Scan hồ sơ xin việc để làm gì? Công dụng của việc scan hồ sơ
1. Quét đơn xin việc là gì?
Để hiểu quét công việc là gì, trước tiên hãy hiểu từ “quét”. Scan được hiểu là việc chuyển giấy tờ, dữ liệu, tài liệu (tạp chí, hợp đồng, văn bản…) hay thậm chí là hình ảnh trên giấy dưới dạng hình ảnh, dữ liệu, tệp tin lưu trữ trên máy tính hoặc smartphone thông qua các công cụ hỗ trợ là máy scan, máy in hoặc scan. máy tính thông qua ứng dụng điện thoại thông minh.
Đặc biệt khi tài liệu được quét có chứa văn bản, bạn có thể sử dụng phần mềm ký tự quang học để chuyển đổi nó thành văn bản có thể chỉnh sửa.
Vì vậy, đơn xin việc là nơi bạn lấy thông tin và dữ liệu từ các tài liệu bản cứng có sẵn như đơn xin việc, thư xin việc, sơ yếu lý lịch, v.v. và biến nó thành dữ liệu. “Hầu như” trên máy tính của bạn để gửi hồ sơ của bạn cho nhà tuyển dụng trực tuyến.
2. Sử dụng sơ yếu lý lịch được quét
– Lưu trữ dữ liệu, giấy tờ quan trọng
Các tệp trong sơ yếu lý lịch của bạn phải được bảo mật và có thể dễ dàng tìm kiếm để trong trường hợp dữ liệu gốc bị mất, bạn vẫn có thể khôi phục các tệp đó. Đối với những bản sơ yếu lý lịch, bạn cần lưu lại thông tin để sử dụng sau này, hoặc khi công ty yêu cầu bạn cung cấp bản gốc và bạn không còn giữ những thông tin quan trọng nữa. Ngoài ra, nhà tuyển dụng có thể quản lý hồ sơ điện tử của bạn một cách thuận tiện và tiết kiệm chi phí.
– Thông tin được bảo mật tuyệt đối
Việc lưu trữ thông tin ứng tuyển qua bản scan hoặc một số mã truy cập an toàn với nội dung quan trọng giúp bảo mật thông tin của người dùng. Hình ảnh được quét và lưu trữ dưới dạng tài liệu pdf với chữ ký số cực kỳ an toàn.
– Dễ dàng tìm kiếm thông tin và tệp hồ sơ
Bằng cách chuyển tài liệu từ bản điện tử sang tệp trên máy tính, bạn có thể sắp xếp thông tin theo cách đơn giản, thuận tiện và hiện đại hơn.
3. Cách quét sơ yếu lý lịch
Thông thường, bạn có thể đến studio ảnh để scan, nhưng nếu bạn đã có máy scan ở nhà và chưa cài đặt phần mềm in, bạn có thể làm theo các bước dưới đây:
– Tải phần mềm softi scan to pdf và chọn chuẩn scan trong ô select scanner. Sau đó chọn 200 ở ô dpi và chọn màu phía sau ô dpi và tích vào ô trước dòng hộp thoại Show Scanner. Cuối cùng nhấn nút Scan, nhấn Preview and Scan để chọn hoặc điều chỉnh vùng tài liệu được quét. Nhấn nút để xoay tài liệu sơ yếu lý lịch theo chiều dọc (theo chiều dọc từ trên xuống). Quét các trang tài liệu và nhấp vào nút lưu pdf để lưu tệp.
– Tạo file ảnh: Đối với tài liệu ảnh, bạn có thể dùng photoshop scan và tạo file ảnh, hoặc chia theo chủ đề rồi scan và lưu thành file pdf, cách làm tương tự như trên. Để chạy photoshop, click file, chọn import, chọn wia, chọn chế độ scan màu và giữ nguyên độ phân giải 200 hoặc có thể tăng lên.
