Công văn 283/VTLTNN-NVTW hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
Ban Quốc tế Ban Văn thư và Lưu trữ Nhà nước-
Độc lập Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam-Tự do-Hạnh phúc-
số: 283/vtltnn-nvtw v/v ban hành hướng dẫn biên tập văn bản hành chính
Hà Nội, ngày 19 tháng 5 năm 2004
Kính gửi:
– Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; – Các tỉnh, thành phố của Đài Loan.
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo quy định tại Quyết định số 177/2003/qd-ttg ngày 01 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chính phủ. văn thư và quản lý văn thư;
Căn cứ Điều 10 Nghị định số 111/2004/nĐ-cp ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Quy chế Lưu trữ quốc gia;
%3Cp%3E%E4%B8%BA%E6%9B%B4%E6%AD%A3%E5%90%84%E7%BA%A7%E5%8E%86%E5%8F%B2%E6%A1%A3%E6%A1%88%E5%92%8C%E5%9B%BD%E5%AE%B6%E6%9C%BA%E5%85%B3%E3%80%81%E7%A4%BE%E4%BC%9A%E6%94%BF%E6%B2%BB%E7%BB%84%E7%BB%87%E3%80%81%E7%A4%BE%E4%BC%9A%E7%BB%84%E7%BB%87%E3%80%81%E7%A4%BE%E4%BC%9A%E4%B8%93%E4%B8%9A%E7%BB%84%E7%BB%87%E7%9A%84%E7%8E%B0%E8%A1%8C%E6%A1%A3%E6%A1%88%E4%B8%AD%E7%9A%84%E8%A1%8C%E6%94%BF%E6%96%87%E4%BB%B6+%E4%BC%81%E4%B8%9A%E3%80%81%E7%BB%8F%E6%B5%8E%E7%BB%84%E7%BB%87%E3%80%81%E4%BA%BA%E6%B0%91%E6%AD%A6%E8%A3%85%E5%8A%9B%E9%87%8F%E5%8D%95%E4%BD%8D%EF%BC%88%E4%BB%A5%E4%B8%8B%E7%AE%80%E7%A7%B0%E6%9C%BA%E5%85%B3%E5%92%8C%E7%BB%84%E7%BB%87%EF%BC%89%E5%9C%A8%E5%85%A8%E5%9B%BD%E8%8C%83%E5%9B%B4%E5%86%85%E7%A7%91%E5%AD%A6%E7%BB%9F%E4%B8%80%E5%BC%80%E5%B1%95%EF%BC%8C%E5%9B%BD%E5%AE%B6%E6%A1%A3%E6%A1%88%E9%A6%86%E6%80%BB%E5%B1%80%E9%9A%8F%E6%9C%AC%E5%85%AC%E6%96%87%E5%8F%91%E5%B8%83%E3%80%8A%E8%A1%8C%E6%94%BF%E6%96%87%E4%BB%B6%E8%B0%83%E6%95%B4%E6%8C%87%E5%8D%97%E3%80%8B%E3%80%82+%3C%2Fp%3E
Để phổ biến rộng rãi hướng dẫn này, Cục Lưu trữ Quốc gia đề nghị các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương sao chụp hướng dẫn này đến các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh về Cục Lưu trữ Quốc gia để cùng phối hợp giải quyết./. /.
Nơi tiếp nhận: -như trên; – Bộ trưởng Bộ Nội vụ (b/c); – Văn phòng Quốc hội; – Văn phòng Chủ tịch nước; – Viện kiểm sát nhân dân tối cao; – Tòa án nhân dân tối cao; – cơ quan TƯ của công đoàn; – lưu trữ vp tw đảng; – trưởng các vụ (4 người); – các đơn vị cấp vụ; – lưu vt, nvtw (5).
Cục trưởngCục trưởng Cục Văn thư Nhà nước dương văn khảm
Mô tả
Quản lý Văn thư Hành chính (theo Ấn phẩm Lưu trữ Quốc gia số 283/vtltnn-nvtw ngày 19/5/2004)
Tôi. Hướng dẫn chung
1. Đối tượng và phạm vi áp dụng
– Hướng dẫn này áp dụng cho việc soạn thảo chữ Quốc ngữ hoặc văn bản hành chính hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan và tổ chức) Vị trí của kho lưu trữ lịch sử các cấp và kho lưu trữ hiện có của cơ quan, tổ chức.
– Các hướng dẫn này có thể được sử dụng khi soạn thảo các văn bản hành chính, văn bản khoa học và công nghệ, văn bản kiến thiết, nhân thân của Pháp thời Pháp thuộc ở Việt Nam và Đông Dương, tuy nhiên các loại văn bản cần được sửa đổi theo đặc điểm riêng .
– Hướng dẫn này không bao gồm tài liệu phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh và các tập tin trên các phương tiện khác.
2. Khái niệm, Mục đích, Yêu cầu chỉnh sửa
a) Khái niệm:
Chỉnh lý tài liệu là việc sắp xếp lại tài liệu theo một sơ đồ phân loại khoa học, trong đó lập hồ sơ hoàn chỉnh về việc chỉnh lý, phục chế, tạo mới; khẳng định giá trị; hệ thống hóa hồ sơ, tư liệu, tạo công cụ tra cứu phông hoặc khối tài liệu để được chỉnh sửa.
b) Mục đích:
– Điều chỉnh các tệp, phông tệp hoặc khối tệp một cách khoa học để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, bảo quản, phát triển và sử dụng tệp;
– Loại trừ tài liệu hết giá trị khỏi bị tiêu hủy, từ đó góp phần sử dụng có hiệu quả kho tàng, trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
c) Yêu cầu:
Tuỳ theo đặc thù của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ, cơ sở vật chất) và hoàn cảnh của văn bản cần chỉnh sửa (mức độ phân tích, phân loại, lập hồ sơ) mà chỉnh sửa toàn bộ hoặc từng phần của cá nhân giai đoạn (điều chỉnh ban đầu).
Tài liệu được chỉnh sửa phải đáp ứng các yêu cầu sau:
– Phân loại và hoàn thiện hồ sơ;
-Xác định thời hạn lưu giữ của hồ sơ, tài liệu đối với Lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần đưa ra tiêu hủy vào Lưu trữ lịch sử;
– Hồ sơ và tài liệu có hệ thống;
– Thiết lập các công cụ tìm kiếm: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và các công cụ tìm kiếm khác để quản trị và sử dụng;
– Lập danh mục các tệp hết hạn để tiêu hủy.
3. Nguyên tắc quản trị:
– Không phân phối các phông chữ lưu trữ. Hồ sơ của từng đơn vị tạo thành phông phải được sắp xếp riêng;
– Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh lý, hoàn thiện, phục hồi, lập hồ sơ mới) phải tôn trọng trình tự theo dõi, giải quyết công việc, tôn trọng thể thức của văn bản.
– Văn bản được chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của cơ quan, tổ chức làm ra văn bản đó; mối quan hệ logic và lịch sử của văn bản.
Hai. Sẵn sàng sửa sai
1. Gửi tệp
– Đối với các kho lưu trữ lịch sử và hiện hành có bộ phận quản lý kho riêng và bộ phận quản lý hồ sơ riêng thì phải giao nhận hồ sơ khi xuất hồ sơ từ kho ra để chỉnh lý. Số lượng tệp được phân phối theo cách có giá; đặc biệt là các phông chữ hoặc khối tệp được ghi sẵn, phải chỉ ra logarit, lưới và bản ghi hoặc đơn vị lưu trữ.
– Giao nhận tài liệu phải lập thành biên bản theo mẫu đính kèm (Phụ lục 1).
2. Dọn dẹp ban đầu và vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh sửa
Để hạn chế nguy hiểm cho người vận hành từ bụi bẩn của tài liệu, trước khi chỉnh sửa, tài liệu cần được làm sạch sơ bộ, dùng chổi phù hợp để loại bỏ bụi bám trên bìa hồ sơ, hộp hoặc bìa hồ sơ. Đóng gói các tệp và thả chúng vào từng thư mục.
Khi vệ sinh, vận chuyển tài liệu cần lưu ý tránh làm xáo trộn việc sắp xếp các cặp, thùng, kiện và để tài liệu, cặp hồ sơ trong từng cặp, hộp, túi, đồng thời không để tài liệu bị hư hỏng.
3. Khảo sát tài liệu
a) mục đích, yêu cầu
—Mục đích của việc khảo sát tài liệu là nhằm thu thập các thông tin cần thiết về tình trạng của phông hoặc khối tài liệu cần chỉnh lý, làm cơ sở cho việc xây dựng văn bản hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch và tiến hành thu thập, tập hợp các khóa còn thiếu văn bản bổ sung phông và chỉnh sửa văn bản đáp ứng yêu cầu Nghiệp vụ.
