Khái niệm văn phòng là gì? Chức năng và tầm quan trọng của văn phòng
Văn phòng được cho là nơi mà dân văn phòng dành phần lớn thời gian, tuy nhiên không phải ai cũng hiểu hết khái niệm “văn phòng là gì ” và vai trò, tầm quan trọng của không gian này. Văn phòng g Tìm hiểu!
& gt; & gt; & gt; Xem thêm: Tìm hiểu về các hình thức thuê văn phòng hiện đại phổ biến nhất tại Việt Nam
Khái niệm văn phòng là gì?
Văn phòng là gì? Văn phòng là điểm trung tâm của tổ chức. Nó là nơi các tổ chức kinh doanh thực hiện các hoạt động khác nhau. Văn phòng là bộ não của một tổ chức. Văn phòng thực hiện các chức năng văn thư như thu thập thông tin, phân tích hồ sơ, phân phối thông tin và các chức năng điều hành như lập kế hoạch, phát triển chính sách, tổ chức và ra quyết định. Để giải thích khái niệm văn phòng là gì, chúng ta có hai khái niệm văn phòng sau:
Các khái niệm truyền thống
Khái niệm truyền thống định nghĩa văn phòng là nơi thực hiện tất cả các hoạt động hành chính và văn thư. Đó là một lĩnh vực kinh doanh nhất định. Tất cả các chức năng kinh doanh được giám sát và chỉ đạo bởi văn phòng. Nó thu thập và lưu trữ thông tin về văn phòng.
Nơi tập trung nhiều giấy tờ nhất thường được gọi là văn phòng. Do đó, khái niệm truyền thống hiểu văn phòng là một nơi cụ thể. Đây là một nơi đặc biệt để xử lý toàn bộ công việc kinh doanh.
Khái niệm hiện đại
Khái niệm văn phòng hiện đại giải thích văn phòng là một hoạt động, không phải là một địa điểm. Theo khái niệm này, bất kỳ nơi nào cũng có thể được coi là văn phòng nếu nó thực hiện các hoạt động chính thức như hành chính, thư ký, v.v.
- Văn phòng là một bộ phận của một doanh nghiệp kinh doanh chuyên chỉ đạo và điều phối các hoạt động khác nhau của nó. Nó không chỉ là cơ quan chủ yếu của hoạt động hành chính quyết định chủ trương của cả doanh nghiệp mà còn là cơ sở của các hoạt động hành chính chủ yếu để thực hiện chính sách.
- Văn phòng tồn tại ở bất kỳ nơi nào mà một loại công việc cụ thể được thực hiện. Thật sai lầm khi nghĩ văn phòng là một địa điểm cụ thể. Giống như cây được biết đến với quả, văn phòng kinh doanh cũng được biết đến với chức năng mà nó thực hiện.
- Các tính năng cơ bản
- Tính năng Quản trị
Như vậy, văn phòng là một bộ phận thiết yếu của tổ chức, thực hiện các chức năng hành chính và văn thư khác nhau để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Quan trọng hơn đối với khu vực chức năng của doanh nghiệp hơn là một địa điểm cụ thể.
Tóm lại, văn phòng là nơi thực hiện tất cả các hoạt động kinh doanh liên quan đến văn thư và hành chính. Nó là điểm trung tâm của toàn bộ tổ chức, mọi thông tin và nguồn lực đều được tập trung tại một văn phòng và do chính văn phòng đó cung cấp.
Chức năng của văn phòng là gì?
Mỗi tổ chức được thành lập để đạt được các mục tiêu cụ thể. Để đạt được điều này, các chức năng khác nhau phải được thực hiện. Văn phòng là trung tâm của tất cả các hoạt động kinh doanh khác nhau. Do đó, văn phòng phải thực hiện nhiều hoạt động khác nhau. Để đơn giản, chúng tôi chia các chức năng của văn phòng thành hai loại sau:
Các tính năng cơ bản
Các hoạt động thu thập và phân phối thông tin hàng ngày được gọi là các chức năng cơ bản. Nó xử lý các chức năng như thu thập, ghi lại, phân tích, lưu trữ và phân phối thông tin. Các doanh nghiệp thuộc bất kỳ loại hình nào sẽ thực hiện các hoạt động cơ bản từ văn phòng của họ. Các hoạt động cơ bản của văn phòng được mô tả dưới đây:
Nhận và thu thập thông tin:
Chức năng chính của văn phòng là thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Nói chung, các văn phòng có hai nguồn thông tin, một nguồn nội bộ và một nguồn bên ngoài. Thông tin nội bộ từ các đơn vị kinh doanh khác nhau. Mặt khác, các nguồn bên ngoài là các cơ quan và tổ chức thu thập và phân phối thông tin.
