Request for Information RFI là gì? Khi nào nên sử dụng RFI? | CareerLink.vn
RFI là gì? RFI là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Request for Information, nghĩa là yêu cầu cung cấp thông tin. RIF thường được sử dụng để thu thập thông tin về sản phẩm, dịch vụ hoặc nhà cung cấp. RFI là đơn yêu cầu thường do khách hàng viết và gửi đến các nhà cung ứng.
mục đích của rfi là gì?
tại sao khách hàng cần viết rfi (yêu cầu cung cấp thông tin) và gửi cho nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ? nói cách khác, mục đích của rfi là gì?
kiến thức bổ sung về sản phẩm
mục đích đầu tiên và quan trọng nhất của rfi là bổ sung kiến thức về sản phẩm. rõ ràng hơn, rfi giúp khách hàng (cá nhân hoặc tổ chức) bổ sung thông tin cần thiết về sản phẩm ở các khía cạnh như thông số kỹ thuật, yêu cầu sử dụng, lựa chọn mua hàng …
Điều này được thực hiện nhanh chóng và rất dễ dàng. Nhờ có rfi, khách hàng sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí đánh giá nhà cung cấp mà vẫn đạt được hiệu quả như mong muốn.
so sánh mức độ tiềm năng giữa các nhà cung cấp
Khi khách hàng viết một RFI và gửi cho nhà cung cấp, họ muốn xem lại phản hồi của nhà cung cấp để so sánh và thu hẹp danh sách các nhà cung cấp tiềm năng. điều này giúp khách hàng có thêm cơ sở để cân nhắc lựa chọn đối tác phù hợp hơn.
thu thập thông tin làm cơ sở cho các bước tiếp theo
Rfi thường được sử dụng để thu thập thông tin nhằm giúp đưa ra quyết định về các bước tiếp theo. vì vậy hiếm khi coi rfi là giai đoạn cuối cùng, tiếp theo là rfp (yêu cầu đề xuất), rft (yêu cầu cung cấp) và rfq (yêu cầu báo giá).
do đó, thông tin sản phẩm được thu thập từ rfi sẽ là cơ sở để tạo rfp, rft và rfq.
sử dụng như một lời mời đến nhiều nhà cung cấp
Ngoài các mục đích trên, một mục đích phổ biến khác của rfi là được sử dụng như một lời mời đến nhiều nhà cung cấp tiềm năng cùng một lúc. điều này giúp gắn kết tâm trí của các nhà cung cấp, phát triển chiến lược và tạo cơ sở dữ liệu cho giai đoạn mua hàng tiếp theo.
rfi là quá trình thu thập thông tin từ các nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ tiềm năng. rfi được viết bởi khách hàng và gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng.
khi nào sử dụng rfi?
thực ra rfi được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. như trong việc mua các đơn hàng lớn trong lĩnh vực công nghệ thông tin, quảng cáo hay trong ngành xây dựng…
ngoài ra, rfi cũng có thể được sử dụng trong các trường hợp cần hỗ trợ lựa chọn các công cụ để hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (erp). đây là phân tích cụ thể về những gì rfi nên được sử dụng cho:
sử dụng rfi trong công nghệ thông tin
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, RFI thường được sử dụng trong trường hợp khách hàng mua phần mềm từ nhà cung cấp. hầu hết các phần mềm đều được sử dụng lâu dài nên các cá nhân hoặc tổ chức cần đảm bảo chọn đúng nhà cung cấp phần mềm uy tín và chất lượng.
Tại thời điểm này, khách hàng sẽ viết một RFI để gửi cho nhà cung cấp với nội dung yêu cầu bao gồm: cách sử dụng phần mềm, các tùy chọn quản lý phần mềm, các tính năng tích hợp giữa phần mềm đó với phần mềm hoặc phần cứng khác…
sử dụng rfi trong xây dựng
Trong xây dựng, các nhà thầu thường gửi RFI cho nhà thiết kế kiến trúc, khách hàng, nhà thầu phụ. cũng có trường hợp nhà thầu phụ gửi rfi cho nhà thầu chính.
Nội dung rfi thường là các câu hỏi liên quan đến vật liệu, quy cách xây dựng, bản vẽ thiết kế, tiêu chuẩn xây dựng hoặc thông tin chi tiết về hợp đồng …
sử dụng rfi trong quảng cáo
Ngoài lĩnh vực công nghệ thông tin và xây dựng, RFI cũng thường được sử dụng để đánh giá các đại lý quảng cáo. nội dung thường là khách hàng trong một lĩnh vực cụ thể, thế mạnh so với các nhà cung cấp khác …
sử dụng rfi trong đánh giá phần mềm erp
một cá nhân hoặc tổ chức muốn sử dụng phần mềm erp cũng có thể sử dụng rfi. rfi trong trường hợp này, bạn phải xác định các tiêu chí liên quan đến những gì bạn cần trong hệ thống erp của mình.
ví dụ: các tiêu chí trong hệ thống erp về kế toán, sản xuất và quản lý hàng tồn kho, quản lý bán hàng hoặc công nghệ cho bộ phận nhân sự…
phân biệt rfi, rfp và rfq
hầu hết những người không hiểu đầy đủ rfi là gì thường nhầm lẫn thuật ngữ này với rfp và rfq. rfp (yêu cầu cung cấp) và rfq (yêu cầu báo giá) có hình thức tương tự như rfi, nhưng khác nhau về trường hợp sử dụng và nội dung của chúng. cụ thể là:
rfi thường là giai đoạn bắt đầu, được sử dụng để yêu cầu thông tin sản phẩm chung để xác định xem nên gửi rfp hay rfq cho nhà cung cấp. tức là sau khi xem xét phản hồi rfi của nhà cung cấp, nếu họ thực sự có ý định mua thì cá nhân / tổ chức đó sẽ tiếp tục gửi rfp (yêu cầu chào hàng) hoặc rfq (yêu cầu báo giá).
rfp (lời mời đấu thầu) là một tài liệu chỉ rõ những gì khách hàng đang tìm kiếm và quan tâm. trong nội dung của rfp có mô tả các tiêu chí đánh giá cho từng đề xuất của nhà cung cấp. rfp thường được sử dụng trong quy trình đấu thầu liên nhà cung cấp và được sử dụng sau giai đoạn rfi vì nó cụ thể hơn.
rfq (yêu cầu báo giá) là tài liệu thông báo giá cả của sản phẩm hoặc dịch vụ. nó tương tự về nội dung với rfp nhưng có bản chất cụ thể hơn, đặc biệt là về chỉ số và tiêu chí có thể thương lượng.
Bài viết trước đã cung cấp cho người đọc cái nhìn tổng quan về rfi là gì, mục đích và các trường hợp sử dụng của nó. Mong rằng nội dung bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích.
pha lê