– Việc tra cứu tài liệu là cần thiết để xác định rõ các vấn đề sau:
+ tên phông; thời hạn: thời gian sớm nhất và gần nhất của phông hoặc văn bản trong khối văn bản cần soạn thảo;
+ Số lượng tài liệu cần đính chính: đơn giá tính bằng mét; logarit, số gói hồ sơ, số lượng hồ sơ, đơn vị lưu trữ (đối với hồ sơ đã lập lần đầu);
+Thành phần hồ sơ: Hồ sơ hành chính bao gồm những loại hồ sơ nào và những hồ sơ chính nào; ngoài ra hồ sơ cần biên tập có những hồ sơ gì về phông, khối (hồ sơ kỹ thuật, phim ghi hình…);.. .
+Nội dung văn bản: văn bản của đơn vị hoặc lĩnh vực hoạt động; những lĩnh vực, vấn đề chính, sự kiện quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông được phản ánh trong văn bản;
+ Trạng thái font hoặc docblock đang được chỉnh sửa:
Không đủ số lượng phông chữ hoặc khối tài liệu;
Mức xử lý nghiệp vụ: phân loại, ghi nhận, định giá trị…;
Tình trạng vật lý của phông chữ hoặc khối tài liệu;
Hiện trạng + công cụ thống kê, tra cứu.
b) Chương trình:
Bước 1: Đơn vị, cá nhân nghiên cứu bàn giao biên bản cuộc họp đã lưu trữ, ghi mục lục, tài liệu, nắm bắt bước đầu thông tin tài liệu.
Bước 2: Xem trực tiếp khối tài liệu. Nếu có nhiều người tham gia, hãy giao cho mỗi người một bảng câu hỏi.
Bước 3: Thu thập thông tin và viết báo cáo kết quả theo đề cương đính kèm (Phụ lục 2).
4. Thu thập, bổ sung tài liệu
Qua kiểm tra tài liệu, nếu thấy thiếu sót các yếu tố về phông chữ của tài liệu, cần thu thập bổ sung trước khi chỉnh sửa. Phạm vi và thành phần của việc thu thập và tài liệu bổ sung được xác định bởi các yếu tố sau:
– Mục đích, yêu cầu và phạm vi của văn bản cần chỉnh lý;
-Báo cáo phát hiện tập tin;
– Chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức – nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận, bộ phận và các cá nhân có liên quan tạo nên bối cảnh;
– Đăng ký văn bản đến, văn bản đi;
——Phiếu tiếp nhận văn bản gửi, nhận của các đơn vị, bộ phận, cá nhân (nếu có).
Các nguồn tài liệu khác: người phụ trách cơ quan, đơn vị; đơn vị, cá nhân được phân công đảm nhiệm; cán bộ đã nghỉ hưu, chuyển công tác; cơ quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức cấp dưới…
5. Viết sổ tay sửa đổi và lên kế hoạch sửa chữa
5.1. Biên soạn lịch sử các đơn vị hình thành phông chữ và lịch sử phông chữ
Lịch sử đơn vị hình thành phông chữ là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông chữ hoặc khối tài liệu.
Lịch sử phông chữ là bản tóm tắt trạng thái và đặc điểm của phông chữ tài liệu.
—Lịch sử của các đơn vị hình thành và lịch sử của hình tượng phải được biên soạn chi tiết và đầy đủ tại thời điểm biên soạn lần đầu, các lần chỉnh sửa sau chỉ cần bổ sung những thay đổi về tổ chức và hoạt động của các đơn vị hình tượng và thông tin khối tài liệu được sửa đổi cho mục đích này:
+ làm cơ sở xây dựng phương án điều chỉnh phù hợp;
+ Làm cơ sở để biên soạn các sổ tay nghiệp vụ cụ thể, như: hướng dẫn phân loại, lưu trữ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và lập kế hoạch phân loại tài liệu;
+ Giúp những người tham gia soạn thảo hiểu được lịch sử, hoạt động của các đơn vị tạo nên phông chữ và tình trạng của phông chữ hay khối văn bản đang được soạn thảo.
– Khi viết các văn bản này cần tham khảo các đơn vị và tài liệu liên quan đến phông chữ sau:
+ Các văn bản điều chỉnh mối quan hệ giữa các đơn vị sản xuất kiểu chữ, lề lối làm việc và hệ thống thủ tục giấy tờ;
+ Hồ sơ luân chuyển văn bản; kho lưu trữ và danh mục hồ sơ giao nộp, bảo quản; sổ thống kê văn bản và sổ đăng ký văn bản đến, văn bản đi;
+ Báo cáo kết quả tìm kiếm tệp;
+Các tài liệu liên quan khác.
– Ngoài ra, có thể thu thập các thông tin cần thiết từ cán bộ cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức.
Lịch sử các đơn vị nét chữ và lịch sử các nét chữ có thể được biên soạn riêng rẽ hoặc tổng hợp, gồm 2 phần, chi tiết xem đề cương biên soạn đính kèm (Phụ lục 3).
p>
5.2. Biên soạn hướng dẫn phân loại và giới thiệu
Hướng dẫn phân loại và định hình là hướng dẫn phân chia tài liệu phông chữ hoặc tài liệu khối cần chỉnh sửa thành các nhóm lớn, vừa và nhỏ theo sơ đồ. Một số phân loại nhất định và giải phẫu phương pháp luận; phục vụ như là cơ sở để phân loại, lập tài liệu và hệ thống hóa toàn bộ hồ sơ phông chữ cho một tài liệu bởi những người tham gia vào quá trình biên tập.
Lược đồ phân loại tài liệu là các lược đồ nhóm tài liệu và sắp xếp các nhóm tài liệu theo phông chữ.
Nội dung thủ công lưu trữ được phân loại
Hướng dẫn phân loại và lưu trữ bao gồm hai phần chính: Hướng dẫn phân loại tài liệu và Hướng dẫn tài liệu (kèm theo đề cương – Phụ lục 4)
a) Phần 1. Nguyên tắc phân loại tài liệu
Phần này chứa các lược đồ phân loại tài liệu và hướng dẫn cụ thể về quy trình chia tài liệu phông chữ hoặc khối tài liệu cần soạn thảo thành các nhóm lớn, trung bình và nhỏ, đặt tài liệu vào nhóm thích hợp.
– Việc lựa chọn, xây dựng sơ đồ phân loại tài liệu cho phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý dựa trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ. Kiểu chữ hoặc khối tài liệu hình ảnh thực tế, do nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử kiểu chữ và báo cáo kết quả tra cứu tài liệu; đồng thời theo yêu cầu tổ chức, sắp xếp, sử dụng tài liệu sau này. Tùy theo từng phông chữ, khối tài liệu cụ thể mà có thể lựa chọn một trong các cách phân loại tài liệu sau:
+ Phương án “Cơ cấu tổ chức-thời gian”: Áp dụng đối với hồ sơ do đơn vị hình thành, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, phòng ban tương đối rõ ràng và ổn định;
+Tùy chọn “Tổ chức thời gian”: phù hợp với các tài liệu có tổ chức biến đổi của các đơn vị biểu đồ;
+ Tùy chọn “Khía cạnh thời gian công tác”: phù hợp với các tệp đơn vị phông chữ có cơ cấu tổ chức thay đổi nhưng chức năng nhiệm vụ tương đối ổn định;
+ Lựa chọn “Time-Active Party”: phù hợp với cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ thay đổi, file font-unit mập mờ, file font-unit hoạt động theo deadline;
+ Tùy chọn “Thời gian phát hành” và “Thời gian phát hành”: dành cho tài liệu có ít đơn vị phông chữ nhỏ; dành cho tài liệu lưu trữ cá nhân và bộ sưu tập tài liệu lưu trữ.
– Tùy thuộc vào sơ đồ phân loại đã chọn, Lớn, Trung bình và Nhỏ có thể như sau:
+ Theo phương án “cơ cấu tổ chức-thời gian”: cơ cấu tổ chức của đơn vị cấu thành phông;năm;phạm vi lớn hoặc nội dung hoạt động của đơn vị tổ chức;
+ Theo phương án “thời gian-cơ cấu tổ chức”: năm; cơ quan tổ chức của đơn vị hình thành phông chữ; lĩnh vực hoặc hoạt động chính của đơn vị tổ chức;
+ Theo phương án “thời gian hoạt động”: bên hoạt động; năm; diện tích lớn hoặc nội dung trong phạm vi hoạt động;
+ Theo phương án “thời gian-sự kiện”: năm; phương diện hoạt động; lĩnh vực tổ chức sự kiện quy mô lớn hoặc nội dung trong phạm vi sự kiện.
b) Mục 2. Hướng dẫn nộp hồ sơ
Nội dung hướng dẫn ứng dụng bao gồm:
– Chi tiết phương pháp thu thập văn bản, tài liệu theo các đặc điểm chính như số phát hành, tên tài liệu, tác giả, tổ chức mua bán, thời gian, kể cả phông, khối tài liệu không có tư liệu, không có tư liệu.