Viết thông tin:
Đó là những hoạt động văn phòng khác. Văn phòng ghi lại thông tin thu được từ các nguồn khác trong “Nhật ký nội bộ” và “Nhật ký công văn”. Thông tin có sẵn từ bên ngoài tổ chức, chẳng hạn như thư từ, hóa đơn, đơn đặt hàng, v.v. ghi vào sổ nội bộ. Thông tin do tổ chức cung cấp ra bên ngoài được ghi vào sổ công văn. Hệ thống hồ sơ thông tin này giúp sắp xếp hồ sơ và tin nhắn của bạn.
Phân tích:
Nó liên quan đến một nghiên cứu chi tiết về thông tin được thu thập. Thông tin được thu thập ở dạng thô và chưa qua xử lý từ nhiều nguồn khác nhau. Trong chức năng này, thông tin được nghiên cứu chi tiết để tìm ra sự cần thiết của thông tin cho các mục đích sau này.
Thông tin cửa hàng:
Thông tin đã ghi cần được bảo vệ để sử dụng trong tương lai. Mức độ cần thiết của thông tin quyết định thời gian thông tin cần được bảo vệ. Tùy theo mức độ quan trọng của thông tin, văn phòng sẽ lưu trữ thông tin vào các tệp riêng biệt.
Phân phối thông tin:
Chức năng cơ bản của bất kỳ văn phòng nào là phân phối thông tin cho những người và bộ phận có liên quan. Thông tin thu thập được sẽ được phân phối cho những người và bộ phận khác nhau để giúp họ đưa ra quyết định và các hoạt động khác.
Chức năng quản trị
Các chức năng quản trị liên quan đến quản lý một tổ chức kinh doanh. Đây là tính năng nâng cao không tuân theo quy luật tự nhiên. Các chức năng hành chính của văn phòng bao gồm quản lý nhân sự, mua sắm, kiểm soát bảo vệ tài sản, quan hệ công chúng … Các chức năng quản trị của văn phòng được giải thích như sau:
Tính năng của Trình quản lý:
Các hoạt động liên quan đến quản lý kinh doanh như lập kế hoạch, lãnh đạo, kiểm soát, chỉ đạo … được gọi là chức năng quản lý. Các cấp cao nhất của tổ chức tham gia vào các hoạt động quản lý từ văn phòng. Chức năng quản lý là cần thiết để thực hiện thành công chức năng.
Đặc điểm Nguồn nhân lực:
Chức năng nhân sự quan tâm đến việc đặt đúng người vào đúng vai trò. Văn phòng có trách nhiệm xác định yêu cầu của những người có các kỹ năng khác nhau và đặt họ vào đúng vị trí sau khi chọn được ứng viên phù hợp. Văn phòng sẽ ghi lại hiệu suất của nhân viên để có những khuyến khích và lợi ích trong tương lai.
Tính năng mua và kiểm soát:
Văn phòng sẽ tham gia vào việc xác định các nhu cầu tài sản và nguồn lực khác nhau của doanh nghiệp. Chức năng cơ bản của văn phòng là mua đúng tài sản với giá hợp lý. Văn phòng đã phát triển một cơ chế có hệ thống để có được tài sản và các nguồn lực khác cần thiết để vận hành doanh nghiệp với chi phí thấp nhất có thể.
Quan hệ công chúng:
Mối quan hệ với các cổ đông, chủ nợ, nhà cung cấp, nhà truyền thông, nhóm xã hội, khách hàng, cộng đồng và nhiều công chúng khác. gọi là quan hệ công chúng. Văn phòng này có nhiệm vụ duy trì mối quan hệ chặt chẽ với những người có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh. Văn phòng duy trì mối quan hệ chặt chẽ với công chúng bằng cách thường xuyên công bố thông tin và tổ chức nhiều sự kiện khác nhau.
Bảo vệ tài sản:
Văn phòng cần bảo vệ tài sản và tài sản của tổ chức. Nó duy trì hồ sơ tài sản và cung cấp thông tin cập nhật về tình hình. Các văn phòng có trách nhiệm bảo vệ tài sản khỏi trộm cắp và hư hỏng, chẳng hạn như hỏa hoạn, tai nạn, lũ lụt, nước, v.v. Văn phòng cần duy trì các nguồn lực của mình một cách thường xuyên.
Thiết kế và kiểm soát biểu mẫu:
Các văn phòng nên thiết kế các bảng để sắp xếp các hoạt động của văn phòng. Nó đơn giản hóa hoạt động và mang lại hiệu suất của hệ thống. Văn phòng cần có nhiều loại biểu mẫu khác nhau như hóa đơn, phiếu điều tra, phiếu chi, thư từ, phiếu mua hàng,… nên văn phòng cần thiết kế các biểu mẫu riêng cho từng loại hoạt động.
