Quản lý thời gian là gì? Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Là một kỹ năng sống cần thiết tạo nên những người thành công hiện đại. Đặc biệt những người bận rộn càng phải cân bằng giữa sự nghiệp và gia đình, công việc và các mối quan hệ. Vậy Quản lý thời gian là gì? Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả? Đọc ngay bài viết sau cet để tìm hiểu.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, từng bước, cho đến khi đạt được tất cả các mục tiêu. Bởi vì thời gian là có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì thời gian của bạn sẽ càng hiệu quả. Hiệu quả của việc quản lý thời gian phụ thuộc vào kết quả công việc được thực hiện chứ không phải việc hoàn thành nhanh chóng như thế nào.

Quản lý thời gian chính là việc sắp xếp và lên kế hoạch cho những việc cần làm một cách khoa học. (Ảnh: Web)

Để tìm câu trả lời cho câu hỏi quản lý thời gian là gì, bạn cần trả lời 3 câu hỏi quan trọng: quy trình quản lý thời gian, tầm quan trọng của quản lý thời gian tại nơi làm việc và tầm quan trọng của quản lý thời gian tại nơi làm việc. Làm thế nào để áp dụng các kỹ năng quản lý trong công việc thời gian.

Quy trình quản lý thời gian

Quy trình này bao gồm 4 bước chính:

– Liệt kê và sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc theo ngày, tuần và tháng dựa trên mục tiêu và phương hướng của công việc và cuộc sống.

– Đo lường và ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ đã đặt.

– Xây dựng kế hoạch chi tiết để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc mỗi ngày.

– Thực hiện, bám sát kế hoạch đã lập.

Mỗi bước quản lý thời gian ở trên đều có các công cụ, kỹ thuật và kỹ năng giúp hình thành quy trình quản lý thời gian hiệu quả, phù hợp với tính chất công việc và cuộc sống của mỗi cá nhân. Tất cả những gì bạn cần làm là biết cách sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả.

Tầm quan trọng của quản lý thời gian làm việc

Chắc hẳn nhiều người đang thắc mắc tại sao việc quản lý thời gian lại quan trọng đến vậy? Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều điều trong công việc và cuộc sống cá nhân. Tại sao một số người làm việc nhiều hơn bạn? Có ai tốt bằng một nửa của bạn không? Bí mật nằm ở kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người.

Giúp tăng năng suất

Biết cách quản lý thời gian có thể giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày của mình theo thứ tự quan trọng và ưu tiên. Với danh sách này, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng cần được thực hiện trước.

Kỹ năng quản lý thời gian tốt có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. (Ảnh: Web)

Khi bạn có nền tảng tốt về kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ tránh lãng phí thời gian và sức lực vì mọi thứ đều logic và khoa học nên sẽ ít tốn công sức hơn để hoàn thành công việc. Không chỉ vậy, quản lý thời gian tốt còn có thể giúp bạn tăng cường khả năng sáng tạo nhờ thời gian rảnh rỗi được tiết kiệm bằng một lịch trình làm việc hợp lý.

Thực hành ra quyết định để giảm bớt căng thẳng

Thiếu kỹ năng quản lý thời gian thường khiến công việc căng thẳng, gián tiếp đưa ra những quyết định tồi tệ mà không có đủ thời gian để suy nghĩ. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát được thời gian của mình, bạn không chỉ có thể tránh được căng thẳng về “deadline” mà còn có thể đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc vì bạn có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ và đánh giá vấn đề.

Giảm thói quen xấu và thúc đẩy hành động

Những thói quen xấu như trì hoãn, không biết cách nói từ chối, tổ chức kém,… sẽ gây ra những tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể công việc của họ. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen xấu và thúc đẩy bạn bắt tay vào những dự án lớn, có kế hoạch với mục tiêu rõ ràng và mốc thời gian chính xác.

Một số mẹo giúp quản lý thời gian của bạn tại nơi làm việc

Bàn sạch

Bàn làm việc lộn xộn có thể làm giảm sự tập trung của bạn. Hãy dành thời gian sắp xếp và sắp xếp, phân loại giấy tờ một cách khoa học để có thể tập trung tốt hơn cho công việc của mình.

Chia nhỏ công việc

Trước khi hoàn thành một nhiệm vụ lớn, bạn có thể cảm thấy căng thẳng và khó thực hiện tốt nhiệm vụ đó. Thay vào đó, hãy chia nhỏ công việc và sắp xếp thành quy trình gồm nhiều bước với những thời hạn tương ứng. Khi bạn đã hoàn thành một phần công việc nhỏ, bạn sẽ không thấy nó khó khăn như lúc đầu.

Chi tiết các công việc cần làm (Ảnh: Internet)

Lưu ý các công việc lặp đi lặp lại

Nếu bạn cảm thấy như đang lặp lại các công việc giống nhau mỗi ngày, bạn đang làm việc kém hiệu quả. Cải thiện tình hình bằng cách ghi lại quy trình và thời gian thực hiện để rút kinh nghiệm và tìm ra các phương án tốt hơn.

Cải thiện kỹ năng văn phòng

Cải thiện kỹ năng đánh máy của bạn và máy tính văn phòng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. (Ảnh: Web)

Sử dụng tốt các kỹ năng viết: Máy tính, đánh máy, kỹ năng tìm kiếm trực tuyến hoặc sử dụng phần mềm hỗ trợ công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hoàn thành công việc. Ngoài ra, hãy dành thời gian tìm hiểu thêm các công cụ hữu ích hoặc tham gia các khóa học để nâng cao kỹ năng làm việc và giúp bạn tăng hiệu suất làm việc một cách đáng kể.

Hy vọng bây giờ bạn biết quản lý thời gian là gì? Hãy bắt đầu kỹ năng quản lý thời gian ngay hôm nay để làm việc và học tập hiệu quả hơn!