4. Những yếu tố cần thiết để gửi email bản scan hồ sơ xin việc
Để để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và nhận được sự đánh giá của nhà tuyển dụng, ứng viên cần chuẩn bị đầy đủ thông tin cá nhân theo yêu cầu của nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, người tìm việc nên nhớ chuẩn bị sơ yếu lý lịch của họ bằng cách quét nó. Vì vậy, bạn cần có những thông tin cơ bản sau:
– cv cover letter và cover letter: Cách scan cv cover letter và cover letter tương tự như bản gốc. Nội dung được trình bày ngắn gọn, cô đọng nhưng vẫn đầy đủ thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, các chứng chỉ đã đạt được… mọi thứ nên được hiển thị qua khoảng 2 mặt. trang a4, nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi.
– Thư xin việc: Giống như sơ yếu lý lịch, thư xin việc là một trong những phần thông tin cần thiết trong hồ sơ xin việc của người tìm việc. Cách scan sơ yếu lý lịch đòi hỏi ứng viên phải biết cách trình bày và cách scan thông tin để mang lại hiệu quả tốt nhất.
Đây được coi là 2 thông tin cơ bản nhất mà một số ứng viên cần có trong hồ sơ trực tuyến. Ngoài ra, theo yêu cầu của nhà tuyển dụng, ứng viên cũng có thể chuẩn bị thêm những giấy tờ sau:
– Quét các bằng cấp và chứng chỉ đã đạt được trong quá khứ.
– Bảng điểm và Kết quả học tập trong một.
Xin lưu ý rằng để thể hiện tính chuyên nghiệp và tránh nhầm lẫn trong quá trình quét hồ sơ hoặc gửi email, trước khi gửi ứng viên, vui lòng chuyển tệp thông tin cần quét sang định dạng pdf, sau đó giải nén và đặt tên của riêng bạn. Với những hình thức này, nhà tuyển dụng sẽ không phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin về ứng viên.
5. Nộp hồ sơ xin việc qua email cần chú ý điều gì?
Để tạo ấn tượng tốt ban đầu với nhà tuyển dụng, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh là vô cùng quan trọng và cần thiết. Ngoài ra, có một số điều cần lưu ý, chẳng hạn như bản demo và bản trình diễn. Bằng cách quét sơ yếu lý lịch, nhà tuyển dụng sẽ tự nhiên đánh giá cao nó. Những cân nhắc cụ thể khi gửi đơn xin việc qua email là:
– Tiêu đề email: Đây là yếu tố đầu tiên nhà tuyển dụng đánh giá bạn. Một tiêu đề ngắn gọn, chuyên nghiệp, được trình bày theo cú pháp cụ thể chắc chắn có thể đánh giá ứng viên là người nguyên tắc và trách nhiệm khi đến gặp nhà tuyển dụng.
-Nội dung email: Tất nhiên, bạn không thể gửi một email trống mà không gửi nó, bạn chỉ có thể đính kèm tệp sơ yếu lý lịch của mình. Vì nhà tuyển dụng sẽ không bao giờ để ý nên tất nhiên cơ hội được phỏng vấn sẽ bằng không.
Cách tiếp cận tốt nhất là giữ cho thông điệp của bạn ngắn gọn và phù hợp với vị trí bạn đang ứng tuyển. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lấy nội dung thư xin việc của người tìm việc mà không cần mở tệp đính kèm.
– Gửi sơ yếu lý lịch của bạn ở định dạng (pdf): Như đã đề cập ở trên, khi gửi sơ yếu lý lịch của bạn dưới dạng tệp word, hãy tránh mắc phải những lỗi không đáng có có thể khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn không chuyên nghiệp. Đơn xin việc online định dạng pdf sẽ giúp không làm lệch nội dung thông tin trong sơ yếu lý lịch. Ngay cả những thao tác đơn giản cũng có thể chứng minh rằng bạn là một ứng viên rất tỉ mỉ và tận tâm, chú ý đến từng chi tiết trong công việc bạn làm.
Trên đây là bộ tài liệu mình chia sẻ để scan hồ sơ xin việc, có công dụng gì? và các tập tin để quét. Hi vọng những thông tin tôi cung cấp sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ và scan hồ sơ một cách thuận lợi nhất!