– Hướng dẫn chỉnh sửa và hoàn thiện file cấu hình cho các font chữ hoặc khối tài liệu đã được cấu hình nhưng còn sai, chưa đầy đủ (không đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ đề ra).
– Hướng dẫn viết tiêu đề hồ sơ:
Tiêu đề Phần mở đầu bao gồm các yếu tố thông tin cần thiết, phản ánh các văn bản có trong hồ sơ và nội dung của văn bản, nhưng cần ngắn gọn, rõ ràng, chính xác và được thể hiện bằng ngôn ngữ của văn bản cho phù hợp. Các thành phần thông tin cơ bản của tiêu đề tài liệu thường bao gồm: tên loại tài liệu, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian. Thứ tự của các yếu tố trên có thể khác nhau tùy theo loại bản ghi. Dưới đây là một số tiêu đề sơ yếu lý lịch điển hình:
+Kiểu tệp-tên-nội dung-thời gian-tác giả: Áp dụng cho các văn bản như chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của các cơ quan, ví dụ:
Bộ tài liệu này bao gồm các kế hoạch, kế hoạch và báo cáo công tác năm 1970.
Báo cáo Thực hiện Kế hoạch Quốc gia năm 1962 của Bộ Công nghiệp và Công nghệ Thông tin.
+Kiểu Tên-Tác giả-Nội dung-Thời gian: Áp dụng cho các bản ghi chương trình, kế hoạch, báo cáo đặc biệt, ví dụ:
Sau cải cách ruộng đất năm 1959, Bộ Nội vụ đã chấn chỉnh chương trình, kế hoạch, báo cáo của chính quyền các cấp.
+Hồ sơ (quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn…)-thời-tác giả: Áp dụng cho hồ sơ dùng làm hồ sơ cơ quan, ví dụ:
Bộ sưu tập tài liệu quý I năm 2002 của chính quyền tỉnh Vĩnh Phúc.
+Tài liệu Hội nghị (Hội thảo)-Nội dung-Tác giả (Người tổ chức hoặc Người điều hành)-Địa điểm-Thời gian: Thích hợp làm tài liệu cuộc họp, hội thảo, ví dụ:
Biên bản hội nghị tổng kết công tác năm 1980 của Cục Lưu trữ Nhà nước ngày 15/01/1981.
Tài liệu lưu trữ từ hội thảo sarbica về “Xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu”, do Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức, Hà Nội, 25-26 tháng 1 năm 1995.
+record-problem-place-time: Áp dụng cho loại bản ghi công việc có văn bản tương đối đầy đủ trong quá trình phân tích cú pháp công việc, ví dụ:
Hồ sơ vụ án nổ xe buýt tại xã Đại Bái, huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh ngày 2/5/2003.
Kỷ lục tăng lương năm 1998
+ hồ sơ – tên người: đối với hồ sơ nhân sự, vd:
Hồ sơ nguyễn văn a.
– Hướng dẫn sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ:
Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà chúng tôi viết hướng dẫn cụ thể về hồ sơ và sắp xếp hồ sơ trong từng loại hồ sơ theo trình tự nhất định, đảm bảo phản ánh đúng diễn biến của sự việc, quá trình, theo dõi và giải quyết vấn đề thực tế. .Sau đây là một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
+ theo số thứ tự và ngày văn bản: Dùng cho các bản ghi có tên loại văn bản là nội dung chính.
+ Theo tiến độ họp, hội thảo; theo trình tự theo dõi, thanh toán công việc: đối với hồ sơ họp, hội thảo; hồ sơ công việc.
+ Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo thứ tự abc… tên tác giả, nơi chốn: đối với những bản ghi văn bản có nhiều tác giả; các tác giả thuộc một cơ quan chủ quản hoặc các tác giả cùng cấp nhưng khác nơi ở, ví dụ:
Sách hướng dẫn bầu cử quốc hội 2002 cho các ban đảng, Quốc hội và Chính phủ. Trong tệp này, các văn bản được sắp xếp theo tầm quan trọng của tác giả văn bản.
Kế hoạch và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật tư kỹ thuật cho các tỉnh biên giới phía Bắc năm 1979 của các xí nghiệp trực thuộc Bộ Vật tư. Trong tệp này, văn bản được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái…Tên Công ty: Công ty Hóa chất, Công ty Kim khí, Công ty Thiết bị Phụ tùng, Công ty Dầu khí.
Báo cáo công tác tuyển sinh năm học 2001-2002 của các phòng giáo dục huyện, quận tỉnh Quảng Bình. Trong tài liệu này, các báo cáo được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái… Tên các phòng giáo dục huyện, thị: Phòng giáo dục huyện Buze, Phòng giáo dục thị trấn Tonghai, Phòng giáo dục huyện Lishui, Phòng giáo dục và đào tạo.Giáo dục huyện minh hóa…
5.3. Hướng dẫn xây dựng tài liệu đánh giá
-Sổ kiểm định tài liệu phải được viết chi tiết, cụ thể đối với phông tài liệu được chỉnh sửa lần đầu, các lần sau chỉ cần chỉnh sửa, bổ sung theo tình hình thực tế của khối tài liệu.
– Nội dung sổ tay xác định giá trị tài liệu gồm 2 phần chính: phần liệt kê các nhóm tài liệu thuộc phông cần lưu giữ, lưu giữ, xóa bỏ (dự kiến) và hướng dẫn cụ thể cách sử dụng để xác định giá trị tài liệu. xác định giá trị của từng hồ sơ đối với các bên tham gia chỉnh lý và Căn cứ xác định thời hạn lưu giữ (đề cương biên soạn đính kèm – Phụ lục 5).
– Căn cứ xây dựng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu bao gồm:
+ Nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị của tài liệu;
+Quy định của pháp luật về thời hạn lưu trữ tài liệu;
+ Lịch lưu trữ tài liệu như mẫu lịch lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ tài liệu của bộ, cơ quan (nếu có);
+ Gửi bản mô tả thành phần hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ các cấp;
+ Danh sách nộp hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thành phông chữ (nếu có);
+ Lịch sử đơn vị hình thành kiểu chữ và lịch sử kiểu chữ và hướng dẫn phân loại và lưu trữ;
+Bên cạnh đó, cần lấy ý kiến của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, đặc biệt là các nhà chuyên môn.
5.4. Kế hoạch điều chỉnh
%3Cp%3E%3Ci%3E%E4%BF%AE%E8%AE%A2%E8%AE%A1%E5%88%92%3C%2Fi%3E%E6%98%AF%E4%B8%BA%E4%BF%AE%E8%AE%A2%E6%9C%8D%E5%8A%A1%E7%9A%84%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E5%86%85%E5%AE%B9%E3%80%81%E5%AE%9E%E6%96%BD%E8%BF%9B%E5%BA%A6%E3%80%81%E4%BA%BA%E5%8A%9B%E8%B5%84%E6%BA%90%E5%92%8C%E8%AE%BE%E6%96%BD%E7%9A%84%E8%8D%89%E6%A1%88%EF%BC%88%E9%99%84%E7%BC%96%E5%88%B6%E5%A4%A7%E7%BA%B2-%E9%99%84%E5%BD%95%E3%80%82%E9%99%84%E5%BD%956%EF%BC%89%E3%80%82%3C%2Fp%3E
Khi chỉnh sửa một font chữ hay một tài liệu lớn có nhiều người cùng tham gia, cần phải lập một kế hoạch chỉnh sửa chi tiết và cụ thể.
Các văn bản, phương án điều chỉnh hướng dẫn điều chỉnh phải được người giám sát hoặc người phụ trách phê duyệt và có thể bổ sung, hoàn thiện theo tình hình thực tế trong quá trình thực hiện.
Ba. Chỉnh sửa
1. Phân loại tài liệu
Theo nguyên tắc phân loại và lập hồ sơ, tài liệu được nhóm theo thứ tự sau:
Bước đầu tiên: chia tài liệu thành các nhóm lớn;
Bước thứ hai: chia nhóm tài liệu lớn thành các nhóm vừa;
Bước 3: Chia nhóm tài liệu trung bình thành các nhóm nhỏ.
Trong quá trình phân nhóm tài liệu, nếu có bản chính hoặc bản gốc của những tài liệu có giá trị và những tài liệu có nhiều phông chữ khác nhau thì phải lưu riêng và liệt kê để bổ sung cho phông tài liệu.
2. Tạo Hồ sơ hoặc Chỉnh sửa hoặc Hoàn thành Hồ sơ
a) Phân tích phông chữ không có giấy tờ
Trong các nhóm nhỏ, theo hướng dẫn phân loại, chuẩn bị hồ sơ và hướng dẫn đánh giá tài liệu, đồng thời tiến hành phân tích hồ sơ cùng với đánh giá hồ sơ và thời gian lưu giữ.
Trong quá trình sắp xếp hồ sơ, tài liệu của từng hồ sơ cần tổng hợp, xem xét loại bỏ những hồ sơ, tài liệu hết giá trị ra khỏi hồ sơ. Đối với những văn bản hết hiệu lực còn phải ghi tiêu đề tóm tắt, liệt kê dưới dạng danh mục văn bản hết hiệu lực. Các tệp trùng lặp và các tệp chứa trong hồ sơ phải được đặt ở cuối hồ sơ và chỉ được xóa khỏi hồ sơ sau khi đã kiểm tra.
Nếu một hồ sơ chứa nhiều văn bản, tài liệu quá nặng thì nên chia thành các đơn vị lưu trữ hợp lý.
b) Chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ
Đối với những phông tài liệu đã được xác định giá trị, kiểm tra toàn bộ hồ sơ phông theo quy định về phân loại, hướng dẫn lập hồ sơ và sổ tay xác định giá trị tài liệu; đối với những hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ thì chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đã xác định giá trị tài liệu giá trị và thiết lập khoảng thời gian lưu giữ.
Mỗi hồ sơ đã hoàn chỉnh, chỉnh sửa phải được cho vào bìa kẹp hồ sơ hoặc áo riêng có đánh số tạm thời, đồng thời ghi số hiệu và các thông tin ký tắt của từng hồ sơ (như các ký tự tắt được phân nhóm theo sơ đồ phân loại tài liệu (nếu có). ), tên hồ sơ, thời gian lưu giữ, ngày sớm nhất và mới nhất) vào thẻ hoặc bản tin tạm thời (xem Phụ lục 7 để biết các mẫu mẫu và hướng dẫn lập danh mục bản tin).
3. Thư mục bản tin
Việc xây dựng danh mục hồ sơ và cơ sở dữ liệu (csdl) để quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ và truy xuất tự động có thể được thực hiện độc lập với phông chữ tài liệu đã chọn. Chính xác. Tuy nhiên, đối với các phông chữ tài liệu chưa được chỉnh sửa, nội dung này nên được kết hợp trong quá trình chỉnh sửa.
Mô tả bản ghi hoặc bộ mô tả bản ghi là bản ghi tóm tắt thông tin về bản ghi hoặc người bảo vệ. Mỗi mẩu thông tin hoặc nhóm thông tin được ghi trên bảng thông báo trên các ô mục (còn gọi là trường). Biểu mẫu thông tin dùng để nhập thông tin và xây dựng cơ sở dữ liệu để tự động quản lý, tra cứu hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, hãy sử dụng bản tin thay vì nhãn đặc biệt để hệ thống hóa các bản ghi chính tả.
Các thông tin cơ bản của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản trong thông báo bao gồm: tên (hoặc số) hồ sơ; tên (hoặc số) phông hồ sơ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ; ghi chú; thời gian của tài liệu; thời hạn sử dụng. và phương pháp sử dụng.
Ngoài ra, theo yêu cầu của các cơ quan hoặc tổ chức khác nhau về quản lý và truy xuất hồ sơ, các thông tin như ngôn ngữ; chữ ký; tình trạng sức khỏe; v.v. có thể được thêm vào (xem chi tiết tại Phụ lục 7).
4. Hệ thống hóa tệp
Bước 1: Sắp xếp các thông báo hoặc thẻ tạm thời trong mỗi nhóm nhỏ, sắp xếp các nhóm nhỏ trong mỗi nhóm ở giữa theo phông chữ và các nhóm ở giữa trong mỗi nhóm lớn. Nhóm lớn được sắp xếp theo phông chữ.
Bước 2: Sắp xếp các đơn vị lưu trữ của toàn bộ tệp hoặc phông chữ theo số tạm thời của bản tin hoặc thẻ tạm thời.
Khi hệ thống hóa hồ sơ phải kết hợp kiểm tra, chỉnh sửa đối với trường hợp trùng lặp hồ sơ (đối với toàn bộ hồ sơ hoặc đối với một số hồ sơ trong bộ hồ sơ), xé lẻ số lẻ, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu không chính xác, không thống nhất .
5. Bản ghi danh mục
Danh mục bản ghi bao gồm:
a) Số tờ:
Sử dụng bút chì mềm màu đen hoặc máy đánh số để đánh số các trang của tài liệu từ trang đầu tiên đến trang cuối cùng trong thư mục hoặc trình sắp xếp. Số trang được biểu thị bằng chữ số Ả Rập ở góc trên bên phải của tài liệu. Nếu sai số thì gạch bỏ và đánh lại bên cạnh, đối với những trang bị đánh số thiếu thì đánh số giống trang trước và thêm các chữ cái Latinh sau theo thứ tự abc, vd: Để lại 2 tờ sau trang 15 chưa đánh số. Các trang sau đó được đánh số 15a và 15b.
Số trang trong tệp hoặc người giám sát phải được thêm vào hồ sơ này hoặc thẻ tạm thời hoặc bản tin của người giám sát.
b) Viết thư mục:
Theo tiêu chuẩn ngành tcn 01:2002 “Bìa đơn”, ghi các thông tin của từng tài liệu trong đơn vào mục lục in riêng hoặc mục lục in sẵn trên bìa hồ sơ. đã được công bố kèm theo quyết định của Cục Lưu trữ Nhà nước số 62/qd-ltnn ngày 07 tháng 5 năm 2002.
c) Viết tài liệu kết thúc:
Thể hiện số trang tài liệu, số lượng nội dung (nếu in rời) và đặc điểm của tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị lưu giữ (nếu có) trên Phiếu đóng in riêng hoặc Phiếu đóng “Bìa phụ” ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-ltnn ngày 7/5/2002 của Cục Văn thư lưu trữ in sẵn trên bìa hồ sơ. nước.
Số luận án, mục lục văn bản và đóng tệp chỉ có sẵn đối với hồ sơ cố định và hồ sơ có thời hạn sử dụng lâu hơn (20 năm trở lên).
d) Viết thư xin việc:
Trên cơ sở thẻ tin nhắn hoặc thẻ tạm thời, điền các thông tin sau: tên phông, tên tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (bằng bút chì Ngoại trừ số tệp tạm thời được viết) và thời hạn bảo quản bìa được in sẵn theo tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 và phát hành “bìa giới thiệu”. Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Khi viết thư xin việc, xin lưu ý:
– Tên phông chữ là tên gọi chính thức của đơn vị tạo thành phông chữ. Trường hợp tên của đơn vị tạo nét thay đổi nhưng về cơ bản chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (nghĩa là không đủ điều kiện để tạo nét mới) thì tên nét là tên gọi cuối cùng của đơn vị tạo nét;
– Chữ trang bìa phải rõ ràng, sạch sẽ, có tính thẩm mỹ, viết đúng chính tả; chỉ viết tắt các từ đã quy định trong bảng viết tắt;
– Bìa viết bằng mực đen để có độ bền cao.
6. Dọn dẹp tài liệu, tháo ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu
– Dùng chổi phù hợp để làm sạch tài liệu;
– Sử dụng các dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dụng… để tháo ghim, bìa hồ sơ;
– Làm phẳng tài liệu bị quăn, gấp, nhàu.
7. Đếm, kiểm tra và hủy các tệp không hợp lệ
7.1. Thống kê tài liệu đã lỗi thời
-Những tài liệu hết giá trị trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp theo sơ đồ phân loại và đưa vào Danh mục tài liệu hết giá trị theo biểu đính kèm (Phụ lục 8). Lưu ý khi đếm các loại tệp:
+ Các gói, các gói bị loại bỏ trong quá trình chỉnh sửa được đánh số liên tục từ 01 đến hết trên toàn bộ phông chữ;
+ được đánh số riêng trong từng gói, gói và tập sách, từ 01 đến hết.
7.2. Kiểm tra và làm thủ tục hủy hồ sơ của lớp
– Văn bản hết hiệu lực trong quá trình chỉnh lý phải được hội đồng thẩm định văn bản của cơ quan, tổ chức kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền thẩm định.
——Sau khi kiểm tra, xác minh, ghi nhận những tài liệu cần bảo quản, để vào vị trí thích hợp hoặc bổ sung vào tệp phông tương ứng; đối với những tài liệu hết giá trị về mọi mặt thì lập hồ sơ đề nghị cấp tiêu hủy và báo cáo cấp có thẩm quyền phê duyệt Quyết định tiêu hủy được tổ chức theo quy định của pháp luật. Các tệp yêu cầu hủy tài liệu bao gồm:
+ danh sách các tệp định dạng với mô tả tệp định dạng;
+ Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức;
+Văn bản công nhận của cơ quan có thẩm quyền.
8. Số hồ sơ chính thức; bìa hồ sơ, hộp (cặp); hộp (cặp) viết và đánh dấu
– Đánh số chính thức toàn bộ tệp cho phông chữ hoặc khối tài liệu đang được chỉnh sửa bằng chữ số Ả Rập trên khay nhớ tạm hoặc bảng thông báo và trên bìa tệp. Nhập số hồ sơ liên tiếp trong toàn bộ phông chữ:
+ Đối với phông hoặc khối văn bản được soạn thảo lần đầu: từ 01 đến hết;
– Dán vào bìa sơ yếu lý lịch của bạn, để trong hộp (một cặp).
– Hộp viết và dán nhãn (Có): Khi viết nhãn hộp (Có) phải dùng mực đen, bền màu, chữ trên nhãn phải rõ ràng. Nhãn được in sẵn theo phụ lục (Phụ lục 9), có thể in trực tiếp trên gáy gộp, hoặc có thể in rời theo kích thước gáy của hộp (cặp) đựng tài liệu.
9. Xây dựng công cụ quản lý, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu
9.1. Bản ghi chỉ mục
Chỉ mục được ghi lại bao gồm:
—Viết lời nói đầu, mô tả ngắn gọn lịch sử của các đơn vị hình thành phông chữ và lịch sử của các kiểu chữ; lược đồ phân loại tài liệu và cấu trúc thư mục.
– Ghi mục lục dưới dạng liệt kê các câu hỏi; dấu hiệu người; dấu hiệu địa danh; chữ viết tắt dùng trong mục lục.
– Căn cứ thông tin trên thẻ tạm in bảng thống kê hồ sơ phông; hoặc nhập thông tin trong bản tin vào máy, in bảng thống kê hồ sơ từ cơ sở dữ liệu quản lý, tìm hồ sơ, tài liệu của phông ( nếu cơ sở dữ liệu được kết hợp với chỉnh sửa tài liệu).
– Mục lục đóng (tối thiểu 03 bộ) phục vụ công tác quản lý, xây dựng và sử dụng tài liệu.
Theo tiêu chuẩn ngành tcn-04-1997 “Mục lục hồ sơ” do Cục Lưu trữ Chính phủ ban hành ngày 8/2/1997 Quyết định số 72/qd-khkt, thể thức của mục lục hồ sơ, đối với hồ sơ hiện có nên được ở mục “Số tờ” Thêm cột “Thời gian bảo quản” sau cột.
9.2. Thiết lập cơ sở dữ liệu quản lý và truy vấn hồ sơ, hồ sơ tự động hóa
Việc xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ và truy xuất tự động (csdl) được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Cục Lưu trữ Quốc gia.
Bốn. Kết thúc điều chỉnh
1. Xem kết quả chỉnh sửa
– Lý do kiểm tra bao gồm:
+ Mục đích, yêu cầu của việc sửa đổi;
+ Công bố văn bản hướng dẫn;
+ Báo cáo kết quả tìm kiếm tệp;
+ Hợp đồng sửa đổi (nếu có);
+ Gửi, nhận văn bản để chỉnh sửa;
+Kế hoạch khắc phục.
– Nội dung kiểm tra:
+ Xem sổ tay biên tập; mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và các công cụ tìm kiếm, thống kê khác (nếu có) và phân loại phông chữ tài liệu hoặc chỉnh sửa khối tài liệu;
+ Kiểm tra thực tế tệp đã chỉnh sửa.
– Lập biên bản kiểm tra, nghiệm thu và điều chỉnh nếu cần thiết.
2. Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu về kho, xếp lên kệ
– Hồ sơ bàn giao:
+ Hồ sơ lưu giữ được bàn giao theo mục lục hồ sơ;
+ Loại trừ các tệp bị hủy được bàn giao theo loại tệp;
+ Chất liệu kiểu chữ bổ sung hoặc kiểu chữ bổ sung.
– Lập Biên bản tống đạt văn bản theo mẫu đính kèm (Đính kèm 1).
– Vận chuyển tài liệu về kho và sắp xếp lên kệ.
3. Tóm tắt sửa đổi
3.1. Viết báo cáo cuối cùng về việc sửa chữa, trong đó mô tả ngắn gọn:
a) Kết quả đạt được:
– Tổng số văn bản cần chỉnh sửa và trạng thái của văn bản trước khi chỉnh sửa;
– Tổng số văn bản đã chỉnh sửa, trong đó:
+ số lượng hồ sơ lưu giữ để bảo quản: số lượng hồ sơ lưu giữ vĩnh viễn, dài hạn, tạm thời (hoặc định kỳ);
+ Số lượng hồ sơ cần hủy để tiêu hủy: gói hoặc gói, kích thước và bảng giá;
+Số tài liệu đã thay đổi phông chữ hoặc thêm phông chữ;
– Chất lượng bản ghi đã chỉnh sửa so với yêu cầu của doanh nghiệp.
b) Nhận xét, bình luận:
– Tiến độ điều chỉnh so với kế hoạch;
– Ưu và nhược điểm của quá trình chỉnh sửa;
– Kinh nghiệm thu được qua sửa sai.
3.2. Hoàn thiện và bàn giao hồ sơ họp xét duyệt
Chuyển tập tin sửa đổi bao gồm:
-Báo cáo phát hiện tập tin;
– Sửa tệp và chỉnh sửa;
– mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và các công cụ thống kê, tra cứu khác nếu có;
– Danh sách tài liệu lỗi thời về phông chữ hoặc khối tài liệu đã chỉnh sửa có tiêu đề;
-Báo cáo kết quả sửa lỗi./.
Phụ lục 1:
Gửi và nhận tệp
Tên cơ quan hoặc tổ chức (Cơ quan quản lý hồ sơ)
Độc lập Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam-Tự do-Hạnh phúc-
…………., ngày 200…..
Biên bản gửi tệp
– Theo bài báo/vtltnn-nvtw tháng 5/2004 của Cục Lưu trữ Quốc gia về việc công bố hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
– Cơ sở: ………………………(1)……………………….
Chúng tôi bao gồm:
Người gửi: …………(2)……………………………………………………………………………… ……………………………… thích:
– Ông (Bà): ………………………………………………………………………………. …………………………….. … … … … …
Chức vụ/Chức danh: …………………………………….. ………………………………………………. ……………………………………………. …………
– Ông (Bà): ………………………………………..
%3Cp%3E%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E5%90%8D%E7%A7%B0%2F%E8%81%8C%E7%A7%B0%EF%BC%9A…………………………………………+……………………………………………..%3C%2Fp%3E%3cp%3e%3cb%3eb%c3%8an+nh%e1%ba%acn%3a%3c%2fb%3e+%e2%80%a6%e2%80%a6%e2%80%a6%e2%80 %a6%e2%80%a6%e2%80%a6%e2%80%a6%e2%80%a6%e2%80%a6%283%29%e2%80%a6%e2%80%a6%e2 %80%a6%e2%80%a6%e2%80%a6%e2%80%a6%e2%80%a6%e2%80%a6+%2c+%c4%91%e1%ba%a1i+di%e1 %bb%87n+l%c3%a0%3a%3c%2fp%3e
– Ông (Bà): ……………………………………………………………………
Chức vụ/Chức danh:…………………….
– Ông (Bà): …………………………………………………………………………
Chức vụ/Chức danh: …………………………………….. ………………………………………………. ……………….. ………
Thống nhất lập biên bản bàn giao tài liệu…………(4)……………………..Nội dung cụ thể như sau:
1.Tên phông (hoặc khối) của tài liệu: ………………………….. .. . ……………………………………………. ……………………………………………. ………………………………
2. Thời gian tài liệu: …………………………………………. . . …………………………………………. ….
3. Thành phần và số lượng tệp:
3.1. Văn bản hành chính:
– Tổng số hộp (cặp): ………………………………….. …………. ……………………………… …………..
– Tổng số bản ghi (Quản trị viên): ……………….
– Giá tính theo mét:………..mét
3.2. Các tài liệu khác (nếu có): ………………………………………….. ….. …………………………..
………………………………………….. .. …………………………………………. …………………………………………….. . ……………………………………………. ……………………………………………. ……………..p>
4. Công cụ tìm kiếm và tài liệu liên quan (5):
………………………………………….. .. …………………………………………. …………………………………………….. . ……………………………………………. ……………………………………………. ……………..p>
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. . ……………………………………………. ……………………. ……… …
………………………………………….. . . …………………………………………. …………………………………………….. . ……………………………………………. ……………………. ……… …
Biên bản này có hai bản, mỗi bên giữ một bản. /.
Đại diện bên giao
(ký, ghi rõ họ tên)
Đại diện người nhận
(ký, ghi rõ họ tên)
Xác nhận của Cơ quan hoặc Tổ chức (6)
(chức vụ, chữ ký, tên, dấu của người có thẩm quyền)
_____________________________
Lưu ý:
1 Chỉnh sửa hợp đồng theo kế hoạch công việc hoặc tài liệu
2, 3 Ghi tên các cơ quan lưu trữ trực tiếp quản lý hồ sơ như: Lưu trữ bộ…, Trung tâm lưu trữ tỉnh…, Lưu trữ Bộ/Bộ…, Lưu trữ công ty… , v.v… và tên tệp Sửa tên cơ quan, tổ chức, đơn vị nếu có.