Phát triển các hệ thống và quy trình văn phòng:
Cần có các hệ thống và quy trình để thực hiện thành công các hoạt động khác nhau. Office được sử dụng để phát triển các chương trình và hệ thống khác nhau cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Nó giúp mang lại sự đơn giản vào văn phòng. Vì vậy, văn phòng phải có một tập hợp các hệ thống và quy trình để hoàn thành từng công việc.
Tầm quan trọng của văn phòng
Văn phòng là trung tâm của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó giống như bộ não trong cơ thể con người. Khi hoạt động thể chất của con người được điều tiết và kiểm soát bởi não bộ thì hoạt động của các bộ phận và nhân sự trong văn phòng cũng do văn phòng điều tiết và kiểm soát. Tầm quan trọng của văn phòng có thể được giải thích bởi những điểm sau:
Trung tâm Thông tin:
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và phân phối thông tin. Thông tin có sẵn từ các nguồn khác, chẳng hạn như hóa đơn, thư từ, bản ghi nhớ, thỏa thuận, chứng từ, v.v. Văn phòng thu thập thông tin và bảo vệ thông tin trong một chế độ an toàn tùy theo mức độ quan trọng của nó.
Bằng chứng về sự tồn tại:
Văn phòng là bằng chứng về sự tồn tại và tồn tại của một doanh nghiệp. Khi bạn tìm kiếm thông tin về sự tồn tại của một doanh nghiệp, nếu bạn thấy rằng văn phòng của họ vẫn mở cửa thì có thể nói rằng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vẫn đang hoạt động.
Kênh liên lạc:
Văn phòng là kênh giao tiếp giữa các nhân viên và giữa các bộ phận. Có nhiều cấp độ nhân viên trong một doanh nghiệp giao tiếp với nhau thông qua các cơ sở văn phòng. Các bộ phận khác nhau như tiếp thị và sản xuất liên lạc với nhau với sự trợ giúp của văn phòng phía sau.
Phối hợp công việc:
Doanh nghiệp được chia thành các phòng ban và các đơn vị trực thuộc, hoạt động rất đơn giản. Văn phòng sẽ đóng vai trò là người điều phối duy trì mối quan hệ giữa các phòng ban. Nó xây dựng mối quan hệ hiệu quả với các bộ phận khác nhau để đạt được các mục tiêu hợp tác.
Trung tâm xây dựng các chương trình và chính sách:
Doanh nghiệp được thành lập để đạt được những kết quả nhất định. Để đạt được kết quả này, lãnh đạo cao nhất xây dựng các kế hoạch và chính sách trong văn phòng. Các kế hoạch và chính sách này được thông báo tới các nhân viên có liên quan thông qua văn phòng. Như vậy, văn phòng là trung tâm của việc hoạch định và phát triển chính sách.
Kiểm soát hành chính:
Quá trình thiết lập các tiêu chuẩn hiệu suất và so sánh chúng với hiệu suất thực tế được gọi là kiểm soát. Văn phòng này giúp kiểm soát hoạt động của những người và đơn vị kinh doanh khác nhau. Văn phòng đảm bảo rằng các hoạt động chính xác được thực hiện trong kinh doanh.
Trung tâm bộ nhớ:
Office giữ thông tin quan trọng về quá khứ an toàn. Nó cung cấp một cách để lưu trữ thông tin trong các tệp và thiết bị theo tầm quan trọng của chúng đối với tương lai. Các phòng ban và những người cần thông tin từ văn phòng. Do đó, văn phòng là một trung tâm trí nhớ.
Trung tâm dịch vụ:
Văn phòng hoạt động như một trung tâm dịch vụ cho các đơn vị và phòng ban kinh doanh khác nhau. Nó cung cấp các dịch vụ văn thư như gửi thư, nộp hồ sơ, đánh máy, in ấn, cung cấp tài nguyên và hơn thế nữa. tới các bộ phận quan tâm. Nó cung cấp các công trình phụ trợ cho mọi người cũng như các đơn vị kinh doanh.
Kết luận
Sau khi đọc nội dung bài viết này, có lẽ chúng ta đã hiểu rõ và hiểu rõ hơn về khái niệm văn phòng là gì. Với rất nhiều chức năng và tầm quan trọng trong không gian văn phòng, không có gì sai khi gọi nó là bộ não của một tổ chức, phải không? Văn phòng vẫn còn rất nhiều thông tin hữu ích, hãy tiếp tục chú ý theo dõi các bài viết sau g office- dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ tại hcm để cập nhật nhé nhiều điều mới thú vị hơn!.
Bài đăng có Liên quan:
Văn phòng cấp C là gì? Tại sao các công ty nhỏ thích văn phòng hạng C?
Lợi ích của việc doanh nghiệp chọn thuê văn phòng nhỏ
[Văn phòng chia sẻ] Một chỗ ngồi – Một trăm tiện ích
Các dịch vụ cho thuê văn phòng là gì? 5 lợi thế của việc thuê văn phòng