanh nghiệp khi tiến hành rà soát, kiểm tra chắc chắn sẽ gặp rất nhiều khó khăn, rắc rối như: không xác định được chính xác bộ phận, bộ phận nào chịu trách nhiệm về sai sót, không tổng hợp được đầy đủ, đủ số liệu hoặc không thể tổ chức hoàn chỉnh. quản lý dữ liệu, v.v. Thông qua ứng dụng erp trong kinh doanh, chúng ta có thể dễ dàng tập trung toàn bộ dữ liệu của nhiều phòng ban, bộ phận trong công ty vào một cơ sở dữ liệu quản lý chung. Từ đó, mọi nhân viên, phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin, kiểm tra, đối chiếu với nhau một cách chính xác, minh bạch và thuận tiện nhất có thể.
Chuẩn hóa tất cả thông tin về nhân sự kinh doanh
Sẽ dễ dàng hơn nhiều để kiểm soát tất cả thông tin về mọi người trong công ty nếu tất cả dữ liệu về mọi người ở cùng một nơi. Doanh nghiệp sẽ thực hiện các nghiệp vụ cho nhân viên, như tính lương – thưởng, quản lý – phân công vị trí,… nhanh chóng và hiệu quả hơn. Một bất lợi khác nếu doanh nghiệp quản lý nhân sự theo cách thủ công là tính chính xác của giờ làm – nghỉ. Đôi khi, bộ phận nhân sự có một số kiểm soát không được tuân thủ nghiêm ngặt, có thể tạo ra rất nhiều sai lầm về lâu dài. Với việc ứng dụng erp doanh nghiệp trong quản lý nhân sự doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ tránh được lỗi điều khiển thủ công này.
Hỗ trợ kế toán chính xác
Đối với những doanh nghiệp lưu trữ tài liệu kế toán – tài chính trên giấy và file excel ngoại tuyến (offline), nếu muốn đối chiếu và đối chiếu, doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi phải đối chiếu vô số trên giấy bằng tay và phức tạp hoặc có được so sánh với các con số không được cập nhật thường xuyên trong các tệp excel ngoại tuyến. Nếu các số liệu kế toán tài chính này được lưu trữ trên giấy, số lượng sẽ trở nên khổng lồ theo năm tháng, chất lượng giấy và mực in không thể đảm bảo đầy đủ. Ngay cả khi làm việc với các tệp excel lưu trữ cũng có thể trở nên khó khăn trong một số trường hợp khi lượng dữ liệu được lưu trữ mỗi năm quá lớn. Với việc ứng dụng ERP trong kinh doanh, dữ liệu kế toán – tài chính được lưu trữ trong hệ thống, giúp giảm thiểu sai sót, thiếu hụt và nhầm lẫn khi lưu trữ trên giấy và file excel ngoại tuyến.
Giúp tổng hợp tất cả thông tin khách hàng
Trong các ứng dụng doanh nghiệp của ERP, đơn đặt hàng của mỗi khách hàng được chuẩn hóa theo một quy trình tự động duy nhất:
– Đầu tiên là khi người bán nhận được đơn đặt hàng.
– Tiếp theo, đơn hàng sẽ được doanh nghiệp đóng gói và giao cho khách hàng.
– Cuối cùng đã đến lúc bộ phận tài chính xuất hóa đơn.
Tất cả thông tin khách hàng sẽ được ghi lại và chuẩn hóa trên một nguồn sự thật duy nhất. Việc chuẩn hóa này sẽ giúp doanh nghiệp có nhiều nguồn thông tin chính xác và đầy đủ hơn.
Không chỉ vậy, phần mềm erp có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi đơn hàng đồng thời tạo ra sự gắn kết và phối hợp giữa các bộ phận bán hàng, bộ phận kho và đội giao hàng giữa các địa điểm và địa điểm.
Giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tăng năng suất
phần mềm erp có khả năng mô đun hóa, lập kế hoạch và quản lý sản xuất của doanh nghiệp. Được trang bị thông tin và dữ liệu chính xác, rõ ràng, các công ty sản xuất có thể nhanh chóng xác định và loại bỏ sự kém hiệu quả trong quá trình sản xuất.
Nếu doanh nghiệp không áp dụng phần mềm erp và lập kế hoạch sản xuất một cách thủ công thì rất dễ dẫn đến việc doanh nghiệp đánh giá sai, dẫn đến nhiều bất lợi – sơ hở trong quá trình sản xuất. Chính những lỗ hổng này sẽ làm cho đặc tính công suất của máy móc thiết bị và năng suất, hiệu quả của người lao động không đạt hiệu quả tối ưu.
Nói cách khác, ứng dụng của erp là thực hiện hệ thống kế hoạch để sản xuất hiệu quả hơn, từ đó doanh nghiệp có thể giảm giá thành sản phẩm của từng sản phẩm, giúp doanh thu và lợi nhuận ngày càng cao.
Mô hình erp hoạt động như thế nào đối với doanh nghiệp?
Các doanh nghiệp thường quan tâm đến kết quả đầu tư hoặc lợi tức đầu tư và hỏi khi nào và bao nhiêu họ có thể thu được lợi nhuận từ một sai lầm? Vì vậy việc lựa chọn một mẫu xe erp phù hợp là vô cùng quan trọng.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công ty tư vấn cung cấp phần mềm erp giá rẻ cho doanh nghiệp, tuy nhiên việc lựa chọn phần mềm không chỉ dựa vào giá cả mà còn phải tuân thủ các tiêu chí chính sau:
Đặt nhu cầu và mục tiêu
Doanh nghiệp lập danh sách những gì họ cần và muốn trước khi triển khai hệ thống erp và viết ra các tính năng “phải có” trong quá trình sản xuất.
Nhận lời khuyên từ nhiều nguồn
Có sẵn từ các đơn vị tư vấn giải pháp erp, blog công nghệ, … nhưng nếu có thể, doanh nghiệp nên trao đổi trực tiếp với những người sử dụng hệ thống erp, những người có những nhận xét từ dịch vụ đến quá trình cài đặt xác thực nhất, những lưu ý cần thiết khi sử dụng các vấn đề hoặc kết quả sau sử dụng hệ thống erp.
Thành lập quỹ đầu tư của riêng mình và lập kế hoạch triển khai thực tế
Đầu tư vốn cá nhân vào erp là tối ưu, sau đó các công ty cần dự đoán các chi phí ẩn, chẳng hạn như chi phí vận hành, chi phí nâng cấp, chi phí nhân lực …
phần mềm erp là tương lai của quản lý kinh doanh
Triển khai phần mềm erp cho doanh nghiệp, trọng tâm là cải tiến và phát triển hệ thống nội bộ của công ty, những người gắn bó, áp dụng để đạt hiệu quả cao. Để hiện thực hóa giá trị quốc tế hóa, nhưng vẫn duy trì hình thức hoặc mô hình của một doanh nghiệp Việt Nam, việc lựa chọn đơn vị thực hiện erp cần phải được nghiên cứu kỹ lưỡng. Tuy thời gian thực hiện có thể kéo dài hàng tháng đến hàng năm nhưng giá trị mà nó mang lại cho doanh nghiệp trong tương lai là vô cùng lớn.
Bạn có thể tham khảo odoo , phần mềm erp mã nguồn mở, phù hợp để tùy chỉnh, đáp ứng mọi nhu cầu về sự khác biệt của mọi doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực. Nếu bạn cần tư vấn hãy liên hệ với magenest để được hỗ trợ triển khai odoo nhé!