4 Mục đích hoặc lý do giao hàng: đã điều chỉnh hoặc đã điều chỉnh.
5 Liệt kê công cụ tìm kiếm và tài liệu liên quan (nếu có), ví dụ:
– Thư mục chứa các tập tin;
– Các công cụ tìm kiếm khác, như bộ thẻ, cơ sở dữ liệu tìm kiếm tự động,…;
– Các tài liệu khác có liên quan như lịch sử hình thành đơn vị và lịch sử các kiểu chữ; hướng dẫn phân loại và lập hồ sơ lưu trữ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, v.v.
6 Giấy xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý văn bản (không có con dấu riêng đối với trường hợp trực tiếp nộp hồ sơ quản lý văn bản).
Phụ lục 2:
Đề cương nghiên cứuBáo cáo nghiên cứuKết quả nghiên cứu
Báo cáo kết quả nghiên cứu
1. Tên phông chữ tài liệu: …………………………………….. ……………………. ………
2. Tuổi tài liệu: …………………………………….. …….. ….. ….. ………………………………. ……………………………………………. …. .
3. Kích thước tệp:
3.1. Văn bản hành chính:
– Tổng số hộp (cặp): ………………………………….. …………. ……………………………… ………….. …
– Tổng số bản ghi (Quản trị viên): ……………….
– Giá tính theo mét: ………mét.
3.2. Tệp bổ sung (nếu có).
4. Thành phần và nội dung tài liệu:
4.1. Thành phần văn bản: Ngoài văn bản hành chính, còn có những loại văn bản nào (tài liệu kỹ thuật, bản ghi âm…) thuộc phông, khối của văn bản.
4.2. Nội dung tài liệu: Tài liệu của tổ chức hoặc đơn vị kinh doanh; lĩnh vực và vấn đề chính là gì.
5. Trạng thái của phông chữ hoặc khối tài liệu cần chỉnh sửa:
5.1. Không đủ phông chữ hoặc cấp độ docblock;
5.2. Mức độ xử lý nghiệp vụ: phân loại hồ sơ, xác định giá trị, v.v.;
5.3. Tình trạng vật lý của một phông chữ hoặc khối tệp.
6. Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có).
………………., ngày 200…..
Điều tra viên
(Chữ ký)
Phụ lục 3:
<3
Lịch sử hình thành đơn vị và lịch sử đảng phái
………………………………………….. . . …………………………………………. …. …………………………..
Giai đoạn:…………………………………. ………. ………
Tôi. Lịch sử trường Đại học Phong
1. Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức – đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị trực thuộc (số, ký hiệu phải ghi rõ nêu; ngày, tháng, năm thành lập cơ quan, tổ chức và tác giả văn bản);
2. Những thay đổi, bổ sung (nếu có): Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị thành lập phông; chức trách, nhiệm vụ chính của các đơn vị trực thuộc;
3. ngày, tháng, năm nghỉ hưu (đối với đơn vị hình thành phông đã nghỉ hưu);
4. Nội quy, quy chế làm việc và hệ thống giấy tờ của cơ quan, tổ chức (tóm tắt phong cách làm việc, quan hệ công việc và hệ thống giấy tờ) và những thay đổi quan trọng (nếu có).
Hai. Lịch sử phong
1. Thời hạn tài liệu.
2. Kích thước tệp:
2.1. Văn bản hành chính:
– Tổng số thùng (cặp): …………………..;
-Tổng số hồ sơ (đơn vị lưu trữ):…………..;
– Giá tính theo mét: ………mét.
2.2. các tập tin khác (nếu có).
3. Thành phần và nội dung tài liệu:
3.1. Thành phần tài liệu:
– Các loại văn bản chính và văn bản quản lý văn bản;
– Các tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, băng ghi hình…) nếu có.
3.2. Nội dung văn bản, nêu rõ:
– Văn bản về tổ chức hoặc đơn vị hoạt động;
– Đâu là những lĩnh vực, vấn đề, sự kiện quan trọng trong hoạt động của bộ phận tạo hình phông chữ được phản ánh trong văn bản.
4. Trạng thái của phông chữ hoặc khối tài liệu cần chỉnh sửa:
4.1. Thông tin về tài liệu do cơ quan, tổ chức thu thập và bàn giao hồ sơ lịch sử (nếu có);
4.2. Không đủ phông chữ hoặc cấp độ docblock;
4.3. Cấp độ xử lý nghiệp vụ: phân loại, phân tích, định giá,…;
4.4. Tình trạng vật lý của một phông chữ hoặc khối tệp.
5. Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có).
6.Yêu cầu đối với việc phát triển và sử dụng tệp.
Chấp thuận
(người được ủy quyền hoặc chịu trách nhiệm (nếu có))
(Chữ ký)
.……., ngày 200…..
Trình biên dịch
(Chữ ký)
Phụ lục 4:
Đề cương hướng dẫn viết đề xuất phân loại
Danh mục và Nguyên tắc nộp hồ sơ
Phông chữ……………………………………… ……….. ……………………………………… ………
Giai đoạn: ……………………………….. ………. ………
Tôi. Nguyên tắc phân loại tài liệu
1. Lược đồ phân loại tệp:
– Căn cứ vào lịch sử các đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
– Tình hình thực tế của phông tài liệu sẽ được áp dụng;
– Theo yêu cầu tổ chức, sắp xếp và sử dụng tài liệu,
Tệp phông chữ……………………………………………………. … ……………………………………………. …..được phân loại theo các tùy chọn…………………. …………………………………………. ;Chi tiết như sau:
Tôi. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 1
1.1. Tên nhóm đệm 1
1.1.1. Tên nhóm con 1
1.1.2. Tên nhóm con 2
1.1.3. Tên nhóm con 3
1.2. Tên nhóm đệm 2
………………………………………….. .. ..
Hai. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 2
2.1. Tên nhóm đệm 1
2.1.1. Tên nhóm con 1
2.1.2. Tên nhóm con 2
2.1.3. Tên nhóm con 3
2.2. Tên nhóm đệm 2
………………………………………….. . .
Ba. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 3
3.1. Tên nhóm đệm 1
………………………………………….. . .
3.2. Tên nhóm đệm 2
………………………………………….. .. ..
Bốn. ……………………………………………. .
………………………………………….. . .
2. Hướng dẫn cụ thể trong quy trình phân loại tài liệu:
Trong phần này, căn cứ vào tình hình thực tế của các phông hoặc khối tài liệu cần chỉnh lý, tài liệu được chia thành ba nhóm lớn, vừa và lớn để hướng dẫn chi tiết, cụ thể, để người tham gia phân loại tài liệu và thực hiện chúng một cách thống nhất.
Hai. Giới thiệu
Cung cấp hướng dẫn chi tiết về:
1.Phương thức thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ đối với phông hoặc khối tài liệu còn lộn xộn, chưa thành văn bản;
2. mổ xẻ chỉnh sửa, hoàn thiện các font chữ hoặc khối văn bản đã mổ xẻ nhưng còn thiếu chính xác, chưa đầy đủ (không chuyên nghiệp);
3. Viết tiêu đề hồ sơ;
4.Văn bản và việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ;
5.Danh mục.
Chấp thuận
Người giám sát hoặc người phụ trách (nếu có)
(Chữ ký)
.……., ngày 200…..
Trình biên dịch
(Chữ ký)
Phụ lục 5:
Đề cương hoàn chỉnh về đánh giá định giá con người
Hướng dẫn đánh giá tài liệu
Phông chữ……………………………………… ……….. ……………………………………… ……………………………………..
Giai đoạn:…………………………………. ………. ………
bases… (mô tả các base… được sử dụng để biên dịch các lệnh nhằm xác định giá trị tệp phông chữ,
.tại đây:
A. Nhóm hồ sơ, tài liệu lưu giữ vĩnh viễn và dài hạn:Ghi rõ loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn lưu giữ vĩnh viễn, dài hạn.
b. Nhóm hồ sơ, tài liệu tạm lưu:Ghi rõ loại hồ sơ, tài liệu được quy định thời hạn tạm lưu.
c. nhóm văn bản được xóa phông: liệt kê cụ thể các loại văn bản được xóa phông, bao gồm:
Tôi. Tệp không hợp lệ
Hai. Tệp trùng lặp
Ba. Tài liệu được bảo hiểm
Bốn. Tài liệu không phải là phông chữ
Ngoài ra, trong văn bản này cần hướng dẫn chi tiết, cụ thể về xác định giá trị tài liệu và quy định thời hạn lưu giữ của từng hồ sơ để các bên tham gia chỉnh lý đạt được sự thống nhất.
Phụ lục 6:
Đề cương kế hoạch quản lý tài liệu
Kế hoạch quản lý tài liệu
Phông chữ………………….
Giai đoạn:…………………………………. ………. ………
1. Mục đích và yêu cầu cải chính
– Tổ chức khoa học các tệp phông chữ……….. Phục vụ yêu cầu quản lý tệp phông chữ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng.
– Chỉnh lý theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính do Cục Lưu trữ Quốc gia công bố.
– Bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình chỉnh sửa.
2. Nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành
stt
Nội dung công việc
Người biểu diễn
Điều phối viên
Giới hạn thời gian
1
Gửi tệp
………….
………
…….
2
Nghiên cứu tài liệu và viết kết quả
………….
………
…….
3
Làm sạch sơ bộ tài liệu
………….
………
…….
4
………………………………………….. . .
………….
………
…….
Làm rõ nội dung, các bước công việc, thời gian thực hiện và làm rõ trách nhiệm thực hiện.
3. Địa điểm, phương tiện, văn phòng phẩm cần chuẩn bị để biên tập:
a) Chuẩn bị di dời: studio, bàn ghế, v.v.
<3 ; hộp đựng hồ sơ; dao, kéo, thước…).
4. Phí điều chỉnh:
Tổng cộng:
Ở đâu:
– Thuê nhân công sửa:
– Mua đồ dùng, văn phòng phẩm để biên tập:
– Các chi khác:
Chấp thuận
Người giám sát hoặc người phụ trách (nếu có)
(Chữ ký)
.……., ngày 200…..
Người lập kế hoạch
(Chữ ký)
Phụ lục 7:
Hướng dẫn và danh sách biên mục biểu mẫu tài liệu hành chính
Tài liệu chính thức Tài liệu hành chính
(trình bày trên 2 mặt khổ giấy a5: 148mm x 210mm)
Chế độ xem trước
Bầu chọn
1. Tên (hoặc mã) kho lưu trữ: ………………………………….. ……….. …………………………………. ……… ……………………………………… ……….
2. Tên phông chữ (hoặc mã): ………………………………………….. ……………………………………………. ………………………….. ……………….
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
3. Số kho: a.Số danh mục: …………………………………… ………………………………………………. ……
Bánh răng: …………………………………………. ……………………………………………. ………………. .. ..
ID hồ sơ: …………………………………….. …. ……………………………………………. ………………… ….. ……
4.Ký hiệu thông tin: …………………………………….. ………………………………………………. ……………….. ………………………… . …………………
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
5.Tên hồ sơ: …………………………………….. ………………………………………………. …………………………….. ……………….. . ………………….
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. …. … … … … … … …
………………………………………….. . . …………………………………………. …. ……………………………………………. ……………………………………………. .
6.Ghi chú: ………………………………………….. ……………………………………………… ……………………………………………. ………………..
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
Quay lại
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. .
7.Thời gian tài liệu: …………………………………….. ………………………………………………. ……………………………………………. ………… …….
A. bắt đầu: ………………………………………… bẻ cong: ………………………………………. .. ………. .
8.Ngôn ngữ: …………………………………….. ……………………………………………… ………………………………………
9.Chữ ký: …………………………………….. ……………………………………………… ……………………………………………. …………………
………………………………………….. . . …………………………………………. … ……………………………………………. . ….
10. Số tờ: …………………………………………………….. .. …………………………………………. … ………………………………………. . .. ….
11. Hạn sử dụng: ……………………………………….. .. …………………………………………. … .. ……………………………………… …
12. Cách sử dụng: …………………………………………………….. .. …………………………………………. … ………………………………………. . .. ….
13. Tình trạng sức khỏe: ……………………………………….. ……………………………………………. . ……………………………………………. …………… …………… tr>
………………………………………….. . . …………………………………………. …. ……………………………………………. ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. …. ……………………………………………. ……………………………………………. .
14. Để ý:………………………………………… ……………………………………………. . … ……………….
………………………………………….. . . …………………………………………. …. ……………………………………………. ……………………………………………. .
………………………………………….. . . …………………………………………. …. ……………………………………………. ……………………………………………. .
Hướng dẫn Chỉnh sửa Thông báo Văn bản Hành chính
1. Hướng dẫn chung
– Mỗi bản ghi hoặc quản trị viên được lập danh mục trên bảng thông báo.
– Khi biên mục cần hạn chế tối đa việc lặp thông tin trên một phiếu.
– Không viết tắt các từ không có trong bảng viết tắt.
– Việc viết hoa trên bảng thông báo là Văn phòng Chính phủ theo Văn bản của Chính phủ và Quy định tạm thời về viết hoa Văn phòng Chính phủ ban hành theo Quyết định số 09/1998/qd-vpcp của Bộ trưởng, Thủ trưởng Chính phủ ngày 22 tháng 12 năm 1998.
2. Hướng dẫn cụ thể
2.1. Tên kho lưu trữ (hoặc mã):
– tên tài liệu lưu trữ là tên của tổ chức, là đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ.
%3cp%3ev%c3%ad+d%e1%bb%a5%3a+trung+t%c3%a2m+l%c6%b0u+tr%e1%bb%af+qu%e1%bb%91c+gia +iii%3b+ph%c3%b2ng+l%c6%b0u+tr%e1%bb%af+b%e1%bb%99+c%c3%b4ng+nghi%e1%bb%87p%3b+trung +t%c3%a2m+l%c6%b0u+tr%e1%bb%af+t%e1%bb%89nh+h%c3%a0+t%c3%a2y.%3c%2fp%3e
– Nếu tên kho lưu trữ được mã hóa, chỉ cần nhập mã kho lưu trữ.
2.2. Tên (hoặc số) của phông chữ được lưu trữ:
– Tên phông lưu trữ là tên chính thức của cơ quan, tổ chức – đơn vị hình thành phông. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức có thay đổi trong quá trình hoạt động thì ghi họ và các tên khác trong ngoặc ().
Ví dụ: Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường (Hội đồng Khoa học Quốc gia, Hội đồng Khoa học Công nghệ Quốc gia);
– Nếu phông chữ gốc có số, chỉ cần nhập số phông chữ.
Ví dụ tên của Thủ tướng do Trung tâm Lưu trữ quốc gia iii lưu là 02 thì bạn chỉ cần ghi số 02 vào nội dung liên lạc.
2.3. Số lưu trữ:
A. numeric index: Viết số thứ tự của thư mục trong phông chữ.
Hộp số: Ghi số hộp theo catalog.
Số bản ghi: Ghi số thứ tự của tệp hoặc đơn vị lưu trữ theo chỉ mục của bản ghi.
2.4. Ký hiệu thông tin:
Ghi số tài liệu theo khung phân loại thống nhất của thông tin tài liệu sau 1945 hoặc theo khung phân loại p. Chú giải tài liệu, tư liệu thời Pháp thuộc (theo chú giải thông tin của Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu sau 1945, Cục Lưu trữ quốc gia sẽ có hướng dẫn riêng).
2.5. Tiêu đề hồ sơ:
Ghi tiêu đề của tệp cấu hình theo thư mục của phông chữ đã chỉnh sửa. Nếu mục lục của bản tin được kết hợp trong quá trình biên tập, phần này cần được ghi chú là tiêu đề tệp.
2.6. Lưu ý:
Ghi chú, làm rõ nội dung của văn bản, tên loại, nguyên quán; tên gọi; người mang tin và thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện chưa được phản ánh hoặc thể hiện chưa đầy đủ trong nhan đề của văn bản. Tùy theo ứng dụng mà có cách hiểu thích hợp.
– Mô tả nội dung:
+ Không bình luận đối với hồ sơ có tiêu đề “Kế hoạch, chương trình, báo cáo công tác định kỳ”.
+ Chỉ nhận xét hồ sơ phản ánh trong tiêu đề hồ sơ quá chung chung hoặc quá chung chung để làm rõ thêm nội dung vấn đề có trong văn bản, ví dụ:
Đối với tài liệu có tiêu đề “Chuyến công tác một số nước của giáo sư Hoàng Tụy năm 1985”, chú thích như sau: “Đi Pháp, Đức, Đức, Bỉ, Mỹ tham gia hội thảo “Toán học về phương pháp tối ưu”. ” hội thảo lý thuyết” và ” lập kế hoạch Lipchitz” bài giảng “quy hoạch d.c, lập trình toán học”.
Đối với hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ đoàn công tác, Bộ Văn hóa cử đoàn công tác năm 1975” phải ghi rõ tên nước phái đoàn: Phái đoàn: Đức, Pháp, Liên Xô, Ba Lan, Mông Cổ, Nhật Bản, Hoa Kỳ; Đầu vào: Tiệp Khắc, Thụy Điển, Pháp, Liên Xô.
Đối với đơn có tiêu đề: “Công văn của ban giám đốc cho phép một số nơi làm dịch vụ chuyển tiền và chỉ định Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra, kiểm soát hàng hóa do Việt kiều gửi về từ năm 1985”, cần lưu ý: Hà Nội và TP.HCM được phép sử dụng kiều hối để mua thuốc, mua tư liệu sản xuất và thanh toán bằng đồng Việt Nam cho các hộ gia đình trong cả nước.
Đối với đơn có tiêu đề “Công văn của Hội đồng quản trị cho phép Bộ Nông nghiệp sử dụng ngoại tệ để thanh toán undp/fao theo mục 6cp/ras/107/jpn năm 1985”, tiêu đề phải rõ ràng. Dự án: Dự án 6cp/ras/107/jpn là dự án “Điều tra các điều kiện đất đai làm giảm năng suất cây trồng”.
Đối với tài liệu có tiêu đề: “Báo cáo của Ủy ban nhân dân tỉnh Ui Tinh về tình hình an ninh trật tự của 2 ngôi làng nhỏ ở Xinyanhefuhui, xã Trường Sơn, huyện An San năm 1978”, tiêu đề là: Sự cố xảy ra ở Cơ đốc giáo diện tích.
– Nguồn chú thích, ghi tên và tác giả:
+ Về tính nguyên gốc của văn bản: Tính nguyên gốc ở đây được hiểu là văn bản ghi chép là bản chính, bản gốc, bản viết tay hoặc bản chụp. Chỉ chú thích các tài liệu pháp lý và quan trọng khác có trong hồ sơ.
+ Về tên tiếng: Nếu trong hồ sơ có nhiều tiếng nhưng tên tiếng không thể phản ánh hết thì cần ghi chú thay vì liệt kê hết và chỉ liệt kê những tiếng quan trọng hoặc có yêu cầu đặc biệt. chú ý.
+ Về tác giả của văn bản: Chỉ đánh dấu tác giả của văn bản có tầm quan trọng hoặc giá trị đặc biệt, tức là cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức đã làm ra văn bản đó.
Các chú thích về nguồn, tên loại và tác giả của văn bản được viết cạnh nhau.
Ví dụ, đối với “Văn bản đàm phán cho vay dài hạn, trao đổi hàng hóa và thanh toán giữa Việt Nam và Đức từ năm 1976 đến năm 1981”, phần chú thích bản đồ về nguồn gốc, tên loại và hiệu lực của văn bản giả như sau:
Bản sao thư của Thủ tướng Phạm Văn Đồng.
– Tên người bình luận:
+ Chú thích cuối trang là bắt buộc nếu tài liệu trong tệp đề cập đến các cá nhân quan trọng hoặc đặc biệt.
Ví dụ: “1976-1978, Bộ Nội vụ, Bộ Đại học, Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước và các ban ngành khác ra nước ngoài để mang tài liệu khoa học ra nước ngoài”. Tên của người cần là ghi nhận như sau:
Đề nghị anh Nguyễn Ngọc Châu mang tài liệu sang Liên Xô làm luận án tiến sĩ.
+ Trường hợp một người có nhiều bút danh, bí danh… thì sau bút danh, bí danh ghi tên chính thức thường dùng của người đó trong ngoặc đơn.
ví dụ: anh ba (ho chi minh), tran force (ho chi minh)…
+ Đối với cá nhân giữ chức vụ lãnh đạo hoặc có học hàm, học vị thì chức vụ hoặc học hàm, học vị đứng trước họ và tên của cá nhân.
Ví dụ: Chủ tịch Hồ Chí Minh, Phó Thủ tướng Lê Thành Nguyên, Giáo sư Tôn Thất Tung…
– Mô tả thời gian sự kiện:
Thời gian diễn ra sự kiện là thời điểm diễn ra sự kiện. Bạn cần viết đầy đủ ngày, tháng, năm và phân tách chúng bằng dấu chấm. Đối với những ngày nhỏ hơn 10 và đối với tháng 1 và tháng 2, số 0 ở đầu được thêm vào. Nếu sự kiện kéo dài nhiều ngày, nhiều tháng hoặc nhiều năm, hãy phân tách ngày, tháng và năm bắt đầu với ngày, tháng và năm kết thúc bằng dấu gạch ngang (-). Ví dụ: 12.01.1970 – 01.12.1971.
– Mô tả địa điểm sự kiện:
+ Địa điểm tổ chức sự kiện là nơi diễn ra sự kiện. Thứ tự chú giải là xã (huyện, thị xã)-huyện (quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh)-tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương).
+ Nếu địa điểm tổ chức sự kiện hôm nay có tên mới thì ghi chú thích sau tên cũ và đặt trong ngoặc đơn.
Ví dụ, Thăng Long ngày xưa đổi tên thành Hà Nội thì cần ghi: thăng long (hanoi).
– Mô tả Nhà vận chuyển:
Ghi chú về tất cả các tài liệu hỗ trợ khác có trong tệp, ngoại trừ tệp giấy thông thường.
Ví dụ: trong tệp chứa ảnh, tiêu đề cho biết: ai hoặc chuyện gì đang xảy ra, ảnh được lưu khi nào và ở đâu.
2.7. Thời gian tài liệu:
a) Bắt đầu: Nhập ngày sớm nhất tệp được lưu trữ;
b) end: Nhập thời gian gần nhất để tệp được lưu trữ.
Nếu tài liệu bắt đầu và kết thúc cùng một lúc, vui lòng điền vào mục a. Hoàn thành năm, tháng và ngày; giữa các ngày, tháng và năm được phân tách bằng các khoảng thời gian; đối với các ngày nhỏ hơn 10 và đối với tháng 1 và tháng 2, thêm số 0 trước.
Ví dụ, có một tài liệu trong “Phê duyệt dự án “Trung tâm thông tin nông nghiệp” năm 1985 của Bộ Nông nghiệp do FAO tài trợ” có ngày sớm nhất là 10/4/1985 và muộn nhất là 22/5/1985 . ) bắt đầu: 4.10.1985; b) kết thúc: 22.5.1985
2.8. Ngôn ngữ:
Chỉ chú thích các ứng dụng có chứa tài liệu bằng các ngôn ngữ không phải tiếng Việt.
– Đối với các đơn bao gồm tất cả các tài liệu bằng ngôn ngữ khác, vui lòng ghi rõ ngôn ngữ của các tài liệu trong đơn, ví dụ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Thái.
– Đối với các file chứa cả tiếng Việt và file ngôn ngữ khác, vui lòng viết tiếng Việt trước, sau đó viết các ngôn ngữ khác, ví dụ: tiếng Việt, tiếng Anh; tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga…
2.9. Có chữ ký:
Chữ ký là chữ ký, ghi chú, nhận xét, ý kiến, chỉnh sửa hoặc bổ sung vào văn bản của một nhân vật lịch sử và tiêu biểu. … Các văn bản hành chính Việt Nam sau 1945 chỉ chú thích họ tên những người giữ các chức vụ như Tổng Bí thư Đảng Cộng sản Việt Nam và các chức vụ tương đương (không có chức vụ). Việt Nam và các tổ chức tiền thân của Đảng; Chủ tịch nước, Quốc hội, Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ và các chức vụ tương tự đều có bút tích trong hồ sơ.
Ví dụ: Đỗ Mười, Tôn Đức Thắng, võ công tuyệt đỉnh…
Nếu tài liệu ghi bí danh, vui lòng viết tên đầy đủ của người đó sau bí danh.
Ví dụ: sang (phạm văn đồng), thận (trường chinh), đề tham (hoàng hoa thanh)…
2.10. Trang tính:
Tổng số tài liệu được chèn vào tệp.
2.11. Thời hạn sử dụng:
Khoảng thời gian lưu giữ được xác định để chèn bản ghi: vĩnh viễn, vĩnh viễn, tạm thời hoặc một số năm cụ thể.
2.12. Cách sử dụng:
Chỉ áp dụng cho hồ sơ và tài liệu sử dụng hạn chế, nghĩa là:
– Nhập a: Nếu tài liệu có bí mật nhà nước,
– Ghi b: nếu văn bản có thông tin thuộc phạm vi bí mật đời tư của công dân hoặc bí mật khác do pháp luật quy định;
-Ghi c: Nếu là tài liệu gốc thì tài liệu gốc đặc biệt quý hiếm;
– Viết d: nếu tài liệu bị hỏng hoặc có nguy cơ bị hỏng.
2.13. Điều kiện vật chất:
Trường hợp hồ sơ bị hư hỏng như mốc, ố vàng, nhòe chữ, rách, thủng, dính… thì mô tả ngắn gọn tình trạng vật chất của hồ sơ chứa trong hồ sơ
2.14. Lưu ý:
Ghi vào hồ sơ những thông tin cần thiết khác về hồ sơ (nếu có)../.
Phụ lục 8:
Mẫu danh mục tài liệu danh mục
Loại tài liệu danh mục
Gói số/gói
Bộ số
Tiêu đề tài liệu
Lý do danh mục
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Phụ lục 9:
Mẫu nhãn hộp (bản sao)
Tên kho lưu trữ
Tên phông chữ hoặc số phông chữ
Hộp số
………………………………………….. . .
Từ số hồ sơ:………………………….. ………… …………
Chuyển đến số tài liệu:………………………….. … …
