Ma trận phân bổ trách nhiệm (ram) là gì?
Ma trận Phân công Trách nhiệm (ram) Hiển thị các tài nguyên dự án được giao cho từng gói công việc hoặc hoạt động. Ma trận phân công trách nhiệm được sử dụng để minh họa mối liên hệ giữa các gói hoặc hoạt động công việc và các thành viên trong nhóm dự án. Trên các dự án lớn hơn, ram có thể được phát triển ở các cấp độ khác nhau. Ví dụ, ram cấp cao có thể xác định trách nhiệm của từng thành phần wbs (gói công việc) tương ứng với nhóm dự án, nhóm hoặc đơn vị. Rams cấp thấp hơn được sử dụng trong các nhóm để phân công vai trò, trách nhiệm và mức độ cho phép cho các hoạt động cụ thể. Định dạng ma trận hiển thị tất cả các hoạt động liên quan đến một người và tất cả những người liên quan đến một hoạt động. Điều này cũng đảm bảo rằng chỉ một người đảm nhận chịu trách nhiệm cho bất kỳ nhiệm vụ nào để tránh nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm cuối cùng hoặc người ủy quyền công việc.
Ma trận Cuộc đua là gì?
Ma trận raci là một dạng của ma trận phân bổ trách nhiệm (ram). raci là viết tắt của 4 chữ cái:
– r – Chịu trách nhiệm: Chịu trách nhiệm thực hiện. Đây là trách nhiệm thực hiện gói công việc hoặc hoạt động để đảm bảo hoàn thành gói công việc / hoạt động. Một gói công việc / hoạt động phải luôn có ít nhất 1 người / nhóm thực hiện để có kết quả hoàn chỉnh ( sẽ không hoàn thành nếu không có ai phụ trách việc thực hiện!) . Đối với các gói công việc / hoạt động lớn yêu cầu nhiều người / nhóm thực hiện, nhiều người / nhóm có thể được giao cho vai trò r – trách nhiệm thực hiện đối với gói công việc / hoạt động đó. Vì vậy, bất kỳ gói công việc / hoạt động nào cũng sẽ luôn có ít nhất 1 người / nhóm chịu trách nhiệm thực hiện.
– a – Responsible: Có trách nhiệm. Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc hoàn thành gói công việc / hoạt động. Thông thường đây là cấp trên của cá nhân / nhóm chịu trách nhiệm thực hiện và chịu trách nhiệm cuối cùng về sự thành công hay thất bại của gói công việc / hoạt động đó. Bất kể gói công việc / hoạt động nào do người / nhóm chịu trách nhiệm thực hiện, dù kết quả tốt hay xấu, cuối cùng người chịu trách nhiệm vẫn là người chịu trách nhiệm chính. Nếu một gói công việc / hoạt động không có người chịu trách nhiệm thì gói công việc / hoạt động đó có nguy cơ rất lớn không đạt được mục tiêu. Nếu 2 người trở lên chịu trách nhiệm cho một gói công việc / hoạt động, thì cũng có nhiều khả năng là gói công việc / hoạt động đó sẽ thất bại do thiếu trách nhiệm giải trình rõ ràng và không được thông qua. Do đó, bất kỳ gói công việc / hoạt động nào luôn chỉ có một người phụ trách !
– c – Tư vấn: Tư vấn. Đây là những cá nhân, tổ chức được tư vấn, tư vấn để thực hiện gói công việc / hoạt động. Người / nhóm chịu trách nhiệm thực hiện cần tham khảo ý kiến, tham khảo ý kiến của các chuyên gia của người / tổ chức trong vai trò c để có thể triển khai gói công việc / hành động.
-i-Inform: thông báo. Đây là những cá nhân hoặc tổ chức cần được thông báo về một gói công việc / hoạt động. Thông tin về lịch trình, chi phí, chất lượng, nguồn lực, v.v. sẽ được người / nhóm chịu trách nhiệm thực hiện truyền đạt cho các bên liên quan để các bên liên quan này biết về gói công việc / hoạt động đang được di chuyển.
Còn bản đồ phân bố chủng tộc thì sao?
Chế độ biểu đồ raci thường trông giống như sau:
- Cột bên trái là danh sách các gói công việc / hoạt động
- Hàng trên cùng là danh sách các tài nguyên, bao gồm các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có liên quan
- Các vai trò r, a, c, i sẽ được phân phối giữa các gói công việc / hoạt động với các tài nguyên tương ứng.
Người quản lý dự án có thể chọn các tùy chọn khác, chẳng hạn như vai trò “người lãnh đạo” hoặc “nguồn lực”, tùy thuộc vào mức độ phù hợp của họ đối với một dự án cụ thể. Khi một nhóm bao gồm cả nguồn lực bên trong và bên ngoài, biểu đồ sắc tộc là một công cụ hữu ích để đảm bảo vai trò và trách nhiệm được phân công rõ ràng.
Bảng trên là một ví dụ, hoạt động cc , đọc là:
– ms lan chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động cc [có trách nhiệm];
.
– Về việc này, chị Lan cần hỏi ý kiến của anh nam và anh khan (có thể là 2 người có chuyên môn hoặc ý kiến quan trọng) [tham khảo ý kiến];
– ms an [thông báo] sẽ được ms lan thông báo về hiệu suất, kết quả hoặc thông tin về công việc này;
– Chủ sở hữu cuối cùng của hoạt động cc là ông Trọng [chịu trách nhiệm]
Phương pháp ma trận raci trong quản lý dự án
Bước 1. Xác định danh sách gói công việc / hoạt động
Danh sách gói công việc / hoạt động này có được bằng cách phân chia các công việc phân phối dự án thành các gói công việc nhỏ nhất thông qua các kỹ thuật phân tách tiếp tục đến danh sách các hoạt động trong dự án. Liệt kê tất cả các gói công việc / hoạt động này ở cột bên trái.
Bước 2. Xác định danh sách các nguồn lực, bao gồm các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có liên quan
Các nguồn lực của dự án có thể bao gồm, nhưng không giới hạn, người quản lý dự án, nhóm dự án, giám đốc chức năng, nhân viên trong công ty / tổ chức và các bên liên quan. Liệt kê các tài nguyên này trên dòng đầu tiên.
Bước 3. Phân công trách nhiệm
Người quản lý dự án và nhóm dự án sẽ phân công vai trò trách nhiệm bằng cách phân công r (trách nhiệm thực hiện), a (trách nhiệm giải trình), c (tư vấn), i (thông báo) giữa các gói công việc / hoạt động với các nguồn lực tương ứng của họ.
Bước 4. Đánh giá
Đảm bảo rằng luôn chỉ có 1 người chịu trách nhiệm cho bất kỳ gói / hoạt động nào và luôn có ít nhất 1 người / nhóm chịu trách nhiệm thực hiện
Bước 5. Đồng ý với các bên liên quan chính
Nếu cần sử dụng các nguồn lực từ bộ phận này, vui lòng thống nhất với các lãnh đạo chức năng trong cấu trúc ma trận. Điều này nhằm đảm bảo rằng có sự đồng thuận giữa các bên liên quan để giúp gói công việc / hoạt động được thực hiện đúng thời gian, chất lượng và đạt được mục tiêu.
Xem thêm
Tất cả về pmp
Vai trò của các nhà quản lý chức năng trong quản lý dự án
Điều lệ đội là gì?
So sánh nhóm dự án và nhóm quản lý dự